HIPAA Uyumlu İletişim Uygulamaları

Bir hasta, sevkinin hazır olup olmadığını soruyor. Tıbbi asistanınızın, talebi inceleyecek bir klinisyene ihtiyacı var. Uzmanın muayenehanesi ise sevk yazısına, güncel sonuçlara ve destekleyici kayıtlara ihtiyaç duyuyor.

Hastanın bir yanıta, muayenehanenin işi atamaya, uzmanın ise belgelere ihtiyacı var. HIPAA uyumlu iletişim uygulamalarını seçmek, bu görevleri birbirinden ayırarak başlar.

Hasta mesajlaşması, soru ve yanıtları destekler. Ekip mesajlaşması, çalışma arkadaşlarının işi koordine etmesine yardımcı olur. Çevrimiçi fax ise belgeleri, mesajlaşma platformunuzun dışındaki muayenehaneler dahil olmak üzere fax numaralarıyla belge alan kurumlara gönderir.

Muayenehaneniz hangi iletişim kanalını kullanmalı?

Uygulama listesiyle değil, görevle başlayın.

Mevcut hasta portalınız gerekli yazışmayı zaten destekliyorsa, başka bir uygulama eklemeden önce bu iş akışını değerlendirin.

Sevk dosyası uzmana fax ile iletilirken, bir hasta mesajı sevkin bir sonraki adımını açıklayabilir. Bir ekip görüşmesi ise hazırlık ve takip işlerini, harici teslim kanalına dönüşmeden atayabilir.

Teslim göstergelerinin de yorumlanması gerekir. Bir bildirimin telefona ulaşması, bir mesajın açılması ve başarılı bir fax iletimi farklı olaylardır. Bunların hiçbiri, hedeflenen kişinin bilgileri incelediğini ve bir sonraki görevi tamamladığını otomatik olarak göstermez.

Bir iletişim uygulamasını HIPAA iş akışları için uygun kılan nedir?

Kurumunuz adına elektronik korunan sağlık bilgilerini (PHI) işleyen bir cloud hizmeti için geçerli olan Business Associate Agreement (BAA), kapsanan hizmetler ve gerekli yapılandırmayı değerlendirin.

HHS, elektronik PHI için cloud hizmetlerinin kullanılmasının uygun bir BAA ve HIPAA Kurallarına uyumu gerektirdiğini açıklar. Kurumunuzun ayrıca hizmeti anlaması ve kendi risk analizini yapması gerekir. Şifreleme tek başına tüm soruyu çözmez. HHS cloud bilişim kılavuzu.

Satın alma sürecinde şu üç soru önem taşır:

1. Sözleşme, kullanacağınız ürünü ve özellikleri tam olarak kapsıyor mu?
2. Hangi abonelik ve ayarlar gerekli?
3. Çalışanlar, hizmeti kullanmadan önce ve sonra bilgileri nasıl ele alacak?

Bir sağlayıcı, güvenli mesajlaşmayı ve sıradan SMS'i aynı personel gelen kutusunda sunabilir. Bu kanallar, aynı arayüzü paylaştıkları için teknik olarak aynı hâle gelmez.

Aynı şekilde, güvenli biçimde alınan bir belge, biri onu indirdiğinde, ilettiğinde ya da başka bir yerde sakladığında ek kopyalar oluşturabilir. Prosedürleriniz bu sonraki adımları da kapsamalıdır.

Güvenli mesajlaşma, SMS ve fax: iletim yolunu anlayın

Güvenli hasta mesajlaşması süregelen yazışmaları destekler

Güvenli bir hasta kanalı; idari soruları, takibi ve belge taleplerini destekleyebilir. Birçok platform, katılımcıların dosya paylaşmasına da olanak tanır.

Hasta deneyimi değişiklik gösterir. Bazı hizmetler hesap ve oturum açma gerektirir. Diğerleri ise bir bağlantı ve doğrulama adımı üzerinden erişim sağlar.

Hastaların ne aldığını, nasıl kimlik doğruladığını, eklerin nasıl açıldığını ve erişim başarısız olduğunda ne olduğunu değerlendirin. “Uygulamasız” ifadesi mutlaka “hesapsız” anlamına gelmez: tarayıcı üzerinden erişim de kayıt veya oturum açma gerektirebilir.

SMS, bir bildirim ya da ayrı bir görüşme kanalı olabilir

Hastayı güvenli bir mesaja yönlendiren bir kısa mesaj, mesajın kendisini SMS gövdesine yazmaktan farklıdır.

Personelin, hangi iletim yolunu seçtiğini ve alıcının kısa mesajında ya da bildirim önizlemesinde neyin göründüğünü bilmesi gerekir. Hastanın tercihi veya onayı, kanalın teknik korumasını değiştirmez.

Çevrimiçi fax, harici fax hedefleriyle bağlantı kurar

Fax, başka bir muayenehane, sigorta şirketi veya kurum belgeleri bir fax numarasında beklediğinde kullanışlıdır.

Alıcının fax sağlayıcınızda hesabı olması gerekmez. Uyumlu bir alım cihazına ya da fax hizmetine sahip olması yeterlidir. Bu sayede, sevk dosyasını almadan önce dış bir kurumdan yeni bir mesajlaşma platformuna katılmasını istemeniz gerekmez.

HHS, hekimlerin tedavi amacıyla hasta bilgilerini makul ve uygun güvenlik önlemleriyle başka bir sağlık hizmeti sağlayıcısına fax ile göndermesine izin verir. Örnekler arasında alıcı numarasını doğrulamak ve alınan belgelere yetkisiz erişimi önlemek yer alır. HHS'nin hekimler arası fax gönderimine ilişkin rehberi.

Değerlendirmeye değer sağlık iletişimi uygulamaları

Bu hizmetler; hasta erişimi, personel lisanslaması ve belge alışverişi açısından farklılık gösterir. Bu farklar, hizmetleri birbirinin yerine kullanılabilecek sohbet uygulamaları olarak görmekten daha önemlidir.

Spruce: tek bir muayenehane çalışma alanında birden fazla iletişim kanalı

Spruce, hasta iletişimini ortak bir muayenehane çalışma alanıyla birleştirir. Basic; güvenli mesajlaşma, ortak gelen kutusu ve fax içerir. Communicator ise uygulama programlama arayüzü (API) erişimi ve özelleştirilebilir telefon menüleri ekler.

Yayımlanan fiyatlar, geçerli vergi ve ücretler hariç Basic için personel kullanıcısı başına aylık 24 $ ve Communicator için 49 $ şeklindedir. Spruce, deneme ve ücretli planlardaki uygun kuruluşlara otomatik olarak bir BAA ekler. Giden SMS kaydı için ayrıca bir kuruluş ücreti uygulanır.

Güvenli mesajlaşma için hastalar bir hesap oluşturur ve buna Spruce uygulaması ya da web üzerinden oturum açarak erişir. Sıradan SMS ayrı bir kanaldır. Dolayısıyla hastanın SMS alabilmesi, güvenli mesajlaşmaya kayıtlı olmasıyla karıştırılmamalıdır.

Spruce, fax dahil birden fazla muayenehane iletişim yöntemini içeren bir değerlendirmeye uygundur. Ortak çalışma alanının muayenehanenize uyup uymadığına karar vermeden önce hasta kaydını ve güvenli mesajları SMS'ten ayıran personel denetimlerini gösterin.

iPlum: ayrı bir güvenli kısa mesaj kanalına sahip profesyonel numara

Professional planı, yıllık faturalandırmada kullanıcı başına aylık 14,99 $, aylık ödemede ise 20,99 $ tutarındadır. Bu plan bir BAA ve güvenli kısa mesaj özelliklerini içerir. Daha düşük fiyatlı Standard telefon planı bu yapılandırmanın yerine kullanılmamalıdır.

Güvenli yazışmalar için iPlum, ücretsiz bir istemci hesabıyla çalışan ve mobil uygulamalar ya da web üzerinden erişilen bir iş akışını belgelemektedir. Bu kanal, sıradan operatör SMS'inden farklıdır. Tarayıcı erişimi kurulum gereksinimini ortadan kaldırır, ancak hesap gereksinimi devam eder.

Bu model, kişisel kimliğinden ayrı profesyonel bir numara isteyen klinisyen için uygundur. Bir görüşmenin sıradan kısa mesajdan güvenli kanala nasıl geçtiğini, hastanın hesap kurulumu dahil, gösterin.

iPlum, fax aboneliklerini ayrı olarak listeler. Professional telefon aboneliğinin, harici belge alışverişi için gereken fax hizmetini içerdiği varsayılmamalıdır. Tüm kurulumun fiyatını hesaplarken telefon ve fax hizmetini birlikte veya ayrı satın almayı karşılaştırın.

OhMD: farklı iletim yollarına sahip hasta iletişimi

Yayımlanan başlangıç fiyatları Core için aylık 300 $ ve YZ ve Otomasyon için 500 $ olup kurumsal yapılandırmalar için teklif alınır. Hizmet, iletişim özellikleri arasında bir BAA'ya yer verir. Geçerli sözleşmeyi ve satın alınan yapılandırmayı belirten bir teklifi edinin.

OhMD, geçerli onay süreciyle çalışan sıradan SMS'i, bağlantı ve erişim koduyla ulaşılan güvenli mesajlaşmadan ayırır. Bu ayrım, personel prosedürlerinde görünür kalmalıdır.

OhMD'nin muayenehane düzeyindeki başlangıç fiyatını, kullanıcı başına ücretlendirilen hizmetlerin tam personel yapılandırmasıyla karşılaştırın. Teklifin hangi arama kullanımını ve ek özellikleri içerdiğini sorun ve güvenli bir mesaj açılmadan kaldığında personelin ne gördüğünü gösterin.

OhMD, ana proje hasta iletişimi olduğunda uygundur. Personelin, hasta mesajı bağlantısı yerine fax bekleyen harici kuruluşlara kayıtları nasıl göndereceğini ayrıca belirleyin.

BloomText: ücretsiz ekip sohbetini ücretli hasta mesajlaşmasından ayırın

Ücretsiz planı, en fazla beş çalışma arkadaşı için güvenli mesaj ve dosya paylaşımını, sınırsız sayıda harici profesyonel iş birlikçisini ve imzalı bir BAA'yı destekler. Temel Mesajlaşma kullanıcı başına aylık 14,50 $ veya kullanıcı başına yıllık 156 $ tutarındadır.

Hasta SMS'i ayrı bir hizmettir ve ayda en fazla 140 benzersiz iletişim kurulan hasta için aylık 129 $ fiyatından başlar. Bu, bir hasta sayısıdır; 140 mesajlık bir hak değildir.

Ekip Sohbeti ve Hasta SMS'i birbirinden bağımsız çalışabilir. Bu nedenle ücretsiz bir ekip sohbeti aboneliği, ücretsiz hasta mesajlaşması olarak tanımlanmamalıdır.

BloomText, hastaların herhangi bir uygulama yüklemesine gerek olmadığını belirtir. Bu yaklaşımın hastalarınıza uygun olup olmadığına karar vermeden önce gerçek erişim ve teslim sürecini değerlendirin; kurulum gerekmemesi, her mesajın nasıl korunduğunu göstermez.

Profesyonel iş birliği veya uygulamasız hasta erişimi öncelikliyse BloomText'i değerlendirmeye almak yerinde olur. Gerekli modülleri karşılaştırın ve hasta kullanımını sağlayıcının tanımına göre hesaplayın.

Fax.Plus'ın uygun olduğu yer: harici kuruluşlarla belge alışverişi

Uzman muayenehanesi sevk başvurularını mevcut fax numarası üzerinden kabul ediyorsa, personel söz konusu muayenehanenin muayenehanenin mesajlaşma uygulamasına katılmasını gerektirmeden dosyayı göndermek için Fax.Plus'ı kullanabilir. Aynı belge alışverişi rolü, kayıt talepleri ve destekleyici evraklar için de geçerlidir.

PHI için Fax.Plus'ın klinik fax hizmeti Enterprise planı, etkinleştirilmiş Advanced Security Controls ve imzalı bir BAA gerektirir. Basic, Premium ve Business, HIPAA'ya uygun alternatif abonelikler değildir. Fax.Plus sağlık planı gereksinimleri.

Personel, bireysel üye erişimi ve numara atamalarıyla web ve mobil uygulamaları kullanabilir. Enterprise, sınırsız üye ve paylaşılan faturalandırılabilir fax kapasitesi içerir; dolayısıyla erişim modeli, her katılımcı için bir hasta mesajlaşma kullanıcı lisansı satın almaktan farklıdır.

Fax.Plus iletim raporları, personelin bir gönderimin sonucunu kontrol etmesine yardımcı olur. Başarılı bir iletim, bir klinisyenin belgeyi okuduğunu veya belgenin hasta dosyasına eklendiğini kanıtlamaz.

Bütçeleme için, bir fax hakkını bir mesajlaşma hakkıyla karşılaştırmak yerine atanmış kullanıcıları ve faturalandırılabilir sayfa kurallarını kontrol edin. Gelen sayfalar, alıcı numaraya atanmış her kullanıcı için sayılır; süre ve hedefler de kullanımı etkileyebilir.

Mesajlaşma ve faxı birlikte kullanan bir sevk iş akışı

Uzman randevusu bekleyen bir hasta için; hasta görüşmesi, dahili koordinasyon ve harici sevk dosyası arasındaki devir teslimi tanımlayın.

Alıcı muayenehanenin neye ihtiyaç duyduğunu doğrulayın

Sevki hazırlayan personel, uzmanın fax numarasını ve gerekli belgeleri doğrular. Tanıdık bir muayenehane adı, kayıtlı bir numaranın güncel olduğunu göstermez; özellikle yer değişikliğinden sonra.

Belgeleri hazırlayın ve gözden geçirin

Sevk yazısını ve uygun destekleyici materyalleri derleyin. Göndermeden önce hastayı, alıcı kuruluşu ve amacı kontrol edin. Her iki kuruluş zaten onaylı ortak bir belge kanalı kullanıyorsa bu da bir seçenek olabilir; alıcı muayenehane faxla gönderilmiş bir dosya bekliyorsa faxı kullanın.

Kabul edilen belge kanalı üzerinden gönderin

Muayenehanenin uygun şekilde yapılandırılmış hizmeti üzerinden gönderin ve iletim sonucunu kontrol edin. Başarısız olan gönderimleri inceleme veya yeniden deneme için birine atayın. Başarılı bir rapor, uzmanın sevki incelediğini veya hastanın dosyasına işlediğini göstermez.

Hastayı üzerinde anlaşılan kanal üzerinden bilgilendirin

Üzerinde anlaşılan hasta kanalını kullanarak sevkin gönderildiğini ve hastanın bundan sonra ne yapması gerektiğini açıklayın. Bu bilgilendirmenin, tüm tıbbi dosyayı bir metin mesajında veya görüşmede tekrarlaması gerekmez.

Takibi atayın ve ilgili kaydı koruyun

Yanıtsız kalan hasta sorusunu, başarısız faxı veya ilerlememiş sevki belirli bir personel rolüne atayın. İlgili yazışmaları ve belgeleri onaylı kayıt süreciyle koruyun. Sistemlerin otomatik olarak senkronize olduğunu varsaymak yerine hangi adımların manuel kaldığını doğrulayın.

Karar vermeden önce: erişim, sorumluluk ve kayıtlar

Hastalar kanalı kullanabilir mi?

Hastaların kullandığı cihazlarda tüm süreci deneyin: bildirim, kimlik doğrulama, ek ve yanıt. Süreci tamamlayamayan hastalar için onaylı bir alternatif belirleyin ve konu eşzamansız bir yanıtı bekleyemeyecekse hastaların muayenehaneyle nasıl iletişime geçeceğini açıklayın.

Bir sonraki eylem kimin sorumluluğunda?

Paylaşılan gelen kutuları için çalışma saatlerini, yanıt beklentilerini, devamsızlık sırasındaki kapsamı ve üst makama iletme sürecini belirleyin. Hasta yanıtlarını kimin ele alacağına ve alıcı muayenehanenin sevke verdiği yanıtı kimin kontrol edeceğine karar verin. Çalışan bir çağrı karşılama sistemi veya görünür bir bildirim, bu kuyruklardan herhangi birinin yönetildiğini göstermez.

Muayenehane kayıtları üzerindeki denetimi koruyabilir mi?

Bireysel kimlikler kullanın ve personel ayrıldığında erişimin kaldırıldığını doğrulayın. BT ekibinden, önerilen aboneliğin hangi kimlik yönetimi özelliklerini içerdiğini ve bir hesap devre dışı bırakıldıktan sonra kuruluşun ilgili görüşmeleri ve belgeleri nasıl sakladığını teyit etmesini isteyin.

Dışa aktarmaları ve önerilen sistem bağlantılarını gösterin. Bir PDF dışa aktarımı, bir uygulama programlama arayüzü (API) aktarımı ve otomatik dosyalama farklı yeteneklerdir. Bu adımın manuel kaldığı durumlarda bilgileri kimin inceleyip dosyalayacağını belirleyin.

Kurulumun tamamı ne kadara mal olur?

Aynı personel sayıları, hasta etkinliği ve belge görevleri için fiyat çıkarın. Gerekli modülleri, kaydı ve ek kullanımı dahil edin. BloomText'in iletişim kurulan hasta hakkı, kullanıcı başına mesajlaşma lisansı ve Fax.Plus faturalandırılabilir sayfaları farklı şeyleri ölçer; yalnızca başlangıç fiyatları en ekonomik yapılandırmayı göstermez.

Kanalı işe göre seçin

Erişilebilir görüşmeler için hasta mesajlaşmasını seçin ve işlerin atanması için bir ekip süreci oluşturun. Hâlihazırda kullandığınız faydalı mesajlaşma ve belge paylaşımı işlevlerini koruyun.

Bir sonraki kuruluş fax ile gönderilen bir dosya paketi talep ettiğinde, Fax.Plus Enterprise gerekli HIPAA yapılandırmasıyla bu belge alışverişini yönetebilir. Alıcı doğrulaması, iletim takibi ve hasta kaydına aktarım sorumluluğu yine de kurumunuza aittir.