Приложения для связи, соответствующие требованиям HIPAA

Пациент спрашивает, готово ли его направление. Вашему медицинскому ассистенту нужно, чтобы врач рассмотрел запрос. Офису специалиста необходимы сопроводительное письмо к направлению, свежие результаты анализов и подтверждающие документы.

Пациенту нужен ответ, клинике — распределить работу, а специалисту — получить документы. Выбор приложений для коммуникаций, соответствующих требованиям HIPAA, начинается с разделения этих задач.

Переписка с пациентами позволяет отвечать на вопросы. Командные сообщения помогают коллегам согласовывать работу. Онлайн-fax передаёт документы организациям, которые принимают их на номера fax, в том числе офисам, не подключённым к вашей платформе обмена сообщениями.

Какой канал связи выбрать для вашей клиники?

Начните с задачи, а не со списка приложений.

Если действующий портал пациента уже поддерживает нужный вид общения, оцените этот сценарий, прежде чем подключать ещё одно приложение.

Сообщение пациенту может объяснить следующий шаг по направлению, пока пакет документов уходит специалисту по fax. В командной переписке можно назначить ответственных за подготовку и дальнейшие действия, не превращая её во внешний канал доставки.

Индикаторы доставки также требуют правильной интерпретации. Уведомление, дошедшее до телефона, открытие сообщения и успешная передача fax — это разные события. Ни одно из них само по себе не подтверждает, что нужный сотрудник изучил информацию и выполнил следующую задачу.

Какое приложение для коммуникаций подходит для рабочих процессов с соблюдением HIPAA?

Если cloud-сервис обрабатывает электронные данные PHI от имени вашей организации, оцените применимое соглашение Business Associate Agreement (BAA), охватываемые услуги и необходимую конфигурацию.

HHS поясняет, что использование cloud-сервисов для электронных данных PHI требует заключения соответствующего BAA и соблюдения правил HIPAA. Ваша организация также должна разобраться в работе сервиса и самостоятельно провести анализ рисков. Одного шифрования недостаточно, чтобы закрыть этот вопрос полностью. Рекомендации HHS по cloud-вычислениям.

Перед покупкой стоит ответить на три вопроса:

1. Распространяется ли соглашение именно на тот продукт и те возможности, которые вы будете использовать?
2. Какой тариф и какие настройки необходимы?
3. Как сотрудники будут работать с информацией до и после использования сервиса?

Поставщик может предлагать защищённые сообщения и обычные SMS в одном общем почтовом ящике для сотрудников. Однако общий интерфейс не делает эти каналы технически одинаковыми.

Кроме того, документ, полученный по защищённому каналу, может породить дополнительные копии: например, если его скачают, перешлют или сохранят в другом месте. Ваши процедуры должны учитывать и эти последующие действия.

Защищённые сообщения, SMS и fax: путь доставки

Защищённые сообщения пациентам подходят для длительного общения

Защищённый канал для общения с пациентами подходит для административных вопросов, последующего наблюдения и запросов документов. Многие платформы также позволяют участникам обмениваться файлами.

Пользовательский опыт пациентов различается. В одних сервисах требуются учётная запись и вход. В других доступ предоставляется по ссылке с этапом подтверждения.

Оцените, что получают пациенты, как они проходят аутентификацию, как открываются вложения и что происходит при сбое доступа. «Без приложения» не обязательно означает «без учётной записи»: для доступа через браузер всё равно могут потребоваться регистрация или вход.

SMS может быть уведомлением или отдельным каналом переписки

SMS со ссылкой на защищённое сообщение и сообщение, текст которого помещён непосредственно в SMS, — это не одно и то же.

Сотрудники должны понимать, какой путь доставки они выбирают и что отображается в тексте SMS или в предварительном просмотре уведомления у получателя. Предпочтения пациента и его согласие не меняют техническую защиту канала.

Онлайн-fax обеспечивает связь с внешними адресатами по fax

Fax удобен, когда другая клиника, страховая компания или организация ожидает документы на номер fax.

Получателю не нужна учётная запись у вашего поставщика услуг fax. Ему необходимо совместимое приёмное оборудование или сервис fax. Благодаря этому не придётся просить стороннюю организацию регистрироваться на новой платформе обмена сообщениями, чтобы получить пакет документов для направления.

HHS разрешает врачам отправлять информацию о пациентах другому медицинскому специалисту для целей лечения по fax при условии разумных и надлежащих мер защиты. Примеры таких мер: проверка номера получателя и предотвращение несанкционированного доступа к полученным документам. Рекомендации HHS по передаче документов по fax между врачами.

Приложения для обмена сообщениями в здравоохранении, которые стоит оценить

Эти сервисы различаются по доступу для пациентов, лицензированию для сотрудников и обмену документами. Эти различия важнее, чем сходство с обычными чат-приложениями, и сервисы нельзя считать взаимозаменяемыми.

Spruce: несколько каналов связи в одном рабочем пространстве клиники

Spruce объединяет общение с пациентами и общее рабочее пространство клиники. Тариф Basic включает защищённые сообщения, общий почтовый ящик и fax. Тариф Communicator добавляет доступ к программному интерфейсу приложения (API) и настраиваемые телефонные меню.

Опубликованные цены составляют 24 $ в месяц за одного сотрудника на тарифе Basic и 49 $ на тарифе Communicator без учёта применимых налогов и сборов. Spruce автоматически включает BAA для подходящих организаций на пробном и платных тарифах. Регистрация для исходящих SMS облагается отдельным организационным сбором.

Для защищённых сообщений пациенты создают учётную запись и получают доступ через приложение Spruce или вход в веб-версию. Обычные SMS — это отдельный канал. Поэтому возможность пациента получать SMS не следует путать с его подключением к защищённым сообщениям.

Spruce подходит для оценки, если клиника использует несколько способов связи, включая fax. Прежде чем решить, подходит ли вашей клинике общее рабочее пространство Spruce, проверьте на демонстрации, как проходит регистрация пациентов и какие инструменты для сотрудников позволяют отличать защищённые сообщения от SMS.

iPlum: профессиональный номер с отдельным каналом защищённых текстовых сообщений

Тариф Professional стоит 14,99 $ в месяц за одного пользователя при оплате за год или 20,99 $ при помесячной оплате. Этот тариф включает BAA и возможности защищённых текстовых сообщений. Более дешёвый телефонный тариф Standard не следует использовать вместо этой конфигурации.

Для защищённого обмена iPlum описывает порядок работы с бесплатной учётной записью клиента, доступ к которой возможен через мобильные приложения или веб-версию. Этот канал отличается от обычных SMS операторов связи. Доступ через браузер избавляет от необходимости установки приложения, но учётную запись по-прежнему нужно создавать.

Эта модель подойдёт врачу, который хочет иметь профессиональный номер, отдельный от личного. Продемонстрируйте, как переписка переходит от обычных SMS к защищённому каналу, включая создание учётной записи пациента.

iPlum указывает подписки на fax отдельно. Не следует считать, что телефонная подписка Professional включает сервис fax, необходимый для обмена документами с внешними организациями. При расчёте стоимости полной конфигурации сравните совместную и раздельную покупку телефонной связи и fax.

OhMD: общение с пациентами по разным путям доставки

Опубликованные начальные цены составляют 300 $ в месяц за Core и 500 $ за AI & Automation; корпоративные конфигурации предоставляются по запросу. Сервис указывает BAA среди своих коммуникационных возможностей. Запросите применимое соглашение и коммерческое предложение с описанием приобретаемой конфигурации.

OhMD разделяет обычные SMS с соответствующей процедурой получения согласия и защищённые сообщения, доступ к которым предоставляется по ссылке и коду доступа. Это различие должно оставаться видимым в процедурах для сотрудников.

Сравните начальную цену OhMD для клиники в целом с полной конфигурацией для сотрудников в сервисах с оплатой за пользователя. Уточните, какой объём звонков и какие дополнительные возможности включает предложение, и продемонстрируйте, что видят сотрудники, если защищённое сообщение остаётся непрочитанным.

OhMD подходит, когда основная задача проекта — общение с пациентами. Отдельно определите, как сотрудники будут отправлять документы во внешние организации, которые ожидают fax, а не ссылку на сообщение пациенту.

BloomText: бесплатный командный чат и платные сообщения пациентам

Бесплатный тариф включает защищённый обмен сообщениями и файлами для пяти коллег, неограниченное число внешних профессиональных контактов и подписанное BAA. Тариф Base Messaging стоит 14,50 $ за пользователя в месяц или 156 $ за пользователя в год.

SMS для пациентов оплачиваются отдельно: от 129 $ в месяц для 140 уникальных пациентов, с которыми вы связываетесь в течение месяца. Это количество пациентов, а не лимит в 140 сообщений.

Командный чат и SMS для пациентов могут работать независимо друг от друга. Поэтому бесплатную подписку на командный чат нельзя считать бесплатной отправкой текстовых сообщений пациентам.

BloomText заявляет, что пациентам не нужно устанавливать приложение. Прежде чем решить, подходит ли такой подход вашим пациентам, оцените, как на практике устроены доступ и доставка. Отсутствие требования установить приложение не определяет, как защищено каждое сообщение.

BloomText стоит рассмотреть, если для вас приоритетны профессиональное взаимодействие или доступ пациентов без приложения. Сравните необходимые модули и рассчитайте количество пациентов по определению поставщика.

Где подходит Fax.Plus: обмен документами с внешними организациями

Если кабинет специалиста принимает направления по действующему номеру fax, сотрудники могут отправить пакет документов через Fax.Plus. Присоединяться к приложению для обмена сообщениями, которое использует ваша клиника, этому кабинету при этом не нужно. Та же роль обмена документами сохраняется при запросах медицинских записей и отправке сопроводительных материалов.

Для работы с PHI клинический сервис fax от Fax.Plus требует тариф Enterprise, включённые Advanced Security Controls и подписанное BAA. Тарифы Basic, Premium и Business не являются альтернативными вариантами подписки, соответствующими требованиям HIPAA. Требования к тарифу Fax.Plus для здравоохранения.

Сотрудники могут работать в веб-версии и мобильных приложениях с индивидуальным доступом участников и назначением номеров. Тариф Enterprise включает неограниченное число участников и общий объём оплачиваемых страниц fax. Поэтому модель доступа отличается от покупки отдельной лицензии на обмен сообщениями с пациентами для каждого участника.

Отчёты о передаче Fax.Plus помогают сотрудникам проверить результат отправки. Успешная передача не доказывает, что врач прочитал документ или что он добавлен в карту пациента.

При планировании бюджета проверьте количество назначенных пользователей и правила учёта оплачиваемых страниц. Не сравнивайте лимит fax с лимитом сообщений. Входящие страницы учитываются для каждого пользователя, назначенного на принимающий номер. На расход также могут влиять длительность и направления отправки.

Порядок работы с направлением: совместное использование обмена сообщениями и fax

Если пациент ожидает приёма у специалиста, определите, как передаётся работа между перепиской с пациентом, внутренней координацией и внешним пакетом документов для направления.

Уточните, что требуется принимающему кабинету

Сотрудник, готовящий направление, проверяет номер fax специалиста и перечень необходимых документов. Знакомое название кабинета не подтверждает, что сохранённый номер актуален, особенно после смены адреса.

Подготовьте и проверьте документы

Соберите направление и необходимые сопроводительные материалы. Перед отправкой проверьте данные пациента, принимающую организацию и цель направления. Если обе организации уже используют согласованный канал обмена документами, можно воспользоваться им. Fax применяйте тогда, когда принимающий кабинет ожидает пакет документов по fax.

Отправьте документы по принятому каналу

Отправьте документы через правильно настроенный сервис клиники и проверьте результат передачи. Поручите кому-либо выяснить причину неудачной отправки или повторить её. Успешный отчёт не подтверждает, что специалист рассмотрел направление или добавил его в карту пациента.

Сообщите пациенту по согласованному каналу

Через согласованный с пациентом канал сообщите, что направление отправлено и что пациенту нужно делать дальше. Полный медицинский пакет документов в текстовом сообщении или переписке дублировать не требуется.

Назначьте ответственного за дальнейшие действия и сохраните нужные записи

Закрепите за конкретной ролью сотрудника вопрос пациента без ответа, неудавшуюся отправку fax и направление, по которому нет продвижения. Сохраните относящуюся к делу переписку и документы в рамках утверждённого порядка ведения записей. Уточните, какие шаги остаются ручными, и не считайте, что системы синхронизируются автоматически.

Перед принятием решения: доступ, ответственность и записи

Смогут ли пациенты пользоваться каналом?

Пройдите весь путь пациента на тех устройствах, которыми люди пользуются: уведомление, аутентификация, вложение и ответ. Определите утверждённую альтернативу для пациентов, которые не могут пройти этот путь. Объясните также, как им связаться с клиникой, если вопрос нельзя отложить до асинхронного ответа.

Кто отвечает за следующее действие?

Установите часы работы, сроки ответа, порядок замещения при отсутствии и эскалации для общих почтовых ящиков. Решите, кто отвечает на сообщения пациентов, а кто проверяет ответ принимающего кабинета на направление. Работающий приём звонков или заметное уведомление не подтверждает, что кто-либо обрабатывает ту или иную очередь.

Сохранит ли клиника контроль над своими записями?

Используйте индивидуальные учётные записи и проверяйте, что доступ закрывается при увольнении сотрудников. Попросите ИТ-специалистов подтвердить, какие возможности управления учётными записями входят в предлагаемую подписку и как организация сохраняет нужные переписку и документы после отключения учётной записи.

Проверьте на практике экспорт данных и любое предлагаемое подключение к системам. Экспорт в PDF, передача через программный интерфейс приложения (API) и автоматическое внесение в карту пациента — это разные возможности. Определите, кто проверяет информацию и вносит её в карту, если этот шаг остаётся ручным.

Сколько стоит решение в полной комплектации?

Рассчитайте стоимость для одного и того же числа сотрудников, объёма работы с пациентами и документами. Учтите необходимые модули, регистрацию и дополнительное использование. Лимит пациентов в BloomText, лицензия на обмен сообщениями для каждого пользователя и оплачиваемые страницы Fax.Plus измеряют разные показатели. Одни лишь начальные цены не покажут, какая конфигурация выгоднее.

Выбирайте канал с учётом задач

Выберите обмен сообщениями с пациентами, чтобы общение было доступным, и определите в команде порядок распределения задач. Сохраните полезные функции обмена сообщениями и документами, которые у вас уже есть.

Если другая организация запросит пакет документов по fax, обмен такими документами можно организовать через Fax.Plus Enterprise с необходимой настройкой для соответствия HIPAA. Проверка получателя, контроль после отправки и передача документа в карту пациента по-прежнему остаются на стороне медицинской организации.