Qué ocurre si alguien infringe HIPAA

Una infracción de HIPAA puede dar lugar a medidas correctivas, sanciones disciplinarias a los empleados y acciones de cumplimiento normativo por parte de las autoridades. Una brecha de información de pacientes no protegida también puede generar obligaciones de notificación. El resultado depende de lo ocurrido, de la información implicada y de las conclusiones de la investigación.

Para un médico o una enfermera, las consecuencias en el ámbito laboral pueden incluir reciclaje formativo, restricciones de acceso o medidas disciplinarias. Una organización puede enfrentarse a una investigación, a un acuerdo de resolución o a sanciones civiles. Las posibles infracciones penales pueden remitirse al Departamento de Justicia. Cómo aplica la OCR la normativa HIPAA.

Un fax enviado a un destino erróneo demuestra por qué importan los hechos. Los registros destinados a un médico tratante podrían llegar a una empresa sin relación porque alguien seleccionó un contacto desactualizado. Las prioridades inmediatas son determinar qué se transmitió, limitar nuevas divulgaciones y conservar la información necesaria para evaluar el incidente.

¿Qué consecuencias puede tener una infracción de HIPAA?

Un mismo incidente puede dar lugar a varias respuestas.

El empleador examina la conducta del personal y si se siguieron los procedimientos. El equipo de privacidad evalúa la divulgación y las obligaciones de notificación. Un organismo regulador puede investigar el cumplimiento normativo de la organización.

La Oficina de Derechos Civiles del HHS, u OCR, puede resolver los casos mediante cumplimiento voluntario, medidas correctivas o un acuerdo de resolución. También son posibles las sanciones civiles pecuniarias. Una investigación puede determinar que no se produjo ninguna infracción.

Por ello, una multa destacada en los titulares de otro caso no permite predecir el resultado de un incidente concreto. La investigación debe establecer la conducta y las obligaciones implicadas.

Para la consulta, el trabajo puede ir más allá de la divulgación original: revisar los registros afectados, contactar con los destinatarios, documentar las decisiones, volver a formar al personal y modificar el proceso que permitió el error.

¿Qué ocurre si un médico o una enfermera infringe HIPAA?

El título profesional no determina una sanción fija.

Una enfermera que abre un registro sin un motivo laboral y un médico cuya consulta envía registros a un destino equivocado presentan hechos distintos. La investigación debe examinar las acciones de la persona, sus responsabilidades, las instrucciones recibidas y su respuesta una vez conocido el problema.

Las consecuencias en el ámbito laboral dependen de las conclusiones y de las políticas aplicables. Pueden incluir asesoramiento, una amonestación por escrito, reciclaje formativo, restricciones de acceso o medidas disciplinarias más graves.

En casos concretos son posibles consecuencias relacionadas con la licencia profesional. El HHS describe el caso de una enfermera especialista que accedió indebidamente a los registros de su exmarido: el sistema sanitario le retiró el acceso, informó de la conducta a la autoridad de licencias y exigió formación correctiva en materia de privacidad. Esto no implica la pérdida automática de la licencia para todos los profesionales implicados en un incidente. Ejemplos de casos del HHS.

El personal debe informar sin demora de los errores sospechados y ofrecer un relato preciso. La organización necesita esos detalles para contener el incidente y determinar sus obligaciones.

Un fax enviado a un número equivocado puede exponer registros sensibles

En un caso publicado por el HHS, la consulta de un médico envió por fax registros que contenían el estado de VIH de un paciente al empleador del paciente, en lugar de al nuevo proveedor de atención sanitaria.

El empleado responsable recibió una amonestación por escrito. La consulta revisó su portada de fax y asesoró al personal sobre los procedimientos de envío por fax. El médico y el empleado también se disculparon ante el paciente.

El error se produjo en la fase de selección del destino. Un servicio de fax en funcionamiento podría transmitir el paquete correctamente y, aun así, la información llegar a un destinatario no autorizado.

Un número correcto presenta otro riesgo si el personal adjunta los documentos de un paciente equivocado. Comprobar el destino y comprobar el paquete son tareas distintas.

¿Enviar registros por fax sin autorización infringe HIPAA?

No necesariamente. HIPAA generalmente permite que los proveedores de atención sanitaria compartan información para fines de tratamiento sin una autorización independiente del paciente. El fax puede utilizarse con salvaguardas razonables. Pueden aplicarse requisitos adicionales a determinados registros o circunstancias. Guía del HHS sobre comunicaciones de tratamiento.

El estándar de mínimo necesario también tiene excepciones, entre ellas las divulgaciones a proveedores de atención sanitaria o las solicitudes de estos para fines de tratamiento. Guía del HHS sobre el mínimo necesario.

Durante la revisión de un incidente, establezca la finalidad y el destinatario antes de concluir que la falta de autorización demuestra una infracción. Del mismo modo, el permiso para enviar registros a un profesional que trata al paciente no autoriza a enviarlos a un empleador sin relación ni a otro destino no previsto.

Qué hacer tras descubrir una posible divulgación por fax

Imagine que una consulta llama para avisar de que su centro envió registros de una persona que no es paciente de esa consulta.

Anote los datos de quien llama y notifique sin demora al responsable de privacidad o al contacto designado para incidentes. Comparta los hechos a través del canal de notificación de incidentes de la organización, limitando el acceso a la información de los pacientes a quienes gestionen la respuesta.

Limite nuevas divulgaciones

Compruebe si queda algo en cola o en curso y si es posible detener la transmisión restante. No dé por hecho que haber descubierto el error a tiempo para cancelar una tarea significa que ninguna página llegó al destinatario.

Detener una transmisión pendiente no permite recuperar las páginas ya entregadas. Eliminar la copia del remitente no elimina la copia recibida.

El equipo de privacidad debe coordinar el contacto con el destinatario no previsto, incluidas las solicitudes para evitar cualquier uso o divulgación posterior y las instrucciones para el tratamiento de los documentos. Registre lo que indique el destinatario y cualquier medida de mitigación completada.

Conserve las pruebas pertinentes

Mantenga a disposición de la investigación el paquete original y los detalles de la transmisión.

La información útil incluye:

• El destino introducido y el destinatario previsto.
• La cuenta emisora, la fecha y la hora.
• El estado de la transmisión y el número de páginas.
• Los documentos adjuntos.
• Cuándo se detectó el problema y quién lo notificó.
• Si otras transmisiones podrían verse afectadas.

No borre el historial para ordenar la cuenta ni sustituya el paquete por una versión corregida sin conservar lo que realmente se envió.

Los informes de confirmación de Fax.Plus documentan los detalles de la transmisión, como el estado, la fecha, la hora y el número de páginas. Pueden ayudar a establecer la secuencia técnica de los hechos. Informes de confirmación de Fax.Plus. Establezca los requisitos previos de la cuenta para el envío de fax organizacional con Fax.Plus antes de que el personal lo utilice para información de pacientes.

Determine el alcance

El equipo debe determinar si se trató de un único destino incorrecto, de un adjunto de otro paciente o de un problema más amplio.

Un contacto guardado con un número erróneo podría afectar a otros registros. Un paquete formado a partir de varios archivos podría contener información de más de un paciente.

Distinga los hechos verificados de las suposiciones. Si la versión del destinatario es incompleta, documente lo que se desconoce en lugar de llenar el vacío con una conclusión favorable.

¿Cuándo un incidente requiere notificación de la brecha?

Se presume que un uso o una divulgación no permitidos de PHI constituyen una brecha, a menos que una excepción aplicable o una evaluación documentada establezca una baja probabilidad de que la información haya quedado comprometida.

El HHS identifica cuatro factores de evaluación:

• La naturaleza y el alcance de la información implicada.
• Quién la recibió o la utilizó sin autorización.
• Si realmente fue obtenida o consultada.
• En qué medida se mitigó el riesgo.

La organización debe documentar su decisión sobre la notificación. La garantía del destinatario puede servir de base para la evaluación, pero el personal no debe considerarla como la determinación completa.

Ante una brecha de PHI no protegida que requiera notificación individual, el HHS exige notificar sin demora injustificada y, como máximo, 60 días después del descubrimiento. Esto no autoriza a aplazar la investigación durante 60 días. Otras notificaciones tienen sus propios requisitos. Guía del HHS sobre notificación de brechas.

El equipo de privacidad debe coordinar el proceso de notificación para que las personas afectadas reciban información precisa por los canales adecuados.

Corrija la causa del error

Rastree el documento a través de las decisiones que produjeron la divulgación.

¿El número se copió de una fuente verificada? ¿Un contacto guardado contenía datos obsoletos? ¿El personal podía distinguir entre pacientes con nombres similares? ¿Se dejó en el paquete el adjunto de un paciente anterior?

Las conclusiones deben orientar la corrección. Actualizar un contacto resuelve un problema de número equivocado; un error en la preparación de los registros requiere un cambio distinto. La formación debe mostrar al personal la comprobación concreta que falló.

El acceso también merece atención. Revise quién puede abrir los registros entrantes, utilizar estaciones de trabajo compartidas y cambiar la asignación de números receptores. Asigne al personal responsabilidades claras para comprobar los resultados de las transmisiones y escalar los destinos inesperados.

Con Fax.Plus, el estado «Success» significa que el equipo de fax receptor confirmó la recepción correcta. No establece que el destino estuviera autorizado, que la persona prevista leyera el paquete ni que llegara al historial del paciente correcto. Estado de transmisión de Fax.Plus.

Para PHI, Fax.Plus requiere Enterprise con Advanced Security Controls activado y un BAA firmado. Los procedimientos del personal también deben abordar los destinatarios, los documentos y el acceso. Requisitos de HIPAA de Fax.Plus.

Durante una investigación, coordine la conservación de pruebas con las personas que gestionan la retención. La eliminación automática de Fax.Plus es irreversible. No dé por hecho que la eliminación programada se detiene porque se esté revisando un incidente. Controles de retención de Fax.Plus.

Qué pueden hacer los pacientes ante una presunta infracción

Si cree que sus registros llegaron a un destinatario equivocado, póngase en contacto con la oficina de privacidad del proveedor y describa lo que sepa.

Incluya la fecha aproximada, la organización involucrada y cómo descubrió el problema. Conserve la correspondencia pertinente. Pregunte qué información se vio afectada, qué ha hecho la organización y con quién debe comunicarse si tiene más preguntas.

También puede presentar una queja ante la OCR. El HHS generalmente exige presentarla dentro de los 180 días posteriores a la fecha en que usted tuvo conocimiento del acto u omisión, con posibles prórrogas por causa justificada. Identifique a la entidad y describa la conducta presunta.

La OCR requiere su nombre y su información de contacto para investigar. Puede solicitar confidencialidad en el formulario de consentimiento, pero eso es distinto de presentar la queja de forma anónima. HIPAA prohíbe las represalias por presentar una queja. Proceso de quejas del HHS.

Aporte pruebas de respaldo a través del canal de envío solicitado. Evite publicar historiales médicos para demostrar el problema, ya que eso puede exponer aún más la información.