Факс медицинских записей: руководство для врачей, медсестер и ассистентов

Name: Fax.Plus HIPAA Fax
Brand: Fax.Plus
Rating: 4.7 (8490 reviews)

Правила HIPAA для отправки медицинских записей по факсу

HIPAA требует как технических, так и административных мер защиты при отправке защищенной медицинской информации (PHI) по факсу.

Технические меры защиты

Технологические меры, которые предотвращают несанкционированный доступ и обеспечивают защиту PHI во время отправки по факсу.

Шифруйте все данные при передаче и хранении, чтобы защитить PHI.
Ограничьте доступ к устройствам: используйте уникальные логины с многофакторной аутентификацией и ограничьте права доступа к факсу для авторизованного персонала.
Защитите физические факсимильные аппараты: размещайте аппараты в контролируемых или контролируемых по доступу зонах и запирайте их, когда они не используются.
Проверьте детали передачи: дважды проверьте номер факса получателя перед отправкой и подтвердите получение с предполагаемой стороной.

Административные меры защиты

Политики, процедуры и методы обучения, которые обеспечивают постоянную защиту PHI в процессах отправки факсов.

Разработайте письменные политики, определяющие, кто может отправлять PHI и как проверяются номера получателей.
Используйте титульный лист, соответствующий требованиям HIPAA: укажите данные отправителя и получателя, а также уведомление о конфиденциальности.
Обучите весь персонал, работающий с PHI, отправленной по факсу, процедурам безопасности и правилам HIPAA.
Ведите журналы аудита: записывайте, кто отправил или получил каждый факс, а также дату, время и местоположение.
Защитите хранимую PHI: зашифруйте цифровые копии, храните бумажные факсы в запертом хранилище и утилизируйте устаревшие записи.

/ Как

Как безопасно отправлять медицинские записи по факсу

Для начала убедитесь в наличии разрешения пациента или другого законного основания для раскрытия информации. Затем соберите все необходимые документы (например, записи из истории болезни, результаты анализов, направления) и убедитесь, что они точны и полны. Наконец, следуйте этой простой схеме работы с использованием Fax.Plus, чтобы обеспечить соответствие требованиям и отслеживаемость.

Как отправить факс с PHI

После того, как вы настроите режим HIPAA для своей организации и убедитесь, что BAA действует.

Перейдите в раздел Отправка факса на панели управления Fax.Plus и введите подтвержденный номер факса получателя, включая код страны и код города. Вы можете отправить факс онлайн с компьютера на несколько номеров факсов одновременно.

Прикрепите файлы (PDF, TIFF или отсканированные страницы) и добавьте свой титульный лист HIPAA в качестве первой страницы с помощью генератора титульных листов Fax.Plus.

Отправляйте безопасно. В режиме HIPAA PHI не отправляется по электронной почте в виде вложений; пользователи получают уведомления о просмотре на защищенном портале.

Отслеживайте статус доставки на панели управления и сохраните подтверждение доставки в карте пациента.

Сохраняйте журнал аудита в соответствии с вашей политикой и направляйте входящие факсы в правильный командный почтовый ящик для последующей обработки.

Начать

Обеспечьте соответствие требованиям HIPAA на Fax.Plus

Узнайте, как обеспечить соответствие требованиям HIPAA в Fax.Plus, из этой пошаговой инструкции.

Создайте учетную запись на Fax.Plus и приобретите тарифный план Enterprise.

Перенесите или добавьте номер факса в свою учетную запись.

Удовлетворите требования к месту хранения данных, выбрав соответствующее местоположение центра обработки данных на вкладке соответствия требованиям.

Активируйте расширенные средства контроля безопасности для дальнейшей защиты своей учетной записи.

Запросите и подпишите соглашение Business Associate Agreement (BAA), чтобы официально отметить свою учетную запись как полностью соответствующую требованиям HIPAA.

Начать

Распространенные ошибки и способы их избежать

Большинство инцидентов происходит из-за пробелов в процессах, а не в технологиях. Распространенные ошибки, которых следует избегать, включают в себя:

Неправильный номер: Всегда выполняйте повторную проверку.
Отсутствие титульного листа: Увеличивает риск несанкционированного раскрытия информации.
Пропуск подтверждения: Без доказательства доставки аудит затруднен.
Плохое обучение: Приводит к предотвратимым проблемам с соответствием требованиям.
Слабое ведение учета: Храните журналы в файлах пациентов для готовности к аудиту.

Что необходимо сделать медицинскому работнику при отправке факса

При передаче факса, содержащего информацию о пациенте, медицинский работник должен убедиться, что каждый шаг соответствует требованиям HIPAA. Это включает в себя:

Убедитесь, что режим HIPAA и функции безопасности активны.
Используйте правильный конфиденциальный титульный лист.
Подтвердите номер факса, чтобы избежать ошибочной отправки PHI.
Ведите учет отправленных факсов и подтверждений для аудита.

Факс или электронная почта: почему факс – лучший выбор

Отправка медицинских записей по факсу может показаться старомодной, но это остается безопасным методом. В отличие от электронной почты, данные факса передаются по телефонной сети, что делает их менее уязвимыми для кибератак. Благодаря современным улучшениям такие сервисы, как Fax.Plus, сочетают в себе традиционную факс-связь с современной интернет-безопасностью. Это означает, что вам не нужно вкладывать средства в старый факсимильный аппарат или беспокоиться об устаревших технологиях.

Рискованная практика, не соответствующая требованиям

Распечатанные факсы лежат на общем устройстве, где любой может просмотреть PHI.
Функция «Факс на электронную почту» отправляет PHI в виде открытых вложений.
Отсутствует контрольный журнал или подтверждение доставки.

Практика, соответствующая требованиям (Fax.Plus)

Доступ на основе ролей; PHI просматривается только на защищенном портале Fax.Plus.
Режим HIPAA отключает вложения PHI в электронных письмах; вместо этого сотрудники получают безопасные уведомления.
Подтверждения доставки и журналы аудита показывают, кто отправил, когда и кому.

Сколько времени занимает отправка медицинских записей по факсу?

Отправка медицинских записей через Fax.Plus происходит практически мгновенно. После того как ваши документы загружены и установлены безопасные настройки, ваш факс отправляется за считанные секунды. Этот быстрый процесс идеально подходит для неотложных ситуаций, когда время имеет решающее значение.

Fax.Plus автоматически повторяет попытки при занятой линии, чтобы обеспечить доставку. Длинные документы или повторные попытки могут добавить несколько минут. Подтверждения доставки предоставляются для каждого факса, поэтому учитывайте время на проверку в срочных рабочих процессах.

Безопасная отправка медицинских записей по факсу с помощью Fax.Plus

Fax.Plus снижает риски, сохраняя при этом продуктивность команд.

Соответствует требованиям HIPAA, режим HIPAA содержит PHI в пределах безопасного портала. Подписанное соглашение BAA доступно для охватываемых организаций и их деловых партнеров.
Хранит данные в высокозащищенных центрах в разных странах с возможностью выбора местоположения для хранения в соответствии с региональными законами о резидентности данных.
Использует 256-битный расширенный стандарт шифрования (AES) для данных в состоянии покоя и при передаче.
Поддерживает доступ на основе ролей.
Предоставляет подтверждения доставки и мгновенный повтор при занятой линии для надежной передачи.

План HIPAA

Почему Fax.Plus

Выберите службу, совместимую с HIPAA, которая масштабируется. Fax.Plus предлагает простую адаптацию, перенос номеров, детальные разрешения, варианты резидентности данных и API для автоматизации, что полезно для клиник, больниц, лабораторий и агентств общественного здравоохранения.
‍

Встроенное соответствие требованиям HIPAA

Fax.Plus разработан как решение для отправки факсов, соответствующее требованиям HIPAA, с несколькими уровнями защиты. Fax.Plus предоставляет подписанное соглашение BAA с корпоративными учетными записями.

Доступ к записям PHI

Оптимизируйте управление записями, получая доступ к контрольным журналам отправленных факсов. Легко ищите в своем архиве, используя специальные заметки, чтобы найти сохраненные факсы, экономя время и повышая эффективность.

Безопасный HIPAA-совместимый факс

Мы используем надежное 256-битное AES-шифрование для хранимых документов, при этом каждый пользователь имеет свой уникальный ключ шифрования.

Расширенные средства администрирования

Оптимизируйте управление персоналом с помощью гибких инструментов для повышения безопасности, соответствия требованиям и операционной эффективности.

Простой рабочий процесс для персонала

Наши удобные приложения обходят сложность радиологических информационных систем (RIS), электронных медицинских карт (EHR) и систем управления практикой (PM).

Экономическая эффективность

Оцените прозрачность всех расходов, выбирая из различных планов, разработанных для удовлетворения административных потребностей, включая варианты для больших объемов.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли отправлять медицинские записи по факсу?

Да, если вы соблюдаете меры защиты HIPAA. Используйте службу факсов, совместимую с HIPAA, такую как Fax.Plus, ограничьте доступ с помощью ролей и MFA, включите конфиденциальный титульный лист, проверьте номер и сохраняйте подтверждения доставки и журналы аудита. Fax.Plus поддерживает эти элементы управления и предлагает BAA.

Каковы требования к отправке медицинских записей по факсу?

Безопасная передача, подтвержденная личность, минимально необходимые данные и документация. Подтвердите авторизацию пациента, зашифруйте данные при передаче и хранении, используйте конфиденциальный титульный лист, дважды проверьте пункт назначения и сохраните подтверждение доставки и журналы аудита. Задокументируйте свою политику и обучите персонал.

Как создать титульный лист для факса, соответствующий требованиям HIPAA?

Чтобы создать титульный лист для факса, соответствующий требованиям HIPAA, сделайте его простым и защитным. Укажите данные отправителя и получателя, дату, цель, номер для обратной связи, общее количество страниц и краткое уведомление о конфиденциальности. Избегайте ненужной PHI, используйте только минимум, необходимый для идентификации пациента.

Что делать, если факс отправлен на неправильный номер?

Рассматривайте это как потенциальное нарушение. Следуйте своему плану реагирования на инциденты: уведомите ответственных за конфиденциальность/безопасность, попытайтесь извлечь или уничтожить неверно направленную информацию, задокументируйте событие в своем журнале и определите, требуется ли уведомление о нарушении. Ужесточите проверку номеров, чтобы предотвратить повторы.

Может ли Fax.Plus интегрироваться с моей EHR или электронной почтой?

Используйте API Fax.Plus или правила маршрутизации, чтобы отправлять факсы в нужный командный почтовый ящик или рабочий процесс. В режиме HIPAA PHI не отправляется в виде вложений электронной почты; сотрудники просматривают документы в безопасном портале.

Нужно ли мне соглашение BAA для использования Fax.Plus в здравоохранении?

Да, если вы являетесь организацией, на которую распространяется действие HIPAA, или деловым партнером. Fax.Plus предоставляет BAA, чтобы вы могли использовать платформу для ePHI.

Могу ли я сохранить существующие номера факсов?

Да. Перенесите свои номера в Fax.Plus, чтобы избежать изменения контактной информации или нарушения связи с пациентами и партнерами.

Откройте для себя Fax.Plus,
HIPAA-совместимое решение для отправки факсов.

Хотите узнать, как наше передовое решение для отправки факсов может помочь вашей организации здравоохранения?
Запланируйте демонстрацию, и один из наших представителей свяжется с вами для проведения индивидуальной демонстрации.

Запланировать Демо

ОТКАЗ ОТ ОТВЕТСТВЕННОСТИ: Информация на этом сайте предназначена только для общих информационных целей, и Alohi не может гарантировать, что вся информация на этом сайте является актуальной или точной. Это не предназначено для предоставления юридических консультаций и не должно заменять профессиональные юридические консультации. Для получения юридической консультации обратитесь к лицензированному адвокату по вашим конкретным юридическим вопросам.

Станьте нашим партнером!

Присоединяйтесь к нашей партнерской программе и предоставляйте своим клиентам исключительные решения для онлайн-факсов.

Стать партнером

ALOHI Products

решения

Электронная подпись AI Phone Онлайн-факс Мобильный сканер Электронная подпись для Enterprise Факсимильная связь для Enterprise

Цены

Цены на Sign.Plus Цены Dial.Plus Цены на Fax.Plus Пакетные предложения

РАЗРАБОТЧИКАМ

Центр разработчиков Sign.Plus API Fax.Plus API Бесплатная учетная запись разработчика

Ресурсы

Центр поддержки Блог Примечания к выпуску Статус системы

Компания

О компании Alohi Пресс-служба Вакансии Партнёрская программа Правовая информация Свяжитесь с нами

Безопасность и надежность

Центр доверия Обзор безопасности Соответствие нормативным требованиям Размещение данных Руководство по юридическим аспектам электронной подписи

Разработано при поддержке

Schweizerische Eidgenossenschaft
Confédération Suisse
Confederazione Svizzera
Confederaziun Svizra
Swiss Confederation
Innosuisse - Swiss Innovation Agency

Условия использования Политика конфиденциальности Настройки Cookie

Как отправить медицинские записи по факсу

Руководство по соответствию требованиям HIPAA для здравоохранения