Can Fax.Plus integrate with my EHR or email?

Utilice la API de Fax.Plus o las reglas de enrutamiento para archivar los faxes en la bandeja de entrada o el flujo de trabajo correctos del equipo. En el modo HIPAA, la PHI no se envía como archivos adjuntos de correo electrónico; el personal ve los documentos en el portal seguro.

Envío de historiales médicos por fax: Una guía para médicos, enfermeras y asistentes

Name: Fax.Plus HIPAA Fax
Brand: Fax.Plus
Rating: 4.7 (8490 reviews)

Normas de HIPAA para el envío de historiales médicos por fax

HIPAA requiere salvaguardias tanto técnicas como administrativas al enviar por fax información médica protegida (PHI).

Salvaguardias técnicas

Medidas impulsadas por la tecnología que impiden el acceso no autorizado y garantizan que la PHI permanezca protegida durante el envío por fax.

Cifre todos los datos en tránsito y en reposo para proteger la PHI.
Limite el acceso a los dispositivos: utilice inicios de sesión únicos con autenticación multifactor y restrinja los permisos de fax al personal autorizado.
Refuerce los dispositivos de fax físicos: coloque las máquinas en áreas supervisadas o con acceso controlado y bloquéelas cuando no estén en uso.
Verifique los detalles de la transmisión: compruebe el número de fax del destinatario antes de enviar y confirme la recepción con la parte interesada.

Salvaguardias administrativas

Políticas, procedimientos y prácticas de capacitación que garantizan que los procesos de envío por fax protejan sistemáticamente la PHI.

Establezca políticas escritas que cubran quién puede enviar PHI y cómo se verifican los números de los destinatarios.
Utilice una carátula que cumpla con HIPAA: Incluya los detalles del remitente y del destinatario, además de un aviso de confidencialidad.
Capacite a todo el personal que maneje PHI faxeado sobre los procedimientos de seguridad y las normas de HIPAA.
Mantenga registros de auditoría: Registre quién envió o recibió cada fax, junto con la fecha, la hora y la ubicación.
Proteja la PHI almacenada: Cifre las copias digitales, guarde los faxes en papel en un lugar de almacenamiento cerrado y deseche los registros obsoletos.

/ Cómo...

¿Cómo enviar registros médicos por fax de forma segura?

Para empezar, confirme la autorización del paciente u otra base legal válida para la divulgación. A continuación, reúna todos los documentos necesarios (por ejemplo, notas de la historia clínica, análisis, derivaciones) y verifique que sean precisos y completos. Por último, siga este sencillo flujo de trabajo utilizando Fax.Plus para garantizar el cumplimiento y la trazabilidad.

Cómo enviar un fax con PHI

Una vez que haya configurado el modo HIPAA para su organización y se asegure de que haya un BAA en vigor.

Vaya a la sección Enviar Fax en su panel de control de Fax.Plus, e introduzca el número de fax verificado de su destinatario, incluyendo el código de país y el código de área. Puede enviar un fax en línea desde un ordenador a varios números de fax a la vez.

Adjunte archivos (PDF, TIFF o páginas escaneadas) y añada su hoja de presentación HIPAA como la primera página con el generador de hojas de presentación de Fax.Plus.

Envíe de forma segura. En el modo HIPAA, la PHI no se envía por correo electrónico como archivos adjuntos; se notifica a los usuarios que deben verla en el portal seguro.

Supervise el estado de la entrega en el panel de control y guarde la confirmación de la entrega en el registro del paciente.

Conserve el registro de auditoría según su política y dirija los faxes entrantes a la bandeja de entrada del equipo correcto para su seguimiento.

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Cumpla con la normativa HIPAA en Fax.Plus

Descubra cómo cumplir con la HIPAA en Fax.Plus con este tutorial paso a paso.

Cree una cuenta en Fax.Plus y adquiera un plan Enterprise.

Transfiera o añada un número de fax a su cuenta.

Cumpla con los requisitos de residencia de datos seleccionando la ubicación del centro de datos adecuada en la pestaña de cumplimiento

Active los controles de seguridad avanzados para proteger aún más su cuenta

Solicite y firme un Acuerdo de Socio Comercial (BAA) para marcar oficialmente su cuenta como totalmente compatible con HIPAA.

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Errores comunes y cómo evitarlos

La mayoría de los incidentes provienen de fallos en los procesos, no de la tecnología. Los errores comunes que se deben evitar son:

Número incorrecto: Realice siempre una segunda comprobación.
Sin hoja de presentación: Aumenta el riesgo de divulgación no autorizada.
Omitir la confirmación: Sin la prueba de entrega, las auditorías son más difíciles.
Formación deficiente: Conduce a problemas de cumplimiento normativo prevenibles.
Registro deficiente: Almacene los registros en los archivos del paciente para estar preparado para las auditorías.

Al enviar un fax, el asistente médico debe

Al transmitir un fax que incluye información del paciente, el asistente médico debe asegurarse de que cada paso cumpla con las directrices de la HIPAA. Esto incluye:

Verifique que el modo HIPAA y las funciones de seguridad estén activas.
Utilice la carátula confidencial correcta.
Confirme el número de fax para evitar el envío erróneo de información sanitaria protegida (PHI).
Mantenga un registro de los faxes enviados y las confirmaciones para las auditorías.

Fax vs. correo electrónico: Por qué el fax es la mejor opción

Enviar registros médicos por fax puede parecer anticuado, pero sigue siendo un método seguro. A diferencia del correo electrónico, los datos del fax viajan a través de la red telefónica, lo que los hace menos vulnerables a los ciberataques. Con las mejoras modernas, servicios como Fax.Plus combinan el envío de faxes tradicional con la seguridad de Internet de última generación. Esto significa que no tiene que invertir en una máquina de fax antigua ni preocuparse por tecnología obsoleta.

Práctica arriesgada e incumplimiento normativo

Los faxes impresos se quedan en una máquina compartida donde cualquiera puede ver la información sanitaria protegida (PHI).
El fax a correo electrónico envía información sanitaria protegida (PHI) como archivos adjuntos abiertos.
Sin registro de auditoría ni prueba de entrega.

Práctica conforme (Fax.Plus)

Acceso basado en roles; la información sanitaria protegida (PHI) solo se ve en el portal seguro de Fax.Plus.
El modo HIPAA deshabilita los archivos adjuntos de correo electrónico con información sanitaria protegida (PHI); en su lugar, el personal recibe notificaciones seguras.
Las confirmaciones de entrega y los registros de auditoría muestran quién envió, cuándo y a quién.

¿Cuánto tiempo se tarda en enviar registros médicos por fax?

El envío de registros médicos a través de Fax.Plus es casi instantáneo. Una vez que sus documentos se cargan y la configuración de seguridad está en su lugar, su fax se envía en segundos. Este rápido proceso es ideal para situaciones urgentes donde el tiempo es crítico.

Fax.Plus vuelve a intentar automáticamente en líneas ocupadas para asegurar la entrega. Los documentos largos o los reintentos repetidos pueden añadir unos minutos. Se proporcionan confirmaciones de entrega para cada fax, así que incorpore tiempo para la revisión en los flujos de trabajo urgentes.

Envío seguro de registros médicos por fax con Fax.Plus

Fax.Plus reduce el riesgo al tiempo que mantiene a los equipos productivos.

Cumple con los requisitos de HIPAA; el modo HIPAA contiene la información sanitaria protegida (PHI) dentro del portal seguro. Se dispone de un acuerdo de asociación comercial (BAA) firmado para las entidades cubiertas y sus socios Business.
Almacena los datos en centros de alta seguridad en varios países, con la posibilidad de elegir la ubicación de almacenamiento para cumplir con las leyes regionales de residencia de datos.
Utiliza el estándar de cifrado avanzado (AES) de 256 bits para los datos en reposo y en tránsito.
Admite el acceso basado en roles.
Proporciona confirmaciones de entrega y reintento instantáneo en líneas ocupadas para una transmisión fiable.

Plan de HIPAA

Por qué Fax.Plus

Seleccione un servicio que cumpla con la normativa HIPAA y que sea escalable. Fax.Plus ofrece una incorporación sencilla, portabilidad de números, permisos granulares, opciones de residencia de datos y una API para la automatización, útil para clínicas, hospitales, laboratorios y agencias de salud pública.
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Cumplimiento de la HIPAA incorporado

Fax.Plus está diseñado como una solución de fax que cumple con la normativa HIPAA con múltiples capas de protección. Fax.Plus proporciona un acuerdo BAA firmado con cuentas Enterprise.

Acceso a los registros de PHI

Agilice la gestión de registros accediendo a los registros de auditoría de los faxes enviados. Busque fácilmente en su archivo utilizando notas específicas para encontrar los faxes almacenados, ahorrando tiempo y mejorando la eficiencia.

Fax HIPAA seguro

Utilizamos un sólido cifrado AES de 256 bits para los documentos almacenados, y cada usuario tiene su propia clave de cifrado única.

Controles administrativos avanzados

Agilice la gestión del personal con herramientas flexibles para mejorar la seguridad, el cumplimiento y la eficiencia operativa.

Flujo de trabajo sencillo para el personal

Nuestras aplicaciones fáciles de usar evitan la complejidad de los sistemas de información radiológica (RIS), los historiales clínicos electrónicos (EHR) y los sistemas de gestión de consultas (PM).

Rentabilidad

Disfrute de la visibilidad de todos los gastos, eligiendo entre varios planes diseñados para satisfacer las demandas de administración, incluidas las opciones para necesidades de gran volumen.

Preguntas frecuentes

¿Se pueden enviar registros médicos por fax?

Sí, si sigue las medidas de seguridad de la HIPAA. Utilice un servicio de fax que cumpla con la HIPAA como Fax.Plus, limite el acceso con roles y MFA, incluya una carátula confidencial, verifique el número y conserve las confirmaciones de entrega y los registros de auditoría. Fax.Plus es compatible con estos controles y ofrece un BAA.

¿Cuáles son los requisitos para el envío de registros médicos por fax?

Transporte seguro, identidad verificada, datos mínimos necesarios y documentación. Confirme la autorización del paciente, cifre los datos en tránsito y en reposo, utilice una carátula confidencial, compruebe el destino y conserve la prueba de entrega y los registros de auditoría. Documente su política y capacite al personal.

¿Cómo creo una carátula de fax que cumpla con la HIPAA?

Para crear una carátula de fax que cumpla con la HIPAA, manténgala simple y protectora. Incluya los datos del remitente y del destinatario, la fecha, el propósito, el número de devolución de llamada, el número total de páginas y un breve aviso de confidencialidad. Evite la información innecesaria de PHI, utilice solo el mínimo necesario para identificar al paciente.

¿Qué ocurre si se envía un fax al número equivocado?

Trátelo como una posible infracción. Siga su plan de respuesta a incidentes: notifique a los responsables de privacidad/seguridad, intente recuperar o destruir la información mal dirigida, documente el evento en su registro y determine si es necesario notificar la infracción. Refuerce la verificación de números para evitar que se repita.

¿Puede Fax.Plus integrarse con mi EHR o correo electrónico?

Utilice la API de Fax.Plus o las reglas de enrutamiento para archivar los faxes en la bandeja de entrada o el flujo de trabajo del equipo correcto. En el modo HIPAA, la PHI no se envía como archivos adjuntos de correo electrónico; el personal ve los documentos en el portal seguro.

¿Necesito un BAA para usar Fax.Plus en el sector sanitario?

Sí, si usted es una entidad cubierta o un socio Business. Fax.Plus proporciona un BAA para que pueda utilizar la plataforma para ePHI.

¿Puedo conservar mis números de fax existentes?

Sí. Transfiera sus números a Fax.Plus para evitar cambiar la información de contacto o interrumpir las comunicaciones con pacientes y socios.

Descubra Fax.Plus,
solución de fax que cumple con la ley HIPAA.

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