如何 fax 病历

是的，您可以通过 fax 发送病历。在采取合理且适当的保护措施的前提下，HIPAA 允许医疗服务提供者通过 fax 交换患者信息以用于诊疗。HHS 关于通过 fax 发送患者信息的指南。

实际工作主要发生在传输前后：确认该披露是被允许的，核实接收方，准备正确的文件，并检查传输结果。如果文件包中包含照片，还应考虑 fax 是否能保留接收方所需的信息。

借助 Fax.Plus，工作人员无需实体 fax 机，即可通过网页浏览器或移动应用发送记录。对于 PHI，请使用已启用 Advanced Security Controls 并已签署 Business Associate Agreement 的 Fax.Plus Enterprise。Fax.Plus 的 HIPAA 要求。

以下是准备、发送并跟进病历 fax 的方法。

通过 fax 发送病历的 HIPAA 规则

fax 是被允许的通信方式。至于某次具体披露是否恰当，还取决于其目的、接收方和处理方式。

HHS 将核实接收方号码和保护接收设备的访问权限列为合理保护措施的示例。当数字 fax 服务将文件发送到实体设备时，这些考虑因素依然适用。

明确披露目的

HIPAA 通常允许在无需单独患者授权的情况下进行诊疗目的的披露。其他请求可能需要授权或其他被允许的依据。某些记录和适用法律还可能附加其他条件。处方文件包还需遵循通过 fax 发送已授权处方的单独规定。

不要将所有记录请求同等对待。转诊给负责治疗的专科医生、雇主提出的请求，以及患者索取本人记录，可能需要不同的处理方式。HHS 隐私规则摘要。

在适用时遵循最小必要标准

HIPAA 的最小必要要求不适用于为诊疗目的向医疗服务提供者作出的披露，或由其提出的请求。

在该标准适用的情况下，请遵循本机构的流程，适当限制所披露的信息。避免采用一刀切的规则，要求从每份诊疗转诊中删除与临床相关的信息。HHS 最小必要标准指南。

使用合适的服务和配置

对于 Fax.Plus，通过 fax 发送包含 PHI 的病历需要同时具备 Enterprise、已启用的 Advanced Security Controls 以及已签署的 BAA。Basic、Premium 和 Business 并不是可替代的符合 HIPAA 要求的订阅套餐。

该协议只是工作流程的一个组成部分。工作人员访问权限、接收方核实、文件处理以及机构内部流程依然重要。

如何安全地通过 fax 发送病历

确认接收方和所需记录

按照本机构的核实流程，确认接收机构、目标科室及 fax 号码。

机构名称正确并不能证明目的地正确。大型医疗机构的转诊、病历和各专科可能使用不同的号码。

如果目的地不熟悉或号码有变更，请通过可信的联系渠道确认详细信息。不要仅依赖包含新投递说明的未经核实的消息。

然后确定所需文件、相关日期，以及任何必要的授权或审核。

从经批准的记录来源准备文件包

使用本机构批准的系统来调取记录。

检查每份文件上的患者标识信息，包括来自其他机构的附件。移除属于其他患者的文件，并在传输前处理任何不一致之处。

请合理编排文件包，方便接收方阅读。例如，转诊文件包可先放转诊函，再放相关结果和支持性记录。

对于纸质文件，请检查每张纸的两面。对于电子文件，请逐页检查，不要想当然地认为文件名准确反映了其内容。

扫描纸质记录或导入现有文件

Fax.Plus 支持附加现有文件，也支持通过其移动应用拍摄纸质文件。

扫描纸质文件时：

• 将页面放在平稳的表面上，并确保光线充足、字迹清晰可读。
• 拍摄整页内容，确保不要截掉标识信息或批注。
• 检查方向和清晰度。
• 确认没有缺页、重复页或页序错乱。

应用的拍摄流程支持查看和调整已扫描的页面，包括裁剪和旋转。发送前请检查最终的文件包。Fax.Plus 文档拍摄。

对于已有文件，请通过机构批准的工作流程获取。不要仅仅为了把文档转到发送设备上，而额外引入不必要的个人邮箱、照片备份或 cloud 存储环节。

评估文档在上传前的保护情况，以及在 fax 账户之外保留的任何副本。

使用机构已按 HIPAA 配置的账户

通过为该任务批准的个人员工访问权限登录。

发送 PHI 之前，机构应已完成所需的 Enterprise、ASC 和 BAA 配置。新创建的个人账户或免费额度不满足这些要求。

员工还应了解接收到的记录送达何处、由谁负责监控，以及谁可以访问接收号码。

当多个地点或团队共用一项服务时，这些职责尤其值得关注。

添加适当的封面信息

当机构政策或接收方办公室的流程要求时，请使用封面页。

有用的信息可包括发件人、目标科室、回电信息和预计页数。封面内容应与用途相符,不要不必要地重复敏感的临床信息。

封面页是一项实用的保障措施。HIPAA 并未普遍要求每份 fax 都附带封面页,而且封面页既无法纠正输错的目标号码,也不能让本不被允许的披露变得可以接受。

核对收件目标并发送

在 Fax.Plus 中，输入接收方的 fax 号码，附上准备好的文档，然后完成发送流程。

在点击发送之前，请将输入的目标号码与已核实的号码进行比对，并检查所附的文件包。核对页序、患者身份和所有封面信息。

请按照所用设备对应的最新应用说明操作。Fax.Plus 发送说明。

对于需要及时跟进的传输，请在发送前确定负责的员工。后续行动不应依赖于有人碰巧在之后注意到状态。

检查结果并完成后续跟进

请查看传输结果,不要想当然地认为点击发送就完成了任务。

如果 fax 发送失败，请调查所报告的问题，并遵循机构的重发流程。号码错误或接收设备不可用，与源文档无法辨认，所需的应对方式各不相同。

传输成功后，请将相应的确认信息与相关记录一并留存，或纳入经批准的跟踪流程。

fax 传输成功本身并不能确认临床医生已阅读该文档，或已将其归入患者病历。当后续行动需要对方确认时，请另行安排跟进。Fax.Plus 传输与安全常见问题。

可以通过 fax 发送医疗照片吗？

有时可以，但首先要明确接收方需要看到什么。

扫描的纸质表格不同于临床照片。转为 fax 后，转诊信可能仍然有用，而临床图像中细微的颜色或精细的视觉细节则可能无法保留。

与可识别患者相关联的图像也可能属于 PHI,即使患者的面部不可见。请通过机构批准的拍摄、存储和披露流程处理临床照片。

fax 可能会改变图像的外观

fax 传输可能会改变图像的明暗、对比度和细节。

Fax.Plus 支持在 Fax.Plus 用户之间传输彩色 fax。请勿假定发送至其他服务或 fax 机的 fax 会保留色彩。Fax.Plus 彩色 fax 指南。

HD 模式可以提升图像细节，但接收到的分辨率取决于接收设备。更高质量的设置并不能保证诊断图像的保真度。Fax.Plus 传输优化。

在采用某种文档工作流程之前，请与接收机构一起测试不含任何患者信息的代表性样例，并确认生成的页面符合预期用途。

保留原始临床图像

请将原始临床照片保存在机构认可的临床系统中。

当专科医生需要原始图像、详细的色彩对比或专用的影像格式时，请使用公认的临床图像共享流程。fax 可在适当情况下传送随附的书面报告或转诊单。

临床摄影应用可能用于拍摄、对比和存储，而 fax 服务则用于通过 fax 号码进行传送。请评估所涉及的每项服务的功能和安全保障措施。

审慎处理手机和备份中的副本

请勿假定导入或通过 fax 发送图像后，手机相册或备份中的原图及任何副本会被删除。

请使用经批准的设备和存储方式。对于本地副本，请遵循机构的处理流程，包括保留期限以及在适当情况下的删除。

请勿假定 Fax.Plus BAA 涵盖独立的拍摄、存储或共享应用。图像上传前的保护，以及 fax 账户之外副本的处理，都需要单独评估。

发送 fax 时，医疗助理必须检查哪些事项？

请在机构的流程范围内进行以下最终核查：

1. 披露：该请求是否被允许？是否已完成所需的授权或审核？
2. 患者：所有页面是否都属于目标患者？
3. 接收方：目的地是否已核实并正确输入？
4. 文件包：页面是否完整、顺序正确且清晰可读？
5. 图像：fax 是否适合传递接收方所需的视觉信息？
6. 后续跟进：由谁检查传输结果并处理异常情况？

此核查有助于实现一致的处理方式，并与机构的培训和病历发放流程相互补充。

对于不熟悉的请求、敏感的记录类别或相互冲突的指示，请在发送前获得相应的内部审核。

通过 fax 发送病历需要多长时间？

传输时间取决于页数和复杂程度、质量设置、目的地的可用性以及接收设备。

即使是页数很少的文件包，也不能保证即时送达。接收线路繁忙可能会延迟完成，而图像和更高质量的文档可能需要更长的传输时间。

如有截止时间，请预留时间用于排查发送失败的原因，并确认任何所需的回执。

如果有重试选项，请了解当前的设置和监控流程。请勿假定传输失败后总会在之后自动完成而无需工作人员关注。

如何处理收到的病历

指派工作人员监控接收流程，核对患者和文档类型，并将材料转交给相应的团队。请为人员缺勤以及通常的队列负责人无法处理的时段安排替补。

在依赖该文件包之前，请先检查其完整性和清晰度。如果缺少页面或关键信息无法辨认，请联系发送方。

然后通过机构认可的流程归档这些记录。文件进入 fax 收件箱并不会自动将其放入正确的患者病历中。

请对 fax、已下载的副本以及记录系统中的副本适用相应的访问和保留政策。应用程序的默认存储设置应对照机构的保留要求进行评估。

如果病历发送到了错误的 fax 号码怎么办？

如果出现病历 fax 误发，请立即通知机构的隐私或事件响应联系人。

请保留传输详情，并遵循既定的缓解流程。在适当情况下，该流程可能包括联系非预期接收方，并请求对方妥善处理这些文件。

请勿认为删除发送方的副本就能撤回已送达的 fax。

除非适用的例外情形或有书面记录的评估另有认定，否则不当披露通常会被推定为违规泄露。负责的团队应评估该事件及通知义务；仅凭接收方的保证不应终止审查。HHS 违规通知规则。

使用 Fax.Plus 发送病历

Fax.Plus 让工作人员可以通过浏览器或移动应用准备并发送医疗文件，包括使用移动应用扫描纸质文件。

对于 PHI，请使用 Enterprise，并启用 Advanced Security Controls 且签署 BAA。请围绕已核实的接收方、已审核的文件以及明确分配的后续跟进责任来建立发送流程。

涉及照片时，请先确认 fax 是否能保留接收团队所需的信息。请将原始临床图像保存在经批准的系统中；当临床图像的保真度很重要时，请使用已获认可的图像共享方式。

请联系 Fax.Plus 团队，讨论适用于贵机构病历工作流程的 Enterprise 方案设置。