HIPAA Fax Gereksinimleri

HIPAA kapsamında fax göndermeye izin var mı?

Evet. ABD Sağlık ve İnsani Hizmetler Bakanlığı (HHS), bir sağlayıcının tedavi amacıyla korunan sağlık bilgilerini başka bir sağlayıcıya fax ile gönderebileceğini doğrular. Korunan sağlık bilgisi (PHI), bir hastayı tanımlayabilecek her türlü sağlık bilgisidir; bir teşhisten doğum tarihine kadar uzanır.

HIPAA'nın istediği belirli bir teknoloji değil, özen göstermektir. HHS, Gizlilik Kuralı'nın güvenlik önlemleri gerekliliği olan 45 CFR 164.530(c) maddesine işaret eder ve basit örnekler verir: göndermeden önce fax numarasını doğrulayın ve fax makinesini yetkisiz kişilerin erişemeyeceği bir yerde tutun.

Fax gönderirken HIPAA ne gerektirir?

HIPAA, güvenlik önlemlerini üç grupta tanımlar. Her birinin fax göndermek açısından ne anlama geldiği aşağıda açıklanıyor.

İdari önlemler. Politikalar ve kişiler. PHI'yi fax ile kimlerin gönderip alabileceğine karar verin, onları eğitin ve göndermeden önce alıcı numaralarını doğrulayın. Yalnızca alıcının ihtiyaç duyduğu bilgileri gönderin.

Fiziksel önlemler. Belgelerin nereye ulaştığı. Ortak bir tepsideki kâğıt fax, klasik risktir. Çevrimiçi fax kullanırken bunun karşılığı, fax'ların bir makineye veya ortak bir posta kutusuna değil, korumalı bir gelen kutusuna düştüğünden emin olmaktır.

Teknik önlemler. Verilerin sistemlerde nasıl korunduğu. Bu; şifrelemeyi, kullanıcıya özgü erişimi ve bir fax'ı kimin gönderdiğini, aldığını veya görüntülediğini gösteren denetim kayıtlarını kapsar.

Birçok kuruluş ayrıca gizlilik bildirimi içeren bir kapak sayfası kullanır. HIPAA bunu özellikle zorunlu kılmaz ancak yaygın bir uygulamadır. Fax.Plus ücretsiz bir HIPAA fax kapak sayfası şablonu sunar.

Çevrimiçi fax hizmeti kullandığınızda neler değişir?

Bir hizmet sağlayıcı sizin adınıza PHI'yi depoladığında veya ilettiğinde, iş ortağınız haline gelir. HIPAA bu durumda bir Business Associate Agreement (BAA) gerektirir: sağlayıcının sizin için işlediği PHI'yi korumayı taahhüt ettiği bir sözleşme. BAA olmadan, hizmet ne kadar güvenli olursa olsun, PHI'yi bu hizmet üzerinden göndermek uyumlu değildir.

Ayrıca teknik önlemlerin hizmete yerleşik olmasını istersiniz. Fax.Plus Enterprise planında bunlar şunları içerir:

• Depolanan fax'lar için AES-256 şifreleme ve iletim sırasında TLS şifreleme
• Rol tabanlı erişim; üyeler yalnızca rollerinin izin verdiklerini görür
• Yöneticilerin ekip için zorunlu kılabildiği iki faktörlü kimlik doğrulama
• Hesap ve fax etkinliğine ilişkin denetim kayıtları
• Amerika Birleşik Devletleri ve Kanada dahil, fax verilerinizin nerede depolanacağını seçme imkânı

Fax için de başka bir şey için de resmî bir HIPAA sertifikası yoktur. Bir sağlayıcı kendisinin “HIPAA uyumlu” olduğunu söylediğinde önemli olan, bir BAA imzalaması ve gerekli güvenlik önlemlerini uygulamasıdır.

Fax.Plus'ta HIPAA uyumlu fax gönderimi nasıl ayarlanır?

Fax.Plus'ta HIPAA uyumlu fax gönderimi Enterprise planında kullanılabilir. Kurulum üç adımda tamamlanır:

1. Enterprise planında olun. Free, Basic, Premium ve Business planları HIPAA için uygun değildir ve PHI için kullanılmamalıdır.
2. Advanced Security Controls özelliğini açın. Hesap sahibi veya yönetici bunları Ayarlar, Güvenlik bölümünden etkinleştirir. Tüm ekip için aynı anda geçerli olurlar.
3. BAA talep edin ve imzalayın. BAA imzalanıp güvenlik kontrolleri açıldığında ekibiniz PHI gönderip alabilir.

HIPAA modu hesap düzeyinde ayarlanır; kullanıcı veya departman bazında ayarlanmaz. Enterprise hesabındaki herkes aynı korumalı yapı içinde çalışır; bu da bir ekip üyesinin hesabın korumasız bir köşesinden PHI içeren fax göndermesi riskini ortadan kaldırır.

HIPAA modu açıldığında neler değişir?

Ekipler genellikle geçiş yapmadan önce bunun yanıtını öğrenmek ister; işte tüm tablo.

Bilmeye değer iki ayrıntı var. HIPAA hesabındaki biri yanlışlıkla standart @fax.plus adresine e-posta gönderirse Fax.Plus iletiyi otomatik olarak TLS zorunlu hatta yönlendirir. Ayrıca Zapier kapalı olduğundan, bir HIPAA iş akışında fax'ı diğer sistemlerinize bağlamanın yolu API'dir. Ayrıntılar için HIPAA fax API'sine bakın.

HIPAA uyumlu fax iş akışlarını otomatikleştirme

HIPAA modu Zapier'i kapatır, ancak otomasyonu durdurmaz. E-posta ekleri, ayrıca etkinleştirilen isteğe bağlı bir iş akışıdır. HIPAA hesabında Fax.Plus API çalışmaya devam eder ve sağlık hizmetlerinde hasta kabulü için en önemli üç özellik şunlardır:

• Fax akışı (streaming). Gelen bir fax'ın her sayfası alındığı anda sisteminize gönderilir; böylece bir sevk daha ilk sayfadan itibaren önceliklendirilebilir. Akış özelliği talep üzerine etkinleştirilir ve HIPAA hesaplarında çalışır.
• Üretim düzeyinde webhook'lar. Olaylar, sunucunuzun doğrulayabilmesi için imzalanır; olay türüne ve fax numarasına göre filtrelenebilir. Ayrıca bir teslimat günlüğü, kaçırılan olayların yeniden oynatılması ve bir uç nokta sürekli hata verdiğinde uyarılar sunulur.
• Yükte PHI yok. Webhook olayları belgeyi değil, durum ve sayfa sayısı gibi fax ayrıntılarını taşır. Sisteminiz fax'ın kendisini API üzerinden indirir.

YZ asistanlarının fax ile çalışmasını sağlayan Fax.Plus MCP sunucusu, Advanced Security Controls etkin hesaplarda kullanılamaz; bu nedenle HIPAA iş akışları bunun yerine API'yi kullanır.

PHI için hangi Fax.Plus planları kullanılabilir?

Yalnızca Enterprise. Bu plan, HIPAA uyumlu fax gönderimi için gereken her şeyi bir araya getirir: BAA, Advanced Security Controls, denetim günlüğü, rol tabanlı erişim ve veri konumu seçenekleri. Alt planlar bunları içermez, bu nedenle PHI için uygun değildir.

Denetimlerin tam listesi için HIPAA uyumlu fax sayfasına bakın. Yasanın kendisine dair bir giriş için HIPAA nedir sayfasına göz atın.

HIPAA fax kontrol listesi

Ekibiniz PHI içeren fax göndermeden önce şunların her birini doğrulayın:

1. Fax sağlayıcınızla bir BAA imzalanmıştır.
2. Hesapta HIPAA modu (Fax.Plus'ta Advanced Security Controls) açıktır.
3. Yalnızca eğitimli personelin erişimi vardır ve roller görevleriyle uyumludur.
4. İki faktörlü kimlik doğrulama zorunlu tutulur.
5. Alıcı numaraları göndermeden önce doğrulanır ve mümkün olduğunda kişi olarak kaydedilir.
6. Fax'lar yalnızca alıcının ihtiyaç duyduğu bilgilerle gönderilir.
7. Personel, alınan fax'ların nereye düştüğünü bilir ve PHI'nin kişisel e-postaya veya onaylanmamış araçlara iletilmemesi gerektiğini bilir.