Guia do servidor de fax: o que é e quanto custa?

O fax continua a ser altamente relevante na era digital atual, especialmente para setores como a saúde, o direito e as finanças, que necessitam de uma transmissão de documentos segura e em conformidade. Os servidores de fax modernizam este método de comunicação digitalizando o processo.

Para as empresas que procuram uma alternativa ainda mais simples e económica, os serviços de fax online como Fax.Plus oferecem características avançadas, maior flexibilidade e segurança incomparável.

O que é um servidor de fax?

Um servidor de fax é um software ou hardware que permite enviar e receber documentos de fax eletronicamente por meio de uma rede. Ao contrário dos aparelhos de fax tradicionais, os servidores de fax digitalizam suas comunicações, economizando espaço, tempo e dinheiro.

Pense nisso como uma agência de correio digital — gerenciando faxes recebidos e enviados e entregando-os diretamente na sua caixa de entrada. Exemplos populares incluem soluções de servidor de fax da Microsoft ou sistemas de servidor de fax usados por pequenas empresas e grandes corporações.

Como funciona?

Servidores de fax convertem documentos em arquivos digitais e os enviam usando protocolos de internet, geralmente chamados de servidores de fax sobre IP . Veja como funciona passo a passo:

Um documento é digitalizado ou criado digitalmente.
O software do servidor de fax converte o documento em um formato de fax digital.
O fax digital é transmitido com segurança pela sua rede ou pela internet.
O servidor de fax do destinatário recebe e entrega o documento eletronicamente.

Os servidores de fax integram-se facilmente com as infraestruturas digitais existentes. No entanto, serviços como o Fax.Plus elimina completamente a necessidade de instalações no local, fornecendo capacidades de fax instantâneos baseadas na nuvem sem configuração complexa.

Onde os servidores de fax são usados? Casos de uso por setor

Saúde

Servidores de fax compatíveis com HIPAA transmitem registros de pacientes com segurança.

Legal

Gerencie e arquive digitalmente documentos jurídicos importantes.

Financiar

Envie documentos financeiros confidenciais por fax com segurança.

Benefícios de usar um servidor de fax

Os servidores de fax oferecem vantagens claras sobre as máquinas de fax tradicionais, como maior produtividade por meio do manuseio digital de documentos, economia significativa de custos pela eliminação de papel, toner e manutenção frequente, além de segurança aprimorada, tornando-os ideais para setores que exigem conformidade com regulamentações como a HIPAA.

O gerenciamento digital de documentos com servidores de fax simplifica a recuperação e o armazenamento, reduzindo a desorganização associada ao fax tradicional. No entanto, soluções de fax online em nuvem e servidores de fax online são ainda melhores.

Esses serviços baseados em nuvem oferecem conveniência superior, escalabilidade imediata, segurança ainda maior por meio de criptografia avançada, fácil integração com softwares existentes e acesso contínuo de qualquer lugar. Com o fax online na nuvem, as empresas se beneficiam de recursos robustos como assinaturas digitais, encaminhamento automatizado e atualizações em tempo real, proporcionando flexibilidade e eficiência incomparáveis para as necessidades de comunicação modernas.

Configuração e instalação

Para instalar um servidor de fax, certifique-se de que seu sistema atenda aos requisitos específicos:

Conectividade de rede (LAN ou internet)
Sistema operacional compatível (Windows Server para Microsoft Fax Server)
Armazenamento adequado para arquivos de fax

A instalação envolve:

Escolhendo a solução de servidor de fax correta (software ou hardware).
Instalando o software e conectando-o à sua rede.
Configurando configurações e permissões de usuário.
Testando a funcionalidade do sistema.

Com serviço de fax online como Fax.Plus , a instalação é desnecessária. Basta registar-se online, integrar-se perfeitamente nas suas ferramentas existentes e começar a enviar faxes imediatamente.

Integração com outros sistemas e conformidade

Os servidores de fax integram-se perfeitamente na infraestrutura de TI existente, ligando-se a sistemas de e-mail, plataformas CRM e soluções de armazenamento na nuvem. Os programas de fax integrados e os serviços de fax públicos melhoram o fluxo de comunicação, garantindo operações comerciais sem problemas.

Fax.Plus melhora ainda mais isto com uma integração fácil em plataformas como o Google Workspace, Microsoft Office 365 e Slack, permitindo operações comerciais sem problemas e ininterruptas.

Tanto os servidores de fax como os Fax.Plus ajudar as empresas a cumprir regulamentos como a HIPAA e o RGPD, fornecendo transmissão segura de documentos, pistas de auditoria e armazenamento encriptado.

FAQs

O que é um servidor de fax para pequenas empresas?

Uma solução de fax digital compacta e económica, concebida especificamente para pequenas empresas, embora os serviços na nuvem como Fax.Plus são normalmente mais económicos e fáceis de gerir.

Um servidor de fax é seguro?

Sim. Soluções modernas como servidores de fax compatíveis com HIPAA e Fax.Plus oferecem recursos robustos de segurança, encriptação e conformidade.

Os servidores de fax podem ser integrados aos aplicativos da Microsoft?

Sim, as soluções Microsoft Fax Server integram-se com o Office 365 e outras ferramentas da Microsoft. Fax.Plus também se integra perfeitamente no Microsoft Office 365, proporcionando uma experiência superior ao utilizador.