Leitfaden zum Faxserver: Was ist das und was kostet er?
Erfahren Sie, was ein Faxserver leistet, wie er sich mit Faxnetzen verbindet und welche Kosten Sie in Ihre Entscheidung einbeziehen sollten. Vergleichen Sie eine On-Premises-Lösung mit einem Cloud-Dienst, bevor Sie festlegen, wie Ihr Team Dokumente senden und empfangen soll.
Was ist ein Faxserver?
Ein Faxserver ist eine Software oder Hardware, mit der Sie Faxdokumente elektronisch über ein Netzwerk senden und empfangen können. Er bündelt Faxaufträge von Nutzern oder Anwendungen und kann Zustellung, eingehende Weiterleitung und gespeicherte Kopien verwalten. Die Anbindung an das Faxnetz hängt vom System ab: ein Modem mit Telefonleitung oder ein kompatibler Fax-over-IP-Dienst bzw. ein entsprechendes Gateway.
Wie funktioniert ein Faxserver?
Ein typisches ausgehendes Fax durchläuft die folgenden Phasen. Ausstattung und Verbindung unterscheiden sich je nach Lösung.
Dokument vorbereiten
Ein Dokument wird gescannt oder digital erstellt. Prüfen Sie Lesbarkeit und Seitenreihenfolge, bevor Sie das Fax absenden.
Faxauftrag absenden
Der Faxserver bereitet das Dokument für die Faxübertragung vor und stellt es zum Senden in die Warteschlange.
Verbindung zum Empfänger herstellen
Der Server sendet über sein konfiguriertes Modem, seine Telefonverbindung oder eine kompatible Fax-over-IP-Verbindung.
Ergebnis protokollieren
Die Gegenstelle kann ein Faxgerät, ein Server oder ein Online-Dienst sein. Das sendende System protokolliert das Ergebnis der Übertragung.
Was kann ein Faxserver zentralisieren?
Gemeinsames Senden
Mehrere Nutzer oder Anwendungen können Faxaufträge über ein zentral verwaltetes System absenden, statt jedes Dokument an einem separaten Gerät zu bearbeiten.
Digitale Dokumentenablage
Speichern Sie gesendete und empfangene Dokumente elektronisch und legen Sie fest, wer darauf zugreifen darf. Für Aufbewahrung und Backup muss weiterhin jemand die Verantwortung übernehmen.
Zugriff und Weiterleitung
Konfigurieren Sie Benutzerberechtigungen und Ziele für eingehende Faxe, sofern die Lösung dies unterstützt. Stimmen Sie diese Einstellungen auf die Personen ab, die Ihre Faxe bearbeiten.
Wie viel kostet ein Faxserver?
Es gibt keinen einheitlichen Preis für Faxserver. Vergleichen Sie Einrichtungs- und Betriebskosten über denselben Zeitraum, für dieselben Nutzer, Nummern, dasselbe Faxaufkommen und dieselben erforderlichen Verbindungen.
Einrichtungskosten
Berücksichtigen Sie Server- oder Appliance-Hardware, Softwarelizenzen, kompatible Faxgeräte oder Gateways sowie Installations- und Integrationsaufwand. Vorhandene Ausstattung kann die Anfangskosten verändern.
Betriebskosten
Berücksichtigen Sie Leitungs- oder Anbietergebühren, Wartung, Updates, Speicher, Backups und Administration. Vergleichen Sie bei einem Cloud-Angebot das Abonnement, die enthaltenen Seiten und Nummern, zusätzliche Nutzung und eventuellen Integrationsaufwand.
Einrichtung und Installation
Prüfen Sie anhand der Dokumentation des Anbieters vor der Installation, welche Betriebssysteme, Geräte und Verbindungen unterstützt werden.
Anforderungen prüfen
Ermitteln Sie das unterstützte Betriebssystem, die Netzwerkverbindung sowie den Bedarf an Speicher und Backup. Klären Sie, welches Modem, welche Leitung oder welche Fax-over-IP-Verbindung Ihr gewählter Server benötigt.
Installieren und konfigurieren
Installieren Sie die unterstützte Software oder Appliance, verbinden Sie sie mit dem Faxdienst und konfigurieren Sie Benutzer, Berechtigungen und die Weiterleitung eingehender Faxe. Testen Sie jede erforderliche Anwendungsanbindung auf korrekte Funktion.
Vor der Einführung testen
Testen Sie ausgehende und eingehende Faxe, die Weiterleitung und die Zustellergebnisse gemeinsam mit den Personen, die sie nutzen werden. Lassen Sie den bestehenden Dienst aktiv, bis eine Nummernübertragung bestätigt ist und die Sende- und Empfangstests erfolgreich waren.
Integrationen und Zugriff prüfen
Anwendungsanbindungen
Listen Sie die E-Mail-, Dokumenten- oder Geschäftssysteme auf, die Ihre Faxaufträge senden und empfangen. Prüfen Sie den unterstützten Connector oder die API, die jeweiligen Tarifvoraussetzungen und den Aufwand, um Ihren bestehenden Workflow nachzubilden.
Personen und Dokumente
Legen Sie vor der Einführung Benutzerzugriff, Nummernzuweisungen und Aufbewahrung fest. Prüfen Sie, welche Protokolle und Zustellnachweise verfügbar sind und wie Ihr Team mit Kopien außerhalb des Faxsystems umgeht.
Eine Cloud-Alternative zum Betrieb eines Faxservers
Fax.Plus betreibt den Faxdienst, sodass Ihr Team über einen Browser oder eine App senden kann, ohne einen Faxserver im Büro zu installieren. Für den Empfang sind ein kostenpflichtiger Tarif und eine zugewiesene Faxnummer erforderlich. Prüfen Sie bei einem bestehenden Server-Workflow vor dem Wechsel, ob Ihre Nummer übertragbar ist, wie Anwendungen angebunden werden und welchen Benutzerzugriff Sie benötigen.
FAQ
Was ist ein Faxserver für kleine Unternehmen?
Das ist ein Faxserver, der auf das Faxaufkommen und die Nutzerzahl eines kleineren Teams ausgelegt ist. Vergleichen Sie die dafür nötige Ausstattung, Anbindung und Wartung mit einem Cloud-Dienst, statt davon auszugehen, dass eine Option immer günstiger ist.
Gibt es einen kostenlosen Faxserver?
Manche Faxserver-Software ist Open Source, dennoch können für den Betrieb Kosten für Ausstattung, Faxanschluss, Hosting und Administration anfallen. Kostenlose Software ist etwas anderes als ein kostenloser gehosteter Faxdienst.
Ist ein Faxserver sicher?
Die Sicherheit hängt vom Produkt, von der Konfiguration und vom Umgang mit Dokumenten ab. Fax.Plus verschlüsselt gespeicherte Faxdateien im Ruhezustand mit AES-256 und individuellen Schlüsseln pro Benutzer. Für PHI erfordert Fax.Plus Enterprise, ein unterzeichnetes BAA und aktivierte Advanced Security Controls.
Lassen sich Faxserver in Microsoft-Anwendungen integrieren?
Die Kompatibilität hängt vom Server, von der Anwendung und vom unterstützten Connector ab. Der Windows Fax Server von Microsoft ist von Microsoft 365 getrennt. Prüfen Sie den genauen E-Mail-, Druck- oder Anwendungs-Workflow, den Sie benötigen; weder ein Microsoft-Abonnement noch ein Faxserver garantiert diese Anbindung.
Planen Sie Ihren nächsten Schritt zum Faxserver
Sehen Sie sich Serviceoptionen an, untersuchen Sie Verbindungsprobleme oder bereiten Sie Ihre Nummern und Anwendungs-Workflows auf einen Umzug vor.
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Ihren Fax-Workflow in die Cloud verlagern
Erstellen Sie Ihr Fax.Plus-Konto und versuchen Sie, ein Dokument von Ihrem Computer oder Smartphone zu senden. Nutzen Sie Ihre Serveranforderungen, um Empfang, Teamzugriff und eventuelle Anwendungsanbindungen zu planen.
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