Guía del servidor de fax: ¿Qué es y cuánto cuesta?
El fax sigue siendo muy importante en la era digital actual, especialmente para sectores como la sanidad, el derecho y las finanzas, que necesitan una transmisión de documentos segura y conforme a las normas. Los servidores de fax modernizan este método de comunicación digitalizando el proceso.
Para las empresas que buscan una alternativa aún más sencilla y rentable, los servicios de fax online como Fax.Plus ofrecen funciones avanzadas, mayor flexibilidad y una seguridad inigualable.
¿Qué es un servidor de fax?
Un servidor de fax es un software o hardware que le permite enviar y recibir documentos de fax electrónicamente a través de una red. A diferencia de las máquinas de fax de papel tradicionales, los servidores de fax digitalizan sus comunicaciones, ahorrando espacio, tiempo y dinero.
Piense en él como una oficina de correos digital: gestiona los faxes entrantes y salientes y los entrega directamente en su bandeja de entrada. Algunos ejemplos populares son las soluciones de servidor de fax de Microsoft o los sistemas de servidor de fax utilizados tanto por pequeñas empresas como por grandes corporaciones.
¿Cómo funciona?
Los servidores de fax convierten los documentos en archivos digitales y los envían mediante protocolos de Internet, a menudo denominados servidores de fax sobre IP. Así es como funciona paso a paso:
Un documento se escanea o se crea digitalmente.
El software del servidor de fax convierte el documento en un formato de fax digital.
El fax digital se transmite de forma segura a través de su red o de Internet.
El servidor de fax del destinatario recibe y entrega el documento electrónicamente.
Los servidores de fax se integran fácilmente en las infraestructuras digitales existentes. Sin embargo, servicios como Fax.Plus eliminan por completo la necesidad de instalaciones in situ, proporcionando capacidades instantáneas de fax en la nube sin configuraciones complejas.
¿Dónde se utilizan los servidores de fax? Casos de uso por sector
Atención médica
Legal
Finanzas
Ventajas de utilizar un servidor de fax
Los servidores de fax ofrecen claras ventajas sobre las máquinas de fax tradicionales, como una mayor productividad gracias a la gestión digital de documentos, un importante ahorro de costes al eliminar el papel, el tóner y el mantenimiento frecuente, y una mayor seguridad, lo que los hace ideales para los sectores que exigen el cumplimiento de normativas como la HIPAA.
La gestión digital de documentos con servidores de fax simplifica la recuperación y el almacenamiento, reduciendo el desorden asociado al envío de faxes tradicional. Sin embargo, aún mejores son las soluciones de fax en línea en la nube y los servidores de fax en línea.
Estos servicios basados en la nube ofrecen una comodidad superior, una escalabilidad inmediata, una seguridad aún mayor gracias al cifrado avanzado, una fácil integración con el software existente y un acceso continuo desde cualquier lugar. Con el fax en línea en la nube, las empresas se benefician de funciones robustas como las firmas digitales, el reenvío automatizado y las actualizaciones en tiempo real, lo que proporciona una flexibilidad y una eficiencia inigualables para las necesidades de comunicación modernas.
Configuración e instalación
Para instalar un servidor de fax, asegúrese de que su sistema cumple los requisitos específicos:
Conectividad de red (LAN o Internet)
Sistema operativo compatible (Windows Server para Microsoft Fax Server)
Almacenamiento adecuado para los archivos de fax
La instalación implica:
Elegir la solución de servidor de fax adecuada (software o hardware).
Instalar el software y conectarlo a su red.
Configurar los ajustes y los permisos de usuario.
Probar la funcionalidad del sistema.
Con un servicio de fax en línea como Fax.Plus, la instalación es innecesaria. Solo tiene que registrarse en línea, integrarse perfectamente con sus herramientas actuales y empezar a enviar faxes inmediatamente.
Integración con otros sistemas y cumplimiento normativo
Los servidores de fax se integran perfectamente en la infraestructura de TI existente, conectándose con sistemas de correo electrónico, plataformas CRM y soluciones de almacenamiento en la nube. Los programas de fax integrados y los servicios públicos de fax mejoran el flujo de comunicación, garantizando un funcionamiento fluido de la empresa.
Fax.Plus mejora aún más este aspecto con una integración sin esfuerzo en plataformas como Google Workspace, Microsoft Office 365 y Slack, lo que permite un funcionamiento fluido e ininterrumpido de la empresa.
Tanto los servidores de fax como Fax.Plus ayudan a las empresas a cumplir normativas como HIPAA y GDPR proporcionando una transmisión segura de documentos, registros de auditoría y almacenamiento cifrado.
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