Slack è conforme a HIPAA?

Sì, Slack può supportare la collaborazione del personale soggetta a HIPAA nell'ambito del suo accordo enterprise coperto, di un BAA sottoscritto e della configurazione richiesta. Un normale abbonamento a Slack o un'app fax installata non bastano, da soli, a stabilire che un flusso di lavoro con documenti dei pazienti sia coperto.

Per uno studio che coordina le segnalazioni in arrivo, la domanda utile è cosa arriva su Slack: una notifica, informazioni identificative, un link o il fax stesso. L'accordo con Slack, l'accordo con il fornitore di fax e i controlli di accesso devono corrispondere a questo flusso effettivo.

Quali organizzazioni e accordi Slack sono coperti?

I termini attuali di Slack richiedono un piano di livello enterprise coperto, un Business Associate Agreement (BAA) firmato e la conferma dell'abilitazione HIPAA dell'organizzazione designata. Gli acquisti attuali richiedono inoltre lo Slack HIPAA Enabled SKU, la voce d'ordine dedicata a questo accordo. GovGrid è escluso.

Conferma l'organizzazione Enterprise+ o Grid legacy indicata nell'accordo e gli spazi di lavoro che copre. La copertura di un'organizzazione designata non si estende automaticamente a ogni altra organizzazione di proprietà del cliente.

Ottieni tramite Slack il BAA applicabile, la guida aggiornata per le entità HIPAA e la conferma dell'abilitazione. La tua organizzazione resta responsabile della propria conformità complessiva a HIPAA, inclusi uso consentito, accesso, monitoraggio e gestione dei documenti.

Chi può ricevere le notifiche fax relative ai pazienti?

La guida HIPAA di Slack indica alle organizzazioni di usare canali privati per condividere informazioni sanitarie protette (PHI). Prima di aggiungere qualcuno, controlla la cronologia esistente del canale: l'iscrizione può esporre sia le discussioni precedenti relative ai pazienti sia i messaggi futuri.

Mantieni il pubblico allineato al personale che gestisce i documenti. Controlla ospiti, partecipanti esterni, modifiche ai canali e uscita del personale. Per Slack Connect, conferma le autorizzazioni e la condivisione consentita dalla legge; la funzione non elimina questi requisiti. Includi nella valutazione del pubblico anche l'accesso autorizzato per esportazione e Discovery, poiché la visibilità di un canale privato non si limita ai suoi membri abituali.

L'accordo HIPAA riguarda la collaborazione del personale, non la comunicazione rivolta ai pazienti. La guida di Slack vieta la comunicazione con pazienti, aderenti ai piani, loro familiari o datori di lavoro, e vieta di aggiungerli come utenti od ospiti dello spazio di lavoro o dei canali. Un avviso di segnalazione in un canale del team di cura è un uso diverso dall'inviare un messaggio al paziente su quella segnalazione.

Cosa fa l'integrazione di Fax.Plus con Slack?

Fax.Plus offre un'integrazione nativa con Slack per le notifiche di nuovi fax e lo stato dei fax inviati. Le impostazioni generali dell'integrazione includono allegati opzionali, ma il comportamento disponibile in ambito sanitario è diverso.

Per le PHI di un'organizzazione, l'invio di fax in ambito sanitario con Fax.Plus richiede Enterprise, Advanced Security Controls (ASC) abilitato e un BAA firmato. La disponibilità generale dell'integrazione su Business non rende quel piano un accordo equivalente per le PHI.

Con ASC, le notifiche Slack continuano senza i file fax allegati. Recupera il fax nell'ambiente Fax.Plus approvato. La documentazione sull'integrazione ASC descrive questo limite; la documentazione sull'integrazione nativa con Slack spiega la sua funzione generale di notifica.

Questi avvisi non costituiscono un editor nativo per nuovi fax all'interno di Slack. Né un avviso, da solo, stabilisce chi si è assunto la responsabilità di rivedere il documento.

Quali informazioni espone un avviso senza allegati?

Esamina i campi effettivi della notifica nella configurazione approvata dell'account. Un numero di fax, un identificativo o un messaggio contestuale possono rivelare informazioni sensibili anche quando il documento resta in Fax.Plus.

Verifica sia il pubblico di Slack sia le autorizzazioni per qualsiasi risorsa collegata. La possibilità per un membro del canale di vedere una notifica e la sua autorizzazione ad aprire il fax sono decisioni distinte. Se il team sta scegliendo una piattaforma di collaborazione, confronta il coordinamento dei fax tramite Microsoft Teams in base al suo account e alle sue regole di notifica.

Ad esempio, un canale privato di accettazione può avvisare il personale competente che un fax richiede attenzione, mentre il documento resta nell'account fax. Prima di adottare questo processo, controlla i campi visibili e gli utenti autorizzati. Non dare per scontato che senza allegati significhi senza PHI. Configura le anteprime delle notifiche mobili in modo che i contenuti relativi ai pazienti non compaiano prima dello sblocco del dispositivo.

E per le email e gli allegati dei fax?

Gli allegati email sicuri opzionali di Fax.Plus hanno requisiti distinti e non modificano la politica sugli allegati di Slack con ASC. Attivare un'opzione email non abilita gli allegati dei file fax in Slack.

La consegna sicura dei fax via email non stabilisce che l'inoltro dei fax dei pazienti in Slack sia approvato. L'acquisizione via email è un'integrazione separata, la cui disponibilità, i cui requisiti di trasmissione, i destinatari e le copie conservate vanno valutati in modo indipendente. Per il coordinamento dei fax dei pazienti, usa il flusso approvato di notifica nativa e recupero dei documenti.

Il BAA di Slack copre il fornitore di fax?

No. Il BAA di Slack non copre automaticamente un servizio fax indipendente né il fornitore di un'app di terze parti. Se entrambi i fornitori gestiscono PHI elettroniche, ogni rapporto richiede una propria copertura contrattuale applicabile.

Conferma l'accordo con Slack e sottoscrivi il BAA di Fax.Plus, oltre ai requisiti Enterprise e ASC. La documentazione HIPAA di Alohi illustra i prerequisiti dell'account fax. La presenza di un'app in elenco o una connessione riuscita non sostituisce l'accordo di nessuno dei due fornitori.

Dove devono risiedere i documenti e le responsabilità di verifica?

Slack non deve essere il sistema di registrazione delle PHI. Conserva il documento fax nel flusso di lavoro documentale approvato e completa l'eventuale archiviazione clinica richiesta secondo la politica di gestione dei documenti della tua organizzazione.

Allinea la conservazione tra messaggi pertinenti, documenti fax, esportazioni e copie scaricate. Definisci il monitoraggio e la prevenzione della perdita di dati per l'ambiente Slack e verifica quali evidenze gli amministratori possano effettivamente consultare. Un'esportazione dei messaggi non va considerata come una registrazione completa di ogni visualizzazione o download dei documenti.

Stabilisci chi controlla i fax in arrivo, come un altro membro del personale copre le assenze e come viene registrato il completamento. Un avviso recapitato non assegna un responsabile, non dimostra una revisione clinica e non aggiorna automaticamente una cartella clinica. Prima di usare la configurazione proposta per notifiche e accessi nel lavoro con i pazienti, testala con documenti sintetici.