Efax conforme à HIPAA

Un service d'efax permet d'envoyer et de recevoir des fax par internet depuis un ordinateur, un smartphone ou une API, sans fax physique ni ligne téléphonique dédiée. Les documents sont transmis numériquement et un numéro de fax standard est attribué. Dans le secteur de la santé, un service d'efax doit être conforme à HIPAA, avec un BAA signé et des contrôles de sécurité adaptés, pour pouvoir traiter légalement des informations de santé protégées.

Un service d'efax conforme à HIPAA doit fournir un BAA signé conformément à 45 CFR §164.308(b)(1), un chiffrement AES-256 au repos et TLS en transit conformément à 45 CFR §164.312(e)(2)(ii), des contrôles d'audit consignant toute l'activité des fax conformément à 45 CFR §164.312(b), et des contrôles d'accès basés sur les rôles conformément à 45 CFR §164.514(d). Toutes ces exigences relèvent de la règle de sécurité de HIPAA (45 CFR Part 164).

Non. Les services d'efax ne sont pas automatiquement conformes à HIPAA. Pour l'être, un service doit fournir un BAA signé, le chiffrement, des pistes d'audit et des contrôles d'accès. Les organisations de santé doivent vérifier les fonctionnalités de conformité incluses dans leur plan avant de transmettre des PHI par efax.

Un Business Associate Agreement (BAA) est un contrat juridiquement contraignant qui établit une relation formelle entre une entité couverte (un prestataire de santé, un régime de santé ou un centre d'échange de données) et un sous-traitant, tel qu'un fournisseur de services d'efax, qui traite des PHI. Sans BAA signé, l'utilisation d'un service d'efax pour transmettre des PHI constitue une violation de HIPAA, quelles que soient les mesures de sécurité techniques en place.

Les fax traditionnels présentent des risques de conformité : les documents restent sans surveillance, sans piste d'audit, sans stockage chiffré et sans contrôle d'accès, alors que l'article 45 CFR §164.312(c)(1) l'exige. Les services d'efax conformes à HIPAA comblent ces lacunes : les fax sont chiffrés, l'accès est restreint, chaque événement est consigné et un BAA signé encadre formellement le traitement des PHI. Le passage à l'efax supprime aussi les coûts de matériel, permet d'envoyer des fax depuis n'importe quel appareil et prend en charge l'intégration directe avec les DSE et DME via API.

Oui. Fax.Plus est conforme à HIPAA avec le plan Enterprise, qui comprend les Advanced Security Controls, le chiffrement AES-256, des pistes d'audit complètes, des contrôles d'accès basés sur les rôles et un BAA signé. Les plans inférieurs n'incluent pas de BAA et ne constituent pas des solutions conformes à HIPAA.

La conformité à HIPAA avec un BAA signé est disponible uniquement avec le plan Enterprise. Les plans Free, Basic, Premium et Business n'incluent pas de BAA et ne sont pas des solutions d'efax conformes à HIPAA. Les clients Enterprise doivent également activer les Advanced Security Controls conformément à l'article 45 CFR §164.310(d)(1), en plus du BAA, pour être pleinement conformes à HIPAA. Contactez l'équipe commerciale de Fax.Plus pour commencer.

Oui, avec le plan Enterprise et le mode HIPAA activé. Fax.Plus Enterprise permet la transmission de dossiers médicaux, d'ordonnances, de résultats d'analyses, de lettres d'orientation et de documents d'assurance. Le mode HIPAA limite la transmission à l'application web, à l'application de bureau, à l'application mobile, à l'API de fax et à l'email-to-fax via l'adresse @tls.fax.plus, qui impose TLS.

Oui. L'API de fax Fax.Plus, disponible avec le plan Enterprise, s'intègre aux systèmes DSE et DME pour automatiser les flux de fax conformes à HIPAA. Les organisations peuvent envoyer, recevoir et acheminer des fax par programmation, avec un chiffrement AES-256 complet et une journalisation d'audit maintenus de bout en bout. L'API prend en charge les webhooks pour des mises à jour de statut en temps réel et se connecte aux systèmes de documentation clinique afin d'éviter toute manipulation manuelle des PHI.

eFax, le service de fax en ligne de Consensus Cloud Solutions, peut être conforme à HIPAA, mais uniquement sous certaines conditions. Les plans standard eFax Plus et Pro n'incluent pas de Business Associate Agreement et ne sont donc pas conformes à HIPAA par défaut. Le passage à eFax Protect (49,99 $ par mois) ajoute un BAA et une couverture HIPAA de base, mais ce plan n'est pas certifié HITRUST et ne couvre pas les flux avancés d'audit et de stockage. Une conformité complète à HIPAA avec certification HITRUST nécessite eFax Corporate, un plan entreprise à tarification sur mesure. Dans tous les cas, la signature d'un BAA avec eFax est obligatoire. Sans BAA signé, toute transmission de PHI via un service d'efax constitue une violation de HIPAA, quel que soit le chiffrement en place. Consultez notre avis sur eFax.