HIPAA-konformes cloud-Fax

Cloud-Fax kann einen HIPAA-konformen Dokumentenaustausch unterstützen, wenn die Vereinbarung des Anbieters, die Sicherheitskonfiguration und die Praktiken der Organisation die geltenden Anforderungen erfüllen. Das Personal sendet und empfängt Dokumente über ein Online-Konto, anstatt sich auf ein Faxgerät im Büro zu verlassen.

Die Wahl eines HIPAA-konformen Online-Fax-Anbieters erfordert daher mehr als die Prüfung eines Sicherheitssiegels. Klären Sie, wer Dokumente empfängt, was die Übertragung bestätigt, wo sich Kopien ansammeln und welche Dienstvereinbarung PHI abdeckt.

Was ändert sich, wenn Fax in die Cloud wechselt?

Der Anbieter betreibt den Online-Fax-Dienst, während das Personal über seine Konten auf Dokumente zugreift. Eine externe Organisation kann ihre Faxnummer weiterhin nutzen, ohne ein Konto beim selben Anbieter zu eröffnen.

Für die Praxis kann das die Abhängigkeit von dem Arbeitsplatz oder Raum mit dem Faxgerät verringern. Zugleich entstehen Kontoberechtigungen, Online-Speicher und Entscheidungen zu E-Mail-Zustellung und Downloads.

Die empfangende Praxis muss die erhaltenen Dokumente weiterhin schützen. Wenn ihr Faxgerät Patientenunterlagen ausdruckt, bleibt der Zugriff auf diese Seiten relevant, auch wenn der Absender einen Cloud-Dienst nutzt.

Das HHS erlaubt das Faxen von Arzt zu Arzt zu Behandlungszwecken mit angemessenen Schutzmaßnahmen, einschließlich der Überprüfung des Empfängers und des Schutzes erhaltener Dokumente. HHS-Leitfaden zum Faxversand.

Bestätigen Sie die Vereinbarung, die Patienteninformationen abdeckt

Bitten Sie den Anbieter vor dem Kauf, das geeignete Abonnement, die erforderlichen Einstellungen und den geltenden BAA zu nennen.

Das HHS erläutert, dass ein Cloud-Anbieter, der elektronische PHI im Auftrag einer Organisation speichert oder verarbeitet, ein Business Associate ist – auch dann, wenn er verschlüsselte Informationen ohne den Entschlüsselungsschlüssel aufbewahrt. Der Kunde muss zudem seine eigene Risikoanalyse durchführen und angemessene Schutzmaßnahmen festlegen. HHS-Leitfaden zum Cloud-Computing.

Die Fax-Einrichtung von Fax.Plus für das Gesundheitswesen erfordert Enterprise, aktivierte Advanced Security Controls und einen unterzeichneten BAA. Basic, Premium und Business bieten keine alternative HIPAA-geeignete Vereinbarung. Fax.Plus-Anforderungen für das Gesundheitswesen.

Behalten Sie diese Bedingungen im Blick, wenn Sie ein Angebot einholen. Ein allgemeiner Einstiegspreis oder ein kostenloses Kontingent gibt keinen Aufschluss über die Kosten oder den Leistungsumfang einer Lösung für das Gesundheitswesen.

Sehen Sie, wie das Personal Unterlagen empfängt und verwaltet

Eine Anbieter-Demonstration sollte die Personen einbeziehen, die eingehende Faxe bearbeiten.

Lassen Sie Mitarbeitende am Empfang ein empfangenes Dokument öffnen, die zugehörige Patientin oder den zugehörigen Patienten identifizieren und dem Prüfprozess der Praxis folgen. Prüfen Sie, worauf die behandelnde Fachkraft zugreifen kann und wer eingehende Unterlagen bei Abwesenheit überwacht.

In Fax.Plus bestimmen die Zuweisungen von Empfangsnummern und die Kontohierarchie den Zugriff auf Fax-Inhalte mit. Administrative Berechtigungen sind davon getrennt: Eine Administratorin oder ein Administrator sieht nicht automatisch jedes Dokument. Prüfen Sie beide Einstellungen, wenn Sie festlegen, wie das Personal arbeiten soll. Organisationsrollen in Fax.Plus.

Verwenden Sie individuelle Konten, anstatt sich auf eine gemeinsame Anmeldung zu verlassen. Legen Sie fest, wer den Zugriff entzieht und die Informationen der Praxis sichert, wenn jemand ausscheidet.

Verstehen Sie, was die Übertragungsbestätigung belegt

Prüfen Sie, wie der Anbieter fehlgeschlagene und abgeschlossene Übertragungen dokumentiert.

Die Bestätigungsberichte von Fax.Plus enthalten Angaben wie Datum, Uhrzeit, Status und Seitenanzahl. Damit kann Ihr Personal einen Übertragungsversuch nachverfolgen oder mit der empfangenden Praxis über ein fehlendes Dokumentenpaket sprechen. Bestätigungsberichte von Fax.Plus.

Der Status „Erfolgreich“ bedeutet, dass die empfangende Gegenstelle die Übertragung bestätigt hat. Er belegt nicht, dass die vorgesehene Ärztin oder der vorgesehene Arzt das Dokument gelesen hat oder dass es in die richtige Patientenakte gelangt ist. Übertragungsstatus bei Fax.Plus.

Legen Sie fest, wie bei fehlgeschlagenen Sendungen und zeitkritischen Unterlagen nachzufassen ist. Testen Sie diesen Ablauf während der Demonstration, einschließlich der Frage, wer einen Fehler bemerkt und wer die empfangende Praxis kontaktiert.

Entscheiden Sie, ob eingehende Faxe per E-Mail zugestellt werden sollen

Die E-Mail-Zustellung kann Ihrem Personal die Arbeit in einem vertrauten Posteingang ermöglichen, schafft aber zugleich einen weiteren Speicherort für das Dokument.

Fax.Plus nutzt bei HIPAA-aktivierten Konten standardmäßig eine reine Benachrichtigungs-E-Mail-Zustellung. Optionale Anhänge erfordern die Zustimmung der Organisation durch die Inhaberin bzw. den Inhaber oder die Administration, die individuelle Zustimmung der einzelnen Nutzenden (Opt-in) sowie die Unterstützung von TLS 1.2 oder höher durch den Server der Empfängerseite.

Schlägt die erforderliche verschlüsselte Zustellung fehl, wird keine Ersatz-Benachrichtigungs-E-Mail versendet. Das Fax bleibt in Fax.Plus verfügbar. HIPAA-Anforderungen für E-Mail-Anhänge.

Prüfen Sie vor der Aktivierung von Anhängen den Postfachzugriff, die Weiterleitung und die Aufbewahrung. Ihr Personal muss außerdem wissen, wann es direkt in Fax.Plus nachsehen sollte, statt sich ausschließlich auf E-Mails zu verlassen.

Für ausgehendes Email-to-Fax nutzen berechtigte Mitglieder in der dokumentierten Konfiguration für das Gesundheitswesen den speziellen Zielnummern-Weg, der auf endet. HIPAA-Anforderungen für Email-to-Fax.

Prüfen Sie Schutz und Aufbewahrung über den Posteingang hinaus

Fax.Plus dokumentiert die AES-256-Verschlüsselung für gespeicherte Faxdateien. Klären Sie bei der Prüfung der Architektur eines Anbieters, wo welcher Schutz greift: Die Speicherverschlüsselung allein beschreibt nicht jede Phase des Wegs eines Faxes. Schutz gespeicherter Dateien bei Fax.Plus.

Auch die Aufbewahrung erfordert eine ebenso konkrete Besprechung.

Fax.Plus Enterprise bietet Aufbewahrungskontrollen für gespeicherte Faxe mit endgültiger Löschung gemäß der konfigurierten Richtlinie. Diese Löschung entfernt keine Kopien, die bereits heruntergeladen, per E-Mail versendet oder von einer anderen Organisation empfangen wurden. Aufbewahrungskontrollen bei Fax.Plus.

Legen Sie fest, wo Ihre Praxis die Unterlagen aufbewahrt und wie mit zusätzlichen Kopien umgegangen wird. Prüfen Sie den Aufbewahrungsbedarf, bevor Sie sich auf die automatische Löschung verlassen, einschließlich der Frage, was geschieht, wenn Dokumente für die Untersuchung eines Vorfalls benötigt werden.

Überprüfen Sie Integrationen in der Konfiguration für das Gesundheitswesen

Dass eine Integration auf einer allgemeinen Produktseite aufgeführt ist, belegt nicht, dass sie nach der Aktivierung der Sicherheitskontrollen weiterhin verfügbar ist.

Die Fax.Plus-REST-API bleibt unter Advanced Security Controls verfügbar. Zapier und der gehostete MCP-Connector sind in dieser Konfiguration nicht verfügbar. Verfügbarkeit von API und Integrationen, MCP-Einschränkung.

Bitten Sie den Anbieter, die konkrete Aktion vorzuführen, die Ihre Systeme benötigen. Ein Dokument zu öffnen, es zu exportieren und es automatisch abzulegen sind unterschiedliche Funktionen.

Wenn Ihr Personal einen Schritt weiterhin manuell durchführt, nehmen Sie diese Zuständigkeit in den Betriebsplan auf. Gehen Sie nicht davon aus, dass ein API-Zugang eine fertige Verbindung zur Patientenakte bietet.

Vergleichen Sie das vollständige Angebot

Vermitteln Sie dem Anbieter ein realistisches Bild Ihrer Praxis: eingehendes und ausgehendes Faxaufkommen, Personal mit Zugriffsbedarf, Faxnummern und Anforderungen an den Umgang mit Dokumenten.

Klären Sie anschließend die Abrechnungsdefinitionen. Fragen Sie, was als Nutzung zählt, ob Kontingente gemeinsam genutzt werden und welche zusätzlichen Nummern oder Funktionen mehr kosten.

Vergleichen Sie das Angebot mit den tatsächlichen Kosten Ihrer Praxis. Eine kleine Praxis, die einen einzelnen Faxanschluss ersetzt, hat andere wirtschaftliche Voraussetzungen als eine Organisation, die mehrere Server und Geräte ausmustert.

Klären Sie, ob die bestehende Nummer übertragbar ist. Lassen Sie den aktuellen Dienst aktiv, bis die Übertragung abgeschlossen ist, und stimmen Sie Tests und Kündigung mit den beteiligten Anbietern ab. Hinweise zur Rufnummernmitnahme bei Fax.Plus.

Verwenden Sie für die abschließende Demonstration repräsentative Dokumente ohne Patientendaten und die vorgesehenen Konten Ihres Personals. Prüfen Sie Empfang, Zugriff, Übertragungsberichte, den Umgang mit fehlgeschlagenen Sendungen und jede E-Mail-Zustellung. Diese Aufgaben zeigen, wie der vorgeschlagene Dienst für die Menschen funktioniert, die ihn täglich nutzen.