cloud fax, соответствующий требованиям HIPAA

Облачный fax может использоваться для обмена документами в соответствии с требованиями HIPAA, если соглашение с поставщиком, конфигурация безопасности и практики организации отвечают применимым требованиям. Сотрудники отправляют и получают документы через онлайн-аккаунт, а не через офисный факсимильный аппарат.

Поэтому при выборе онлайн-поставщика fax, соответствующего HIPAA, недостаточно проверить значок безопасности. Определите, кто получает документы, что подтверждает отправку, где накапливаются копии и какое соглашение об услугах распространяется на PHI.

Что меняется при переходе fax в cloud?

Поставщик обеспечивает работу онлайн-сервиса fax, а сотрудники получают доступ к документам через свои аккаунты. Внешняя организация по-прежнему может использовать свой номер fax, не регистрируясь у того же поставщика.

Для медицинской организации это снижает зависимость от рабочего места или помещения, где стоит факсимильный аппарат. При этом появляются разрешения для аккаунтов, онлайн-хранение, а также вопросы о доставке по электронной почте и скачивании документов.

Принимающая организация по-прежнему должна защищать получаемые документы. Если её факсимильный аппарат печатает медицинские документы пациентов, доступ к этим страницам остаётся важным, даже если отправитель использует облачный сервис.

HHS допускает отправку документов по fax между врачами в целях лечения при условии разумных мер защиты, включая проверку получателя и защиту полученных документов. Рекомендации HHS по использованию fax.

Уточните, какое соглашение распространяется на данные пациентов

Перед покупкой попросите поставщика указать подходящий тариф, необходимые настройки и применимое BAA.

HHS разъясняет, что облачный поставщик, который хранит или обрабатывает электронные PHI от имени организации, является деловым партнёром. Это относится и к случаю, когда поставщик хранит зашифрованные данные без ключа расшифровки. Клиент также обязан провести собственный анализ рисков и принять необходимые меры защиты. Рекомендации HHS по облачным вычислениям.

Конфигурация Fax.Plus для медицинских организаций требует тарифа Enterprise, включённых Advanced Security Controls и подписанного BAA. Тарифы Basic, Premium и Business не предусматривают альтернативного варианта, соответствующего требованиям HIPAA. Требования Fax.Plus для медицинских организаций.

Учитывайте эти условия при получении коммерческого предложения. Общая начальная цена или бесплатный лимит не определяют стоимость и состав услуг для внедрения в медицинской организации.

Посмотрите, как сотрудники будут получать документы и работать с ними

В демонстрации поставщика должны участвовать сотрудники, которые работают с входящими fax.

Попросите сотрудника регистратуры открыть полученный документ, определить пациента и выполнить процедуру проверки, принятую в организации. Изучите, к чему имеет доступ врач и кто следит за входящими документами во время отсутствия ответственного сотрудника.

В Fax.Plus доступ к содержимому fax определяют назначения принимающих номеров и иерархия аккаунтов. Административные разрешения при этом действуют отдельно: администратор не видит автоматически все документы. Проверьте обе настройки, когда определяете порядок работы сотрудников. Организационные роли в Fax.Plus.

Используйте индивидуальные аккаунты и не полагайтесь на общий логин. Определите, кто отзывает доступ и сохраняет данные организации при увольнении сотрудника.

Выясните, что именно подтверждает отчёт об отправке

Проверьте, как поставщик фиксирует неудачные и завершённые передачи.

Отчёты о подтверждении Fax.Plus содержат такие сведения, как дата, время, статус и количество страниц. С их помощью сотрудники могут проанализировать попытку отправки или обсудить с принимающим офисом недостающие страницы. Отчёты о подтверждении Fax.Plus.

Статус «успешно» означает, что принимающее устройство подтвердило получение передачи. Он не доказывает, что нужный врач прочитал документ или что документ попал в карту нужного пациента. Статус передачи Fax.Plus.

Согласуйте порядок действий при неудачных отправках и для срочных документов. Проверьте этот порядок во время демонстрации: кто замечает сбой и кто связывается с принимающим офисом.

Решите, нужно ли пересылать входящие fax на электронную почту

Доставка по электронной почте позволяет сотрудникам работать в привычном почтовом ящике, но создаёт ещё одно место хранения документа.

Для аккаунтов с включённым режимом HIPAA Fax.Plus по умолчанию использует отправку по электронной почте только уведомлений, без вложений. Вложения подключаются по желанию. Для этого необходимы согласие организации в лице владельца или администратора, согласие каждого пользователя и поддержка TLS 1.2 или выше на сервере получателя.

Если требуемая зашифрованная доставка не удалась, повторное уведомление по электронной почте не отправляется. Fax остаётся доступным в Fax.Plus. Требования HIPAA к вложениям в электронных письмах.

Прежде чем включать вложения, проверьте доступ к почтовым ящикам, пересылку и хранение писем. Сотрудникам также нужно знать, когда следует проверять Fax.Plus напрямую, а не полагаться только на электронную почту.

Для исходящих сообщений Email-to-Fax уполномоченные участники используют отдельный маршрут с номером назначения, оканчивающийся на , в рамках документированной конфигурации для здравоохранения. Требования HIPAA к Email-to-Fax.

Изучите меры защиты и хранение данных не только во входящих

Fax.Plus описывает шифрование хранимых файлов fax по стандарту AES-256. Изучая архитектуру поставщика, уточните, на каких этапах действует каждая мера защиты: шифрование при хранении не охватывает все этапы пути fax. Защита хранимых файлов Fax.Plus.

Хранение документов также требует конкретного обсуждения.

Тариф Fax.Plus Enterprise предоставляет настройки хранения для сохранённых fax с безвозвратным удалением в соответствии с заданной политикой. Удаление не затрагивает копии, которые уже были скачаны, отправлены по электронной почте или получены другой организацией. Настройки хранения Fax.Plus.

Определите, где организация хранит документ и как обрабатываются дополнительные копии. Прежде чем полагаться на автоматическое удаление, оцените потребности в сохранении данных, в том числе на случай, когда документы понадобятся для расследования инцидента.

Проверьте интеграции в конфигурации для здравоохранения

Наличие интеграции на общей странице продукта не означает, что она останется доступной после включения мер безопасности.

REST API Fax.Plus остаётся доступным при включённых Advanced Security Controls. Zapier и размещённый коннектор MCP в этой конфигурации недоступны. Доступность API и интеграций, ограничение MCP.

Попросите поставщика продемонстрировать конкретное действие, которое требуется вашим системам. Открытие документа, его экспорт и автоматическое сохранение в системе — это разные возможности.

Если сотрудники продолжат выполнять какой-либо шаг вручную, включите эту обязанность в операционный план. Не считайте, что доступ к API означает готовое подключение к карте пациента.

Сравните предложение целиком

Дайте поставщику реалистичное представление о вашей организации: объём входящего и исходящего трафика, количество сотрудников, которым нужен доступ, номера fax и требования к обработке документов.

Затем уточните условия тарификации. Узнайте, что считается использованием, действуют ли общие лимиты и за какие дополнительные номера или возможности взимается плата.

Сопоставьте предложение с реальными расходами офиса. Для небольшой практики, заменяющей одну линию fax, экономика отличается от экономики организации, которая выводит из эксплуатации несколько серверов и устройств.

Уточните, можно ли перенести действующий номер. Не отключайте текущую услугу до завершения переноса. Согласуйте тестирование и расторжение договора со всеми задействованными поставщиками. Рекомендации Fax.Plus по переносу номера.

Для итоговой демонстрации используйте типовые документы без данных пациентов и аккаунты сотрудников, которые будут работать с сервисом. Проверьте приём, доступ, отчёты об отправке, обработку неудачных отправок и доставку по электронной почте, если она используется. Эти проверки покажут, как предлагаемый сервис будет работать для тех, кто пользуется им ежедневно.