HIPAA Uyumlu cloud Faks

Cloud fax, sağlayıcının sözleşmesi, güvenlik yapılandırması ve kuruluşun uygulamaları geçerli gereklilikleri karşıladığında HIPAA uyumlu belge alışverişini destekleyebilir. Personel, ofisteki bir fax makinesine bağımlı kalmak yerine belgeleri çevrimiçi bir hesap üzerinden gönderir ve alır.

Bu nedenle HIPAA uyumlu bir çevrimiçi fax sağlayıcısı seçmek, bir güvenlik rozetini kontrol etmekten daha fazlasını gerektirir. Belgeleri kimin aldığını, iletimi neyin doğruladığını, kopyaların nerede biriktiğini ve PHI'yi hangi hizmet düzenlemesinin kapsadığını belirleyin.

Fax buluta taşındığında ne değişir?

Çevrimiçi fax hizmetini sağlayıcı işletir, personel ise belgelere kendi hesapları üzerinden erişir. Dış bir kuruluş, aynı sağlayıcıda hesap açmadan kendi fax numarasını kullanmaya devam edebilir.

Muayenehane açısından bu, fax makinesinin bulunduğu iş istasyonuna veya odaya bağımlılığı azaltabilir. Ayrıca hesap izinlerini, çevrimiçi depolamayı ve e-posta ile iletim ile indirmelere ilişkin kararları da beraberinde getirir.

Alıcı ofis, aldığı belgeleri yine de korumak zorundadır. Fax makinesi hasta kayıtlarını yazdırıyorsa, gönderen taraf bir cloud hizmeti kullansa bile bu sayfalara erişim önemini korur.

HHS, alıcının doğrulanması ve alınan belgelerin korunması gibi makul güvenlik önlemleri alınması koşuluyla, tedavi amacıyla hekimler arasında fax gönderilmesine izin verir. HHS fax kılavuzu.

Hasta bilgilerini kapsayan düzenlemeyi doğrulayın

Satın almadan önce sağlayıcıdan uygun aboneliği, gerekli ayarları ve geçerli BAA'yı belirtmesini isteyin.

HHS, bir kuruluş adına elektronik PHI'yi barındıran veya işleyen bir cloud sağlayıcısının, şifre çözme anahtarı olmadan şifrelenmiş bilgileri tutması durumunda bile bir iş ortağı sayıldığını açıklar. Müşteri ayrıca kendi risk analizini yürütmeli ve uygun güvenlik önlemlerini oluşturmalıdır. HHS bulut bilişim kılavuzu.

Fax.Plus'ın sağlık hizmetlerine yönelik fax kurulumu, Enterprise, etkinleştirilmiş Advanced Security Controls ve imzalanmış bir BAA gerektirir. Basic, Premium ve Business, HIPAA'ya uygun alternatif bir düzenleme sunmaz. Fax.Plus sağlık hizmetleri gereklilikleri.

Bir teklif alırken bu koşulları göz önünde tutun. Genel bir başlangıç fiyatı veya ücretsiz kullanım hakkı, sağlık hizmetleri uygulamasının maliyetini veya kapsamını belirlemez.

Personelin kayıtları nasıl alıp yöneteceğini görün

Sağlayıcı tanıtımına, gelen fax'ları işleyen kişiler de dahil edilmelidir.

Ön büro personelinden alınan bir belgeyi açmasını, hastayı belirlemesini ve muayenehanenin inceleme sürecini izlemesini isteyin. Klinisyenin nelere erişebildiğini ve bir yokluk durumunda gelen kayıtları kimin takip ettiğini inceleyin.

Fax.Plus'ta alıcı numara atamaları ve hesap hiyerarşisi, fax içeriğine erişimin belirlenmesine yardımcı olur. Yönetimsel izinler ise ayrıdır: bir yönetici her belgeyi otomatik olarak görmez. Personelin nasıl çalışacağına karar verirken her iki ayarı da gözden geçirin. Fax.Plus kurumsal rolleri.

Ortak bir oturum açma bilgisine güvenmek yerine bireysel hesaplar kullanın. Biri ayrıldığında erişimi kimin kaldıracağını ve muayenehanenin bilgilerini kimin koruyacağını belirleyin.

İletim onayının neyi kanıtladığını anlayın

Sağlayıcının başarısız ve tamamlanmış gönderimleri nasıl kaydettiğini inceleyin.

Fax.Plus onay raporları tarih, saat, durum ve sayfa sayısı gibi ayrıntılar içerir. Bu bilgiler, personelin denenen bir gönderimi araştırmasına veya alıcı ofisle eksik bir fax paketini görüşmesine yardımcı olur. Fax.Plus onay raporları.

Başarılı durumu, alıcı uç noktanın gönderimi onayladığı anlamına gelir. Bu durum, belgenin ilgili hekim tarafından okunduğunu veya doğru hasta dosyasına girdiğini kanıtlamaz. Fax.Plus gönderim durumu.

Başarısız gönderimler ve zamana duyarlı kayıtlar için izleme sürecini belirleyin. Bir hatayı kimin fark edeceği ve alıcı ofisle kimin iletişime geçeceği de dahil olmak üzere bu süreci demo sırasında test edin.

Gelen fax'ların e-postaya iletilip iletilmeyeceğine karar verin

E-posta ile iletim, personelin tanıdık bir gelen kutusundan çalışmasına yardımcı olabilir; ancak belgenin tutulduğu bir konum daha oluşturur.

Fax.Plus, HIPAA etkin hesaplarda varsayılan olarak yalnızca bildirim içeren e-posta iletimini kullanır. İsteğe bağlı ekler; sahibin veya yöneticinin kuruluş düzeyinde onayını, kullanıcının bireysel olarak kabul etmesini ve alıcı sunucunun TLS 1.2 veya üzerini desteklemesini gerektirir.

Gerekli şifreli iletim başarısız olursa yerine geçen bir bildirim e-postası gönderilmez. Fax, Fax.Plus içinde erişilebilir durumda kalır. HIPAA e-posta eki gereksinimleri.

Ekleri etkinleştirmeden önce posta kutusu erişimini, yönlendirmeyi ve saklamayı gözden geçirin. Personelin ayrıca yalnızca e-postaya güvenmek yerine Fax.Plus'ı doğrudan ne zaman kontrol etmesi gerektiğini bilmesi gerekir.

Giden Email-to-Fax için yetkili üyeler, belgelenmiş sağlık hizmeti yapılandırması kapsamında ile biten özel hedef numara yolunu kullanır. HIPAA Email-to-Fax gereksinimleri.

Koruma ve saklamayı gelen kutusunun ötesinde de inceleyin

Fax.Plus, saklanan fax dosyaları için AES-256 şifrelemeyi belgelemektedir. Bir sağlayıcının mimarisini incelerken her korumanın nerede geçerli olduğunu belirleyin: yalnızca depolama şifrelemesi, bir fax'ın yolculuğunun her aşamasını tanımlamaz. Fax.Plus saklanan dosya koruması.

Saklama süresi de aynı ölçüde ayrıntılı bir görüşme gerektirir.

Fax.Plus Enterprise, saklanan fax'lar için yapılandırılan politikaya göre kalıcı silme içeren saklama denetimleri sunar. Bu silme işlemi, daha önce indirilmiş, e-posta ile gönderilmiş veya başka bir kuruluş tarafından alınmış kopyaları kaldırmaz. Fax.Plus saklama denetimleri.

Kaydın muayenehanede nerede saklanacağına ve ek kopyaların nasıl ele alınacağına karar verin. Otomatik silmeye güvenmeden önce, belgelerin bir olay incelemesi için gerekli olduğu durumlarda ne olacağı dahil, koruma ihtiyaçlarını gözden geçirin.

Sağlık hizmeti yapılandırmasındaki entegrasyonları doğrulayın

Genel bir ürün sayfasında bir entegrasyonun yer alması, güvenlik denetimleri etkinleştirildikten sonra da kullanılabilir olduğunu göstermez.

Fax.Plus REST API, Advanced Security Controls altında kullanılmaya devam eder. Zapier ve barındırılan MCP bağlayıcısı bu yapılandırmada kullanılamaz. API ve entegrasyon kullanılabilirliği, MCP kısıtlaması.

Sağlayıcıdan, sistemlerinizin gerektirdiği belirli işlemi göstermesini isteyin. Bir belgeyi açmak, dışa aktarmak ve otomatik olarak dosyalamak farklı yeteneklerdir.

Personel bir adımı elle yürütmeye devam edecekse bu sorumluluğu işletme planına ekleyin. Bir API'ye erişimin, hasta dosyasına hazır bir bağlantı sağladığını varsaymayın.

Teklifin tamamını karşılaştırın

Sağlayıcıya muayenehanenin gerçekçi bir tablosunu sunun: gelen ve giden trafik, erişim gereken personel, fax numaraları ve belge işleme gereksinimleri.

Ardından faturalandırma tanımlarını netleştirin. Neyin kullanım sayıldığını, hakların paylaşılıp paylaşılmadığını ve hangi ek numaraların veya özelliklerin daha fazla ücrete tabi olduğunu sorun.

Teklifi ofisin gerçek maliyetleriyle karşılaştırın. Tek bir fax hattını değiştiren küçük bir muayenehanenin ekonomisi, birkaç sunucuyu ve cihazı kullanımdan kaldıran bir kuruluştan farklıdır.

Mevcut numaranın taşımaya uygun olup olmadığını doğrulayın. Taşıma tamamlanana kadar mevcut hizmeti etkin tutun; test ve iptal işlemlerini ilgili sağlayıcılarla koordine edin. Fax.Plus numara taşıma rehberi.

Son demo için hasta bilgisi içermeyen temsili belgeler ve hedeflenen personel hesaplarını kullanın. Alım, erişim, iletim raporları, başarısız gönderimlerin ele alınması ve e-posta ile iletimi kontrol edin. Bu görevler, önerilen hizmetin her gün kullanacak kişiler için nasıl çalışacağını gösterir.