Fax w cloud zgodny z HIPAA

Cloud fax może wspierać zgodną z HIPAA wymianę dokumentów, gdy umowa dostawcy, konfiguracja zabezpieczeń i praktyki organizacji spełniają obowiązujące wymagania. Pracownicy wysyłają i odbierają dokumenty przez konto online, zamiast polegać na biurowym urządzeniu fax.

Wybór zgodnego z HIPAA dostawcy usługi online fax wymaga więc czegoś więcej niż sprawdzenia odznaki bezpieczeństwa. Ustal, kto odbiera dokumenty, co potwierdza transmisję, gdzie gromadzą się kopie i jaka umowa o świadczenie usług obejmuje PHI.

Co się zmienia, gdy fax przenosi się do cloud?

Dostawca prowadzi usługę online fax, a pracownicy uzyskują dostęp do dokumentów przez swoje konta. Zewnętrzna organizacja może nadal korzystać ze swojego numeru fax bez zakładania konta u tego samego dostawcy.

Dla placówki może to zmniejszyć zależność od stanowiska lub pomieszczenia, w którym znajduje się urządzenie fax. Wprowadza to jednak uprawnienia kont, przechowywanie online oraz decyzje dotyczące dostarczania e-mailem i pobierania dokumentów.

Biuro odbierające nadal musi chronić otrzymywane dokumenty. Jeśli jego urządzenie fax drukuje dokumentację pacjentów, dostęp do tych stron pozostaje istotny, nawet gdy nadawca korzysta z usługi cloud.

HHS dopuszcza przesyłanie dokumentów przez fax między lekarzami w celu leczenia, pod warunkiem stosowania rozsądnych zabezpieczeń, w tym weryfikacji odbiorcy i ochrony otrzymanych dokumentów. Wytyczne HHS dotyczące fax.

Potwierdź umowę obejmującą informacje o pacjentach

Przed zakupem poproś dostawcę o wskazanie odpowiedniego abonamentu, wymaganych ustawień i obowiązującej umowy BAA.

HHS wyjaśnia, że dostawca cloud, który przechowuje lub przetwarza elektroniczne PHI w imieniu organizacji, jest partnerem biznesowym, także gdy przechowuje zaszyfrowane informacje bez klucza deszyfrującego. Klient musi również przeprowadzić własną analizę ryzyka i wdrożyć odpowiednie zabezpieczenia. Wytyczne HHS dotyczące przetwarzania w cloud.

Konfiguracja fax dla ochrony zdrowia w Fax.Plus wymaga planu Enterprise, włączonych Advanced Security Controls i podpisanej umowy BAA. Plany Basic, Premium i Business nie oferują alternatywnego rozwiązania kwalifikującego się do HIPAA. Wymagania Fax.Plus dla ochrony zdrowia.

Pamiętaj o tych warunkach podczas uzyskiwania oferty. Ogólna cena początkowa lub bezpłatny limit nie określają kosztu ani zakresu wdrożenia w ochronie zdrowia.

Zobacz, jak pracownicy będą odbierać dokumenty i nimi zarządzać

Prezentacja dostawcy powinna obejmować osoby, które obsługują przychodzące dokumenty fax.

Poproś pracowników recepcji o otwarcie otrzymanego dokumentu, zidentyfikowanie pacjenta i wykonanie procedury przeglądu obowiązującej w placówce. Sprawdź, do czego ma dostęp lekarz i kto monitoruje przychodzące dokumenty podczas nieobecności.

W Fax.Plus przypisania numerów odbiorczych i hierarchia kont pomagają określić dostęp do treści fax. Uprawnienia administracyjne są odrębne: administrator nie widzi automatycznie każdego dokumentu. Przejrzyj oba ustawienia, decydując, jak będzie pracować personel. Role organizacyjne w Fax.Plus.

Korzystaj z indywidualnych kont zamiast polegać na wspólnym loginie. Ustal, kto odbiera dostęp i zabezpiecza informacje placówki, gdy ktoś odchodzi.

Zrozum, czego dowodzi potwierdzenie transmisji

Sprawdź, jak dostawca rejestruje nieudane i zakończone transmisje.

Raporty potwierdzeń Fax.Plus zawierają takie informacje jak data, godzina, status i liczba stron. Pomagają one personelowi zbadać próbę transmisji lub omówić z odbierającym biurem brakujący komplet dokumentów. Raporty potwierdzeń Fax.Plus.

Status „udane” oznacza, że urządzenie odbierające potwierdziło transmisję. Nie dowodzi to, że docelowy lekarz przeczytał dokument ani że trafił on do właściwej karty pacjenta. Status transmisji Fax.Plus.

Uzgodnij dalsze postępowanie w przypadku nieudanych wysyłek i dokumentów pilnych. Przetestuj ten proces podczas demonstracji, w tym kto zauważa niepowodzenie i kto kontaktuje się z odbierającym biurem.

Zdecyduj, czy przychodzące dokumenty fax mają trafiać do poczty e-mail

Dostarczanie e-mailem może ułatwić personelowi pracę w znanej skrzynce odbiorczej, ale jednocześnie tworzy kolejne miejsce przechowywania dokumentu.

Fax.Plus domyślnie stosuje w kontach z włączoną obsługą HIPAA dostarczanie e-mailem wyłącznie w formie powiadomień. Opcjonalne załączniki wymagają zgody organizacji ze strony właściciela lub administratora, wyrażonej indywidualnie zgody użytkownika oraz obsługi protokołu TLS 1.2 lub nowszego przez serwer odbiorcy.

Jeśli wymagane szyfrowane dostarczenie się nie powiedzie, zastępcze powiadomienie e-mail nie zostanie wysłane. Fax pozostaje dostępny w Fax.Plus. Wymagania HIPAA dotyczące załączników e-mail.

Przed włączeniem załączników sprawdź dostęp do skrzynek pocztowych, przekazywanie wiadomości i przechowywanie. Personel musi też wiedzieć, kiedy należy sprawdzić Fax.Plus bezpośrednio, zamiast polegać wyłącznie na poczcie e-mail.

W przypadku wychodzących wiadomości Email-to-Fax uprawnieni członkowie używają dedykowanej trasy numeru docelowego kończącej się na w udokumentowanej konfiguracji dla placówek medycznych. Wymagania HIPAA dotyczące Email-to-Fax.

Sprawdź ochronę i przechowywanie poza skrzynką odbiorczą

Fax.Plus dokumentuje szyfrowanie AES-256 przechowywanych plików fax. Oceniając architekturę dostawcy, ustal, gdzie obowiązuje każde z zabezpieczeń: samo szyfrowanie przechowywanych danych nie opisuje każdego etapu drogi dokumentu fax. Ochrona przechowywanych plików w Fax.Plus.

Przechowywanie wymaga równie szczegółowej rozmowy.

Fax.Plus Enterprise zapewnia kontrolę przechowywania zapisanych dokumentów fax, z trwałym usuwaniem zgodnie ze skonfigurowaną polityką. Takie usunięcie nie obejmuje kopii już pobranych, wysłanych e-mailem ani otrzymanych przez inną organizację. Kontrola przechowywania w Fax.Plus.

Zdecyduj, gdzie placówka przechowuje dokumentację i jak postępuje z dodatkowymi kopiami. Przed poleganiem na automatycznym usuwaniu przeanalizuj potrzeby w zakresie zachowania dokumentów, w tym co się stanie, gdy będą one potrzebne w dochodzeniu w sprawie incydentu.

Zweryfikuj integracje w konfiguracji dla placówek medycznych

Pojawienie się integracji na ogólnej stronie produktu nie oznacza, że pozostaje ona dostępna po włączeniu kontroli bezpieczeństwa.

REST API Fax.Plus pozostaje dostępne w ramach Advanced Security Controls. Zapier i hostowany konektor MCP są w tej konfiguracji niedostępne. Dostępność API i integracji, ograniczenie MCP.

Poproś dostawcę o zademonstrowanie konkretnej czynności wymaganej przez Twoje systemy. Otwarcie dokumentu, jego eksport i automatyczne archiwizowanie to różne możliwości.

Jeśli personel nadal będzie wykonywać jakiś krok ręcznie, uwzględnij tę odpowiedzialność w planie operacyjnym. Nie zakładaj, że dostęp do API zapewnia gotowe połączenie z kartą pacjenta.

Porównaj całą ofertę

Przedstaw dostawcy realistyczny obraz placówki: ruch przychodzący i wychodzący, osoby potrzebujące dostępu, numery fax oraz wymagania dotyczące obsługi dokumentów.

Następnie ustal definicje rozliczeń. Zapytaj, co jest zaliczane do użycia, czy limity są współdzielone oraz za które dodatkowe numery lub funkcje trzeba płacić więcej.

Porównaj ofertę z rzeczywistymi kosztami biura. Mała placówka zastępująca jedną linię fax ma inną ekonomikę niż organizacja wycofująca kilka serwerów i urządzeń.

Sprawdź, czy obecny numer kwalifikuje się do przeniesienia. Utrzymuj jego dotychczasową usługę aktywną do zakończenia przenoszenia oraz skoordynuj testy i rezygnację z zaangażowanymi dostawcami. Wskazówki dotyczące przenoszenia numeru w Fax.Plus.

Podczas końcowej demonstracji użyj reprezentatywnych dokumentów niezawierających informacji o pacjentach oraz docelowych kont personelu. Sprawdź odbiór, dostęp, raporty transmisji, obsługę nieudanych wysyłek i ewentualne dostarczanie e-mailem. Te zadania pokazują, jak proponowana usługa będzie działać dla osób korzystających z niej na co dzień.