HIPAA Uyumlu E-faks

E-faks hizmeti, kullanıcıların fiziksel bir fax cihazı veya ayrılmış bir telefon hattı olmadan bilgisayar, akıllı telefon veya API kullanarak internet üzerinden fax gönderip almasını sağlar. Belgeler dijital olarak iletilir ve standart bir fax numarasına atanır. Sağlık hizmetlerinde kullanım için bir e-faks hizmetinin, korunan sağlık bilgilerini yasal olarak işleyebilmesi amacıyla imzalı bir BAA ve uygun güvenlik kontrollerine sahip, HIPAA uyumlu olması gerekir.

HIPAA uyumlu bir e-faks hizmeti; 45 CFR §164.308(b)(1) uyarınca imzalı bir BAA, 45 CFR §164.312(e)(2)(ii) uyarınca depolanan veriler için AES-256 şifreleme ve iletim sırasında TLS, 45 CFR §164.312(b) uyarınca tüm fax etkinliğini kaydeden denetim kontrolleri ve 45 CFR §164.514(d) uyarınca rol tabanlı erişim kontrolleri sağlamalıdır. Bunların tümü HIPAA Güvenlik Kuralı (45 CFR Part 164) kapsamında zorunludur.

Hayır. E-faks hizmetleri otomatik olarak HIPAA uyumlu değildir. HIPAA'ya uyum için bir hizmetin imzalı bir BAA, şifreleme, denetim izleri ve erişim kontrolleri sunması gerekir. Sağlık kuruluşları, e-faks ile herhangi bir PHI iletmeden önce plan düzeyindeki uyumluluk özelliklerini doğrulamalıdır.

Business Associate Agreement (BAA), kapsama giren bir kuruluş (sağlık hizmeti sağlayıcısı, sağlık planı veya takas merkezi) ile PHI işleyen bir e-faks hizmet sağlayıcısı gibi bir iş ortağı arasında resmi bir ilişki kuran, yasal olarak bağlayıcı bir sözleşmedir. İmzalı bir BAA olmadan, PHI iletmek için herhangi bir e-faks hizmetini kullanmak, uygulanan teknik güvenlik önlemlerinden bağımsız olarak HIPAA ihlali teşkil eder.

Geleneksel faks makineleri uyumluluk riskleri doğurur: belgeler başıboş bekler; 45 CFR §164.312(c)(1) uyarınca gerekli olan denetim izleri, şifreli depolama ve erişim kontrolleri bulunmaz. HIPAA uyumlu e-faks hizmetleri bu açıkları kapatır: fakslar şifrelenir, erişim kısıtlanır, her olay kayda alınır ve imzalı bir BAA, PHI'nin işlenmesini resmî olarak kapsar. Bu geçiş ayrıca donanım maliyetlerini ortadan kaldırır, herhangi bir cihazdan faks göndermeyi mümkün kılar ve API üzerinden doğrudan EHR ve EMR entegrasyonunu destekler.

Evet. Fax.Plus, Advanced Security Controls, AES-256 şifreleme, eksiksiz denetim izleri, rol tabanlı erişim kontrolleri ve imzalı bir BAA içeren Enterprise planında HIPAA uyumludur. Alt kademe planlar BAA içermez ve HIPAA uyumlu çözümler değildir.

İmzalı BAA ile HIPAA uyumluluğu yalnızca Enterprise planında mevcuttur. Free, Basic, Premium ve Business planları BAA içermez ve HIPAA uyumlu e-faks çözümleri değildir. Enterprise müşterileri ayrıca tam HIPAA uyumluluğu için BAA ile birlikte 45 CFR §164.310(d)(1) uyarınca Advanced Security Controls özelliğini etkinleştirmelidir. Başlamak için Fax.Plus satış ekibiyle iletişime geçin.

Evet, HIPAA modu etkinleştirilmiş Enterprise planında. Fax.Plus Enterprise; tıbbi kayıtların, reçetelerin, laboratuvar sonuçlarının, sevklerin ve sigorta belgelerinin iletilmesini destekler. HIPAA modu, iletimi web uygulaması, masaüstü uygulaması, mobil uygulama, faks API'si ve TLS zorunlu @tls.fax.plus adresi üzerinden email-to-fax ile sınırlar.

Evet. Enterprise planında sunulan Fax.Plus faks API'si, HIPAA uyumlu faks iş akışlarını otomatikleştirmek için EHR ve EMR sistemleriyle entegre olur. Kuruluşlar, tüm süreç boyunca eksiksiz AES-256 şifreleme ve denetim kaydı korunarak faksları programatik olarak gönderebilir, alabilir ve yönlendirebilir. API, gerçek zamanlı durum güncellemeleri için webhook'ları destekler ve PHI'nin elle işlenmesini ortadan kaldırmak için klinik dokümantasyon sistemlerine bağlanır.

Consensus Cloud Solutions'ın çevrimiçi faks hizmeti olan eFax, HIPAA uyumlu olabilir ancak yalnızca belirli koşullarda. Standart eFax Plus ve Pro planları Business Associate Agreement içermez ve bu nedenle varsayılan olarak HIPAA uyumlu değildir. eFax Protect'e (49,99 $/ay) yükseltmek bir BAA ve temel HIPAA kapsamı ekler, ancak bu plan HITRUST sertifikalı değildir ve gelişmiş denetim ile depolama iş akışlarını kapsamaz. HITRUST sertifikalı tam HIPAA uyumluluğu, özel fiyatlandırmalı bir kurumsal plan olan eFax Corporate'ı gerektirir. Her durumda eFax ile BAA imzalamak zorunludur. İmzalı bir BAA olmadan, bir e-faks hizmeti üzerinden yapılan herhangi bir PHI iletimi, uygulanan şifrelemeden bağımsız olarak HIPAA ihlali oluşturur. eFax incelememize göz atın.