Efax conforme con HIPAA

Un servicio de efax permite enviar y recibir faxes a través de internet mediante un ordenador, un teléfono inteligente o una API, sin necesidad de un aparato de fax físico ni de una línea telefónica dedicada. Los documentos se transmiten de forma digital y se les asigna un número de fax estándar. Para el uso sanitario, un servicio de efax debe ser conforme con HIPAA, con un BAA firmado y los controles de seguridad adecuados, para poder manejar legalmente información de salud protegida.

Un servicio de efax conforme con HIPAA debe proporcionar un BAA firmado conforme a 45 CFR §164.308(b)(1), cifrado AES-256 en reposo y TLS en tránsito conforme a 45 CFR §164.312(e)(2)(ii), controles de auditoría que registren toda la actividad de fax conforme a 45 CFR §164.312(b) y controles de acceso basados en roles conforme a 45 CFR §164.514(d). Todos son obligatorios según la Regla de Seguridad de HIPAA (45 CFR Parte 164).

No. Los servicios de efax no son conformes con HIPAA de manera automática. Para cumplir con HIPAA, un servicio debe proporcionar un BAA firmado, cifrado, registros de auditoría y controles de acceso. Las organizaciones sanitarias deben verificar las funciones de cumplimiento de cada plan antes de transmitir cualquier PHI por efax.

Un Business Associate Agreement (BAA) es un contrato jurídicamente vinculante que establece una relación formal entre una entidad cubierta (un proveedor de atención médica, un plan de salud o una cámara de compensación) y un socio comercial, como un proveedor de servicios de efax que maneja PHI. Sin un BAA firmado, utilizar cualquier servicio de efax para transmitir PHI constituye una infracción de HIPAA, independientemente de las medidas técnicas de seguridad implementadas.

Los aparatos de fax tradicionales conllevan riesgos de cumplimiento: los documentos quedan desatendidos, sin registros de auditoría, sin almacenamiento cifrado y sin controles de acceso, como exige 45 CFR §164.312(c)(1). Los servicios de efax conformes con HIPAA eliminan estas carencias: los faxes se cifran, el acceso está restringido, cada evento se registra y un BAA firmado cubre formalmente el tratamiento de la PHI. Además, el cambio elimina los costes de hardware, permite enviar faxes desde cualquier dispositivo y admite la integración directa con EHR y EMR mediante API.

Sí. Fax.Plus es conforme con HIPAA en el plan Enterprise, que incluye Advanced Security Controls, cifrado AES-256, registros de auditoría completos, controles de acceso basados en roles y un BAA firmado. Los planes de nivel inferior no incluyen un BAA y no son soluciones conformes con HIPAA.

El cumplimiento de HIPAA con un BAA firmado está disponible únicamente en el plan Enterprise. Los planes Free, Basic, Premium y Business no incluyen un BAA y no son soluciones de efax conformes con HIPAA. Los clientes de Enterprise también deben activar Advanced Security Controls conforme a 45 CFR §164.310(d)(1), junto con el BAA, para cumplir plenamente con HIPAA. Póngase en contacto con el equipo de ventas de Fax.Plus para comenzar.

Sí, en el plan Enterprise con el modo HIPAA activado. Fax.Plus Enterprise admite la transmisión de historiales médicos, recetas, resultados de laboratorio, derivaciones y documentos de seguros. El modo HIPAA restringe la transmisión a la aplicación web, la aplicación de escritorio, la aplicación móvil, la API de fax y el email-to-fax a través de la dirección @tls.fax.plus con TLS obligatorio.

Sí. La API de fax de Fax.Plus, disponible en el plan Enterprise, se integra con sistemas EHR y EMR para automatizar flujos de trabajo de fax conformes con HIPAA. Las organizaciones pueden enviar, recibir y enrutar faxes de forma programática, con cifrado AES-256 completo y registro de auditoría en todo momento. La API admite webhooks para actualizaciones de estado en tiempo real y se conecta con sistemas de documentación clínica para eliminar la manipulación manual de la PHI.

eFax, el servicio de fax en línea de Consensus Cloud Solutions, puede ser conforme con HIPAA, pero solo bajo condiciones específicas. Los planes estándar eFax Plus y Pro no incluyen un Business Associate Agreement y, por lo tanto, no son conformes con HIPAA de forma predeterminada. Actualizar a eFax Protect (49,99 $/mes) añade un BAA y una cobertura básica de HIPAA, pero ese plan no cuenta con certificación HITRUST y no cubre flujos de trabajo avanzados de auditoría y almacenamiento. El cumplimiento total de HIPAA con certificación HITRUST requiere eFax Corporate, un plan empresarial con precio personalizado. En todos los casos, es obligatorio firmar un BAA con eFax. Sin un BAA firmado, cualquier transmisión de PHI a través de un servicio de efax constituye una infracción de HIPAA, independientemente del cifrado aplicado. Consulte nuestra reseña de eFax.