Efax, conforme a la HIPAA

Un servicio de fax electrónico permite a los usuarios enviar y recibir faxes a través de Internet utilizando un ordenador, un smartphone o una API, sin necesidad de un aparato de fax físico ni de una línea telefónica dedicada. Los documentos se transmiten digitalmente y se les asigna un número de fax estándar. Para su uso en el ámbito sanitario, un servicio de fax electrónico debe cumplir con la normativa HIPAA, contar con un acuerdo de confidencialidad (BAA) firmado y disponer de los controles de seguridad adecuados, a fin de poder gestionar legalmente la información sanitaria protegida.

Un servicio de fax electrónico que cumpla con la HIPAA debe proporcionar un acuerdo de negocio (BAA) firmado conforme al artículo 45 CFR §164.308(b)(1), cifrado AES-256 en reposo y TLS en tránsito según el artículo 45 CFR §164.312(e)(2)(ii), controles de auditoría que registren toda la actividad de fax según el artículo 45 CFR §164.312(b), y controles de acceso basados en roles según el artículo 45 CFR §164.514(d). Todo ello es obligatorio en virtud de la Norma de Seguridad de la HIPAA (45 CFR Parte 164).

No. Los servicios de Efax no cumplen automáticamente con la HIPAA. Para cumplir con la HIPAA, un servicio debe ofrecer un acuerdo de confidencialidad (BAA) firmado, cifrado, registros de auditoría y controles de acceso. Las organizaciones sanitarias deben verificar las funciones de cumplimiento a nivel de plan antes de transmitir cualquier información médica protegida (PHI) a través de Efax.

Un acuerdo Business (BAA) es un contrato legalmente vinculante que establece una relación formal entre una entidad cubierta (un proveedor de atención sanitaria, un plan de salud o un centro de intercambio de información) y un socio comercial, como un proveedor de servicios de fax electrónico, que maneja información médica protegida (PHI). Sin un BAA firmado, el uso de cualquier servicio de fax electrónico para transmitir PHI constituye una infracción de la HIPAA, independientemente de las medidas de seguridad técnicas que se hayan implementado.

Las máquinas de fax tradicionales plantean riesgos de cumplimiento normativo: los documentos quedan desatendidos, sin registros de auditoría, sin almacenamiento cifrado y sin controles de acceso, tal y como exige el artículo 45 CFR §164.312(c)(1). Los servicios de fax electrónico que cumplen con la HIPAA eliminan estas deficiencias: los faxes se cifran, el acceso está restringido, se registra cada evento y un acuerdo de confidencialidad (BAA) firmado regula formalmente el tratamiento de la información médica protegida (PHI). El cambio también elimina los costes de hardware, permite enviar faxes desde cualquier dispositivo y admite la integración directa con EHR y EMR a través de API.

Sí. Fax.Plus la normativa HIPAA en el Enterprise , que incluye controles de seguridad avanzados, cifrado AES-256, registros de auditoría completos, controles de acceso basados en roles y un acuerdo de negocio (BAA) firmado. Los planes de nivel inferior no incluyen un BAA y no son soluciones que cumplan con la normativa HIPAA.

El cumplimiento de la HIPAA mediante un acuerdo de confidencialidad (BAA) firmado solo está disponible en el Enterprise . Los Business Free, Basic, Premium y Business no incluyen un BAA y no son soluciones de efax que cumplan con la HIPAA. Enterprise también deben activar los controles de seguridad avanzados previstos en el artículo 45 CFR §164.310(d)(1), además del BAA, para cumplir plenamente con la HIPAA. Ponte en contacto con el equipo Fax.Plus para empezar.

Sí, en el Enterprise con el modo HIPAA activado. Fax.Plus Enterprise el envío de historiales médicos, recetas, resultados de análisis, derivaciones y documentos de seguros. El modo HIPAA limita el envío a la aplicación web, la aplicación de escritorio, la aplicación móvil, la API de fax y el servicio de correo electrónico a fax a través de la dirección @tls.fax.plus, que utiliza el protocolo TLS.

Sí. La API Fax.Plus , disponible en el Enterprise , se integra con los sistemas de historias clínicas electrónicas (EHR) y registros médicos electrónicos (EMR) para automatizar flujos de trabajo de fax que cumplen con la HIPAA. Las organizaciones pueden enviar, recibir y redirigir faxes mediante programación, con cifrado AES-256 completo y registros de auditoría en todo momento. La API admite webhooks para actualizaciones de estado en tiempo real y se conecta a los sistemas de documentación clínica para eliminar el manejo manual de la información médica protegida (PHI).

eFax, el servicio de fax en línea de Consensus Cloud Solutions, puede cumplir con la HIPAA, pero solo bajo condiciones específicas. Los planes estándar eFax Plus y Pro no incluyen un Acuerdo Business (BAA) y, por lo tanto, no cumplen con la HIPAA de forma predeterminada. La actualización a eFax Protect (49,99 $ al mes) añade un BAA y cobertura básica de la HIPAA, pero ese plan no cuenta con la certificación HITRUST y no cubre los flujos de trabajo avanzados de auditoría y almacenamiento. El cumplimiento total de la HIPAA con certificación HITRUST requiere eFax Corporate, un enterprise con precio personalizado. En todos los casos, es obligatorio firmar un BAA con eFax. Sin un BAA firmado, cualquier transmisión de información médica protegida (PHI) a través de un servicio de eFax constituye una infracción de la HIPAA, independientemente del cifrado que se utilice. Echa un vistazo a nuestra reseña sobre eFax.