Efax em conformidade com a HIPAA

Um serviço de efax permite enviar e receber faxes através da internet com um computador, smartphone ou API, sem necessidade de um aparelho de fax físico nem de uma linha telefónica dedicada. Os documentos são transmitidos digitalmente e é-lhes atribuído um número de fax padrão. Para utilização na área da saúde, um serviço de efax tem de estar em conformidade com a HIPAA, com um BAA assinado e controlos de segurança adequados, para poder tratar legalmente informações de saúde protegidas.

Um serviço de efax em conformidade com a HIPAA tem de fornecer um BAA assinado ao abrigo do 45 CFR §164.308(b)(1), encriptação AES-256 em repouso e TLS em trânsito ao abrigo do 45 CFR §164.312(e)(2)(ii), controlos de auditoria que registem toda a atividade de fax ao abrigo do 45 CFR §164.312(b) e controlos de acesso baseados em funções ao abrigo do 45 CFR §164.514(d). Todos são exigidos pela Regra de Segurança da HIPAA (45 CFR Parte 164).

Não. Os serviços de efax não estão automaticamente em conformidade com a HIPAA. Para cumprir a HIPAA, um serviço tem de fornecer um BAA assinado, encriptação, registos de auditoria e controlos de acesso. As organizações de saúde têm de verificar as funcionalidades de conformidade ao nível do plano antes de transmitirem quaisquer PHI por efax.

Um Business Associate Agreement (BAA) é um contrato juridicamente vinculativo que estabelece uma relação formal entre uma entidade abrangida (um prestador de cuidados de saúde, um plano de saúde ou uma câmara de compensação) e um associado comercial, como um fornecedor de serviços de efax que trata PHI. Sem um BAA assinado, a utilização de qualquer serviço de efax para transmitir PHI constitui uma violação da HIPAA, independentemente das medidas de segurança técnicas em vigor.

Os aparelhos de fax tradicionais acarretam riscos de conformidade: os documentos ficam sem supervisão, sem registos de auditoria, sem armazenamento encriptado e sem controlos de acesso, conforme exigido pela 45 CFR §164.312(c)(1). Os serviços de efax em conformidade com a HIPAA eliminam estas lacunas: os faxes são encriptados, o acesso é restrito, cada evento é registado e um BAA assinado abrange formalmente o tratamento de PHI. A mudança também elimina custos de equipamento, permite enviar faxes a partir de qualquer dispositivo e suporta a integração direta com EHR e EMR através de API.

Sim. Fax.Plus está em conformidade com a HIPAA no plano Enterprise, que inclui Advanced Security Controls, encriptação AES-256, registos de auditoria completos, controlos de acesso baseados em funções e um BAA assinado. Os planos de nível inferior não incluem um BAA e não são soluções em conformidade com a HIPAA.

A conformidade com a HIPAA com um BAA assinado está disponível apenas no plano Enterprise. Os planos Free, Basic, Premium e Business não incluem um BAA e não são soluções de efax em conformidade com a HIPAA. Os clientes Enterprise têm também de ativar Advanced Security Controls, nos termos da 45 CFR §164.310(d)(1), juntamente com o BAA para estarem totalmente em conformidade com a HIPAA. Contacte a equipa de vendas de Fax.Plus para começar.

Sim, no plano Enterprise com o modo HIPAA ativado. Fax.Plus Enterprise suporta a transmissão de registos médicos, receitas, resultados de análises, encaminhamentos e documentos de seguros. O modo HIPAA restringe a transmissão à aplicação web, à aplicação para computador, à aplicação móvel, à API de fax e ao Email-to-Fax através do endereço @tls.fax.plus com TLS obrigatório.

Sim. A API de fax de Fax.Plus, disponível no plano Enterprise, integra-se com sistemas EHR e EMR para automatizar fluxos de trabalho de fax em conformidade com a HIPAA. As organizações podem enviar, receber e encaminhar faxes de forma programática, mantendo-se sempre a encriptação AES-256 completa e o registo de auditoria. A API suporta webhooks para atualizações de estado em tempo real e liga-se a sistemas de documentação clínica para eliminar o tratamento manual de PHI.

eFax, o serviço de fax online da Consensus Cloud Solutions, pode estar em conformidade com a HIPAA, mas apenas em condições específicas. Os planos eFax Plus e Pro padrão não incluem um Business Associate Agreement e, por isso, não estão em conformidade com a HIPAA por predefinição. A atualização para eFax Protect (49,99 $/mês) acrescenta um BAA e uma cobertura básica da HIPAA, mas esse plano não tem certificação HITRUST e não abrange fluxos de trabalho avançados de auditoria e armazenamento. A conformidade total com a HIPAA com certificação HITRUST requer eFax Corporate, um plano empresarial com preço personalizado. Em todos os casos, é obrigatório assinar um BAA com eFax. Sem um BAA assinado, qualquer transmissão de PHI através de um serviço de efax constitui uma violação da HIPAA, independentemente da encriptação existente. Consulte a nossa análise de eFax.