カナダにおけるデータ主権

カナダにおけるデータ主権とは？

データ主権とは、データが収集・保存・処理される場所の法律や管理の下に置かれるという考え方です。実際には、カナダの組織は、自組織のデータを預かるサービスについて、次の2点を確認する際にこの言葉を使います。

• データはどこにあるか？ ファイルとバックアップが保管されている国とデータセンターです。
• 誰が管理しているか？ サービスを運営する企業と、その企業が従わなければならない規則です。

データレジデンシーは最初の問いに答えるものです。都市、データセンターのリージョン、バックアップ先など、契約書に明記できる部分です。データ主権は両方の問いを含むため、セキュリティ質問票ではレジデンシー、暗号化、アクセス制御と並んで登場します。

医療分野では、このテーマは抽象的な話ではありません。健康情報は、組織が保有するデータの中でも特に機微性の高いものの一つです。オンタリオ州では、PHIPA が、外部のプロバイダーが取り扱う場合も含め、その収集、使用、開示、保護について具体的な規則を定めています。

データレジデンシーとデータ主権：違いが重要な理由

この2つの用語は、同じ意味であるかのように使われることがよくあります。両者は重なる部分がありますが、答える問いが異なり、プロバイダーによっては一方に強くても、もう一方についてはほとんど説明しないことがあります。

データレジデンシーは場所に関するものです。ファイルが保存されている国、都市、データセンターのリージョンを示し、できればバックアップの保管場所も含みます。具体的で確認しやすく、優れたプロバイダーであればリージョンを選択でき、アカウント設定に表示され、契約書にも明記されます。

データ主権は管理に関するものです。レジデンシーを含みますが、さらに、誰がサービスを運営しているか、どの企業が契約を締結するか、そしてその企業がデータの取り扱いについて書面でどのような約束をしているかも問います。

カナダの医療チームにとっては、実践的な指針があります。まず確認できる部分であるレジデンシーから始め、次にその周辺を確認することです。見落としやすい点が4つあります。

• バックアップ。 レジデンシーは、稼働中のファイルだけでなくバックアップコピーも対象にする必要があります。バックアップが同じリージョンに保存されるのか、カナダ国内の別の場所に置けるのかを確認してください。
• 後からのデータ移行。 要件が変わった場合、保存済みのデータを自分で別のリージョンに移せるでしょうか。それとも、サポートへの依頼と移行プロジェクトが必要でしょうか。
• 転送中のファイル。データレジデンシーが示すのは、保存されたファイルとバックアップの所在地です。変換中または送信中のfaxは、保存される前に一時的に処理されます。そのため、各プロバイダーに転送中のファイルをどのように扱うか、また一時的なコピーがどのくらい早く削除されるかを確認してください。
• 保持。保存されていないデータは漏えいしません。faxの保存期間を設定できるか、または保存をオフにしてfaxを自組織のシステム内だけで保管できるかを確認してください。

これらは法的助言に代わるものではありません。ただし、プライバシー責任者とIT担当チームがプロバイダーを比較する際の共通の用語となり、書面で確認すべき質問の短いリストにもなります。

健康情報をfaxで送る場合のPHIPAの適用

オンタリオ州の個人健康情報保護法（PHIPA）は、同州における個人健康情報の取り扱いルールを定めています。この法律は健康情報管理者（その情報に責任を負う病院、診療所、薬局、検査機関、または医療従事者）を中心に構成されています。PHIPAは、管理者に対し、保管または管理下にある個人健康情報を盗難、紛失、不正な使用や開示から守り、記録を不正な複製、改変、廃棄から守るために、合理的な措置を講じることを求めています。

管理者がすべてを自分で行うことはほとんどありません。PHIPAは代理人も定義しています。代理人とは、管理者の承認を得て、個人健康情報に関して管理者のために、または管理者に代わって、代理人自身の目的ではなく管理者の目的で行動する個人または組織です。また、PHIPAは、管理者が健康情報を扱うために利用するテクノロジーを提供する電子サービスプロバイダーに関するルールも定めています。管理者に代わってfaxを取り扱うcloudプロバイダーはこの枠組みの中で業務を行うため、プロバイダーと締結する契約は、テクノロジーと同じくらい重要です。

faxでは、文書がEHRの外部に届くため、いくつか特有のリスクがあります。

• faxは別の受信トレイに保管されます。紹介状や検査結果は、誰かが整理するまでfaxアカウント内に置かれたままになります。そのため、このアカウントにも、他の健康記録と同じアクセス制御が必要です。
• コピーが増えていきます。メール通知、ダウンロード、印刷物によって同じ記録のコピーが増える可能性があり、別のツールで署名を行う場合も同様です。メールに添付ファイルを含めない設定、ダウンロードできるユーザーの制限、同じプラットフォーム内での署名の完結は、コピーの管理に役立ちます。
• 保持期間は忘れられがちです。プロバイダーのアカウントに無期限で保管されているfaxは、引き続きお客様に責任がある記録です。保持期間を定めるか、まったく保存しないようにすれば、その範囲を小さく保てます。

PHIPAは、個人健康情報をカナダ国内に保存することを義務付けていません。重点は、安全管理措置と説明責任にあります。多くの組織は、健康記録やバックアップをカナダ国内のデータセンターに保管するなど独自の要件を上乗せし、それをポリシーやベンダーとの契約に明記しています。米国の規則との詳細な比較については、PHIPAとHIPAAの比較をご覧ください。ご自身の義務に関するご質問については、オンタリオ州情報・プライバシーコミッショナーが管理者向けのガイダンスを公開しています。

faxプロバイダーを選ぶ前に確認すること

ベンダー審査では、次の8つの質問をご利用ください。回答は書面で受け取り、契約書と一緒に保管してください。

1. faxファイルはどこに保存され、バックアップはどこにありますか？両方のリージョンを確認してください。「カナダ」という回答は出発点にすぎず、都市名やデータセンターのリージョンまで具体的に示されている方が望ましいです。
2. リージョンを自分で選択でき、後から変更できますか？管理者が制御できる設定があるか、また要件が変わった場合に保存データを移行するための文書化された手順があるかを確認してください。
3. プロバイダーの所有者と運営者は誰ですか？どの会社がサービスを運営しているのか、本社はどこにあるのか、どの法人が契約を締結するのかを確認してください。
4. 健康情報について、どのような契約を締結しますか？オンタリオ州の管理者の場合は、PHIPAと、プロバイダーがお客様の代理人としての役割を担うことを対象とする契約を求めてください。その契約がどのプランに含まれるかを確認し、faxで受け取った文書への署名に使うツールも対象に含まれていることを確かめてください。
5. faxはどのくらいの期間保持され、保存をオフにできますか？保持期間を設定できること、またはfaxをまったく保存しないオプションがあることで、プロバイダーがお客様に代わって保有する情報を限定できます。
6. アクセスはどのように制御され、記録されますか？ロールベースのアクセス制御、2要素認証、シングルサインオン、そして誰がfaxを閲覧またはダウンロードしたかを示す監査証跡があるかを確認してください。
7. ファイルはどのように暗号化されますか？保存時と転送時の暗号化について、また健康情報が添付ファイルとして送信されないよう、メール通知がどのように処理されるかを確認してください。
8. セキュリティに関する主張は、どのような第三者監査で裏付けられていますか？ISO 27001などの認証やSOC 2 Type IIレポートは、外部の監査人が管理策を確認したことを示します。

8つすべてに明確に回答し、その回答を契約書に盛り込むプロバイダーであれば、プライバシー責任者が承認するために必要な情報を得られます。

Fax.Plusがカナダのデータレジデンシーをサポートする方法

Fax.Plus Enterpriseは、チェックリストの各質問に対応し、その回答を書面で提示します。年払いの場合は月額$79.99（月払いの場合は$99.99）から、月4,000ページ、メンバー数無制限でご利用いただけます。すべての料金は公開されています。

• faxファイルとバックアップをカナダ国内に保管。アカウントオーナーと管理者は、送受信したfaxファイルの保存先をトロントまたはモントリオールから選択でき、バックアップの保存先も別に選択できます。そのため、稼働中のデータとバックアップをカナダ国内の2つの異なるデータセンターに置くことができます。
• お客様が選択でき、変更も可能です。リージョンはアカウント設定で指定します。要件が変わった場合も、同じ場所から保存済みのfaxを別のリージョンへ移動できるため、プロバイダーを変更する必要はありません。
• 独立系のスイス企業。Fax.Plusは、ジュネーブで創業した自己資金経営のAlohiが開発しており、米国の法人はありません。
• 署名済みのPHIPAサービスプロバイダー契約。Enterpriseには、Advanced Security Controlsと署名済みのPHIPAサービスプロバイダー契約を含むPHIPA対応が含まれており、米国のパートナーとも取引するチーム向けに、署名済みのBAAによるHIPAA対応も提供します。
• 同じルールのもとでの署名。faxで受け取った書類の多くは、返送前に署名が必要です。どのfaxも、Alohi自社の電子署名製品であるSign.Plusに転送して、ご自身で署名したり、同じアカウントで署名を依頼したりできます。Sign.Plus Enterpriseでも同じカナダのデータレジデンシーのオプションとPHIPA対応を利用できるため、署名済み書類をfaxと同じ条件で保管できます。
• お客様が管理できる保持期間。管理者は、faxが完全に削除されるまでの保存日数を0日も含めて設定できます。また、faxの保存をオフにして、Fax.Plus APIを通じて自社のシステムにfaxをアーカイブすることもできます。
• アクセス制御と監査証跡。ロールベースのアクセス制御、2要素認証、シングルサインオン、そしてアカウント操作の監査証跡を備えています。
• 暗号化とより安全な通知。Fax.Plus は、保存された fax ファイルを AES-256 で暗号化します。Advanced Security Controls を利用すると、メール通知は既定で通知のみとなります。対象となる HIPAA/PHIPA アカウントでは、オーナーまたは管理者の同意と個別の有効化を経て、添付ファイルを有効にすることができます。その場合、受信側メールサーバーには TLS 1.2 以上が必須です。配信されたコピーをメール環境で保護する責任はお客様にあります。送信用の Email-to-Fax には、TLS を強制する別のアドレスを使用します。
• 第三者による監査。Alohiは、ISO 27001認証とSOC 2 Type IIレポートを取得しており、いずれもEY CertifyPointが発行しています。

オンタリオ州で医療情報を取り扱い、その情報をカナダ国内に保存する必要がある場合は、Fax.PlusとSign.Plus向けにカナダのデータレジデンシーを備えたEnterpriseプランについて、Fax.Plusチームにご相談ください。