Datensouveränität in Kanada

Was bedeutet Datensouveränität in Kanada?

Datensouveränität bedeutet, dass Daten den Gesetzen und der Kontrolle des Ortes unterliegen, an dem sie erhoben, gespeichert oder verarbeitet werden. In der Praxis verwenden kanadische Organisationen den Begriff, um bei jedem Dienst, der ihre Daten speichert, zwei Fragen zu stellen:

• Wo befinden sich die Daten? Das Land und das Rechenzentrum, in dem Dateien und Backups aufbewahrt werden.
• Wer kontrolliert sie? Das Unternehmen, das den Dienst betreibt, und die Regeln, an die sich dieses Unternehmen halten muss.

Die Datenresidenz beantwortet die erste Frage. Sie ist der Teil, den Sie in einem Vertrag benennen können: eine Stadt, eine Rechenzentrumsregion, ein Backup-Standort. Die Datensouveränität umfasst beide Fragen. Deshalb taucht sie in Sicherheitsfragebögen neben Residenz, Verschlüsselung und Zugriffskontrollen auf.

Im Gesundheitswesen ist das Thema nicht abstrakt. Gesundheitsinformationen gehören zu den sensibelsten Daten, die eine Organisation besitzt, und in Ontario legt PHIPA konkrete Regeln dafür fest, wie sie erhoben, verwendet, offengelegt und geschützt werden – auch dann, wenn ein externer Anbieter sie verarbeitet.

Datenresidenz und Datensouveränität: Warum der Unterschied wichtig ist

Die beiden Begriffe werden oft verwendet, als bedeuteten sie dasselbe. Sie überschneiden sich, beantworten aber unterschiedliche Fragen, und ein Anbieter kann bei dem einen überzeugen, während er zum anderen wenig sagt.

Datenresidenz betrifft den Standort. Sie nennt Ihnen das Land, die Stadt oder die Rechenzentrumsregion, in der Ihre Dateien gespeichert werden, und idealerweise auch, wo die Backups aufbewahrt werden. Sie ist konkret und leicht überprüfbar: Ein guter Anbieter lässt Sie die Region wählen, zeigt sie in Ihren Kontoeinstellungen an und hält sie im Vertrag fest.

Datensouveränität betrifft die Kontrolle. Sie schließt die Residenz ein, fragt aber auch, wer den Dienst betreibt, welches Unternehmen Ihren Vertrag unterzeichnet und wozu sich dieses Unternehmen schriftlich im Umgang mit Ihren Daten verpflichtet.

Für ein kanadisches Team im Gesundheitswesen ergibt sich daraus eine praktische Regel: Beginnen Sie mit der Residenz, weil Sie diese bestätigen können, und betrachten Sie dann, was darum herum liegt. Vier Details übersieht man leicht:

• Backups. Die Residenz sollte auch Backup-Kopien abdecken, nicht nur die Live-Dateien. Fragen Sie nach, ob Backups in derselben Region bleiben oder an einem zweiten kanadischen Standort abgelegt werden können.
• Spätere Verlagerung von Daten. Wenn sich Ihre Anforderungen ändern: Können Sie gespeicherte Daten selbst in eine andere Region verschieben, oder braucht es dafür ein Support-Ticket und ein Migrationsprojekt?
• Dateien während der Übertragung. Die Datenresidenz beschreibt, wo gespeicherte Dateien und Backups liegen. Faxe, die gerade konvertiert oder übertragen werden, werden vor der Speicherung vorübergehend verarbeitet. Fragen Sie daher jeden Anbieter, wie er mit Dateien während der Übertragung umgeht und wie schnell temporäre Kopien gelöscht werden.
• Aufbewahrung. Daten, die nicht aufbewahrt werden, können auch nicht offengelegt werden. Fragen Sie, ob Sie festlegen können, wie lange Faxe gespeichert werden, oder ob Sie die Speicherung deaktivieren und Faxe nur in Ihren eigenen Systemen aufbewahren können.

Nichts davon ersetzt eine Rechtsberatung. Es gibt Ihrer Datenschutzbeauftragten oder Ihrem Datenschutzbeauftragten und Ihrem IT-Team jedoch eine gemeinsame Sprache für den Vergleich von Anbietern sowie eine kurze Liste von Fragen, die Sie schriftlich stellen sollten.

Wie PHIPA gilt, wenn Sie Gesundheitsinformationen per Fax senden

Ontarios Personal Health Information Protection Act (PHIPA) regelt den Umgang mit persönlichen Gesundheitsinformationen in der Provinz. Das Gesetz baut auf dem Verwahrer von Gesundheitsinformationen (Health Information Custodian) auf: dem Krankenhaus, der Klinik, der Apotheke, dem Labor oder der Fachperson, die für die Informationen verantwortlich ist. PHIPA verpflichtet Verwahrer, angemessene Maßnahmen zu ergreifen, um persönliche Gesundheitsinformationen in ihrem Gewahrsam oder unter ihrer Kontrolle vor Diebstahl, Verlust sowie unbefugter Nutzung oder Offenlegung zu schützen und um Aufzeichnungen vor unbefugtem Kopieren, Ändern oder Vernichten zu schützen.

Verwahrer erledigen selten alles selbst. PHIPA definiert daher auch den Beauftragten (Agent): eine Person oder Organisation, die mit Genehmigung des Verwahrers für diesen oder in dessen Namen im Zusammenhang mit persönlichen Gesundheitsinformationen handelt, und zwar für die Zwecke des Verwahrers und nicht für eigene. PHIPA legt außerdem Regeln für elektronische Dienstleister fest – also für Anbieter, die die Technologie bereitstellen, mit der Verwahrer Gesundheitsinformationen verarbeiten. Ein Cloud-Anbieter, der Faxe im Auftrag eines Verwahrers verarbeitet, arbeitet innerhalb dieses Rahmens. Deshalb ist die Vereinbarung, die Sie mit dem Anbieter unterzeichnen, ebenso wichtig wie die Technologie.

Fax bringt einige spezifische Risiken mit sich, weil Dokumente außerhalb Ihrer elektronischen Patientenakte (EHR) eintreffen:

• Faxe liegen in einem separaten Posteingang. Überweisungen und Befunde warten in einem Fax-Konto, bis jemand sie ablegt. Dieses Konto braucht daher dieselben Zugriffskontrollen wie der Rest Ihrer Gesundheitsakten.
• Kopien vermehren sich. E-Mail-Benachrichtigungen, Downloads und Ausdrucke können zusätzliche Kopien derselben Akte erzeugen, ebenso eine Unterschriftenrunde, die über ein separates Tool läuft. Einstellungen, die Anhänge aus E-Mails heraushalten, den Kreis der Downloadberechtigten begrenzen und das Unterzeichnen innerhalb derselben Plattform halten, helfen dabei, Kopien unter Kontrolle zu behalten.
• Die Aufbewahrung gerät leicht in Vergessenheit. Faxe, die unbegrenzt im Konto eines Anbieters liegen, sind Aufzeichnungen, für die Sie weiterhin verantwortlich sind. Eine festgelegte Aufbewahrungsdauer oder gar keine Speicherung hält diesen Datenbestand klein.

PHIPA verlangt nicht, dass persönliche Gesundheitsinformationen in Kanada gespeichert werden. Das Gesetz konzentriert sich auf Schutzmaßnahmen und Rechenschaftspflicht. Viele Organisationen stellen darüber hinaus eigene Anforderungen auf, etwa Gesundheitsakten und Backups in kanadischen Rechenzentren aufzubewahren, und halten diese in ihren Richtlinien und Lieferantenverträgen fest. Den vollständigen Vergleich mit den US-Vorschriften finden Sie unter PHIPA vs HIPAA. Bei Fragen zu Ihren eigenen Pflichten veröffentlicht der Information and Privacy Commissioner of Ontario Leitfäden für Verwahrer.

Was Sie vor der Wahl eines Fax-Anbieters prüfen sollten

Verwenden Sie diese acht Fragen in Ihrer Anbieterprüfung. Lassen Sie sich die Antworten schriftlich geben und bewahren Sie sie zusammen mit dem Vertrag auf.

1. Wo werden Fax-Dateien gespeichert, und wo liegen die Backups? Lassen Sie sich die Region für beides nennen. „Kanada“ ist ein Anfang; eine benannte Stadt oder Rechenzentrumsregion ist besser.
2. Können Sie die Region selbst wählen und später ändern? Achten Sie auf eine Einstellung, die Ihre Administratoren steuern, und auf einen dokumentierten Weg, gespeicherte Daten zu verschieben, falls sich Ihre Anforderungen ändern.
3. Wem gehört der Anbieter, und wer betreibt ihn? Fragen Sie, welches Unternehmen den Dienst betreibt, wo es seinen Hauptsitz hat und welche juristische Person Ihre Vereinbarung unterzeichnet.
4. Welche Vereinbarung unterzeichnen Sie für Gesundheitsinformationen? Für Verwahrer in Ontario sollten Sie eine Vereinbarung verlangen, die PHIPA und die Rolle des Anbieters als Ihr Beauftragter abdeckt. Prüfen Sie, welcher Tarif sie enthält, und stellen Sie sicher, dass sie auch das Tool umfasst, mit dem Sie die per Fax erhaltenen Dokumente unterzeichnen.
5. Wie lange werden Faxe aufbewahrt, und können Sie die Speicherung deaktivieren? Eine konfigurierbare Aufbewahrungsdauer oder die Option, Faxe gar nicht zu speichern, begrenzt, was der Anbieter in Ihrem Auftrag vorhält.
6. Wie wird der Zugriff kontrolliert und protokolliert? Achten Sie auf rollenbasierte Zugriffsrechte, Zwei-Faktor-Authentifizierung, Single Sign-on und ein Prüfprotokoll darüber, wer ein Fax angesehen oder heruntergeladen hat.
7. Wie werden Dateien verschlüsselt? Fragen Sie nach der Verschlüsselung im Ruhezustand und während der Übertragung sowie danach, wie E-Mail-Benachrichtigungen gehandhabt werden, damit Gesundheitsinformationen nicht als Anhang verschickt werden.
8. Welche unabhängigen Audits untermauern die Sicherheitsaussagen? Zertifizierungen wie ISO 27001 und ein SOC 2 Typ-II-Bericht zeigen, dass eine externe Prüfstelle die Kontrollen überprüft hat.

Ein Anbieter, der alle acht Fragen klar beantwortet und die Antworten in seiner Vereinbarung festhält, gibt Ihrer Datenschutzbeauftragten oder Ihrem Datenschutzbeauftragten das, was für die Freigabe nötig ist.

Wie Fax.Plus die kanadische Datenresidenz unterstützt

Fax.Plus Enterprise beantwortet jede Frage der Checkliste und hält die Antworten schriftlich fest. Der Tarif beginnt bei 79,99 $ pro Monat bei jährlicher Abrechnung (99,99 $ bei monatlicher Abrechnung) mit 4.000 Seiten pro Monat und unbegrenzt vielen Mitgliedern, und alle Preise sind veröffentlicht.

• Fax-Dateien und Backups in Kanada. Kontoinhaber und Administratoren können gesendete und empfangene Fax-Dateien in Toronto oder Montreal speichern und den Backup-Standort separat wählen, sodass Live-Daten und Backups in zwei verschiedenen kanadischen Rechenzentren liegen können.
• Ihre Wahl – und Sie können sie ändern. Die Region wird in den Kontoeinstellungen festgelegt. Wenn sich Ihre Anforderungen ändern, können gespeicherte Faxe von derselben Stelle aus in eine andere Region verschoben werden – ohne den Anbieter zu wechseln.
• Ein unabhängiges Schweizer Unternehmen. Fax.Plus wird von Alohi entwickelt, einem eigenfinanzierten Unternehmen mit Gründungssitz in Genf und ohne US-amerikanische Rechtseinheit.
• Ein unterzeichneter PHIPA-Dienstleistungsvertrag. Enterprise umfasst PHIPA-Abdeckung mit Advanced Security Controls und einem unterzeichneten PHIPA-Dienstleistungsvertrag (PHIPA Service Provider Agreement) sowie HIPAA mit einem unterzeichneten BAA für Teams, die auch mit US-Partnern zusammenarbeiten.
• Signaturen unter denselben Regeln. Viele per Fax eingehende Formulare müssen unterschrieben werden, bevor sie zurückgeschickt werden. Jedes Fax kann an Sign.Plus, das hauseigene E-Signatur-Produkt von Alohi, weitergeleitet werden, um es selbst zu unterzeichnen oder Unterschriften im selben Konto anzufordern. Sign.Plus Enterprise bietet dieselben Optionen zur kanadischen Datenresidenz und dieselbe PHIPA-Abdeckung, sodass unterzeichnete Dokumente zu denselben Bedingungen wie Ihre Faxe aufbewahrt werden können.
• Aufbewahrung unter Ihrer Kontrolle. Administratoren können festlegen, wie viele Tage Faxe aufbewahrt werden, bevor sie endgültig gelöscht werden – auch null Tage sind möglich. Teams können außerdem die Faxspeicherung deaktivieren und Faxe über die Fax.Plus API in ihren eigenen Systemen archivieren.
• Zugriffskontrollen und Prüfprotokoll. Rollenbasierter Zugriff, Zwei-Faktor-Authentifizierung, Single Sign-on und ein Prüfprotokoll der Kontoaktivitäten.
• Verschlüsselung und sicherere Benachrichtigungen. Fax.Plus verschlüsselt gespeicherte fax-Dateien mit AES-256. Mit Advanced Security Controls sind E-Mail-Benachrichtigungen standardmäßig reine Benachrichtigungen ohne Anhang. Berechtigte HIPAA/PHIPA-Konten können Anhänge nach Zustimmung des Inhabers bzw. Administrators und individueller Freischaltung aktivieren, wobei am empfangenden Mailserver TLS 1.2 oder höher erforderlich ist. Der Kunde ist dafür verantwortlich, zugestellte Kopien in seiner E-Mail-Umgebung zu schützen. Ausgehende Email-to-Fax-Nachrichten nutzen eine separate Adresse mit erzwungenem TLS.
• Unabhängig geprüft. Alohi verfügt über eine ISO 27001-Zertifizierung und einen SOC 2 Typ-II-Bericht, beide ausgestellt von EY CertifyPoint.

Wenn Ihr Team in Ontario Gesundheitsinformationen verarbeitet und diese in Kanada speichern muss, sprechen Sie mit dem Fax.Plus-Team über einen Enterprise-Tarif mit kanadischer Datenresidenz für Fax.Plus und Sign.Plus.