캐나다의 데이터 주권

캐나다에서 데이터 주권이란 무엇인가요?

데이터 주권이란 데이터가 수집, 저장 또는 처리되는 곳의 법률과 통제를 받는다는 개념입니다. 실제로 캐나다 조직은 자신의 데이터를 보관하는 서비스에 대해 다음 두 가지를 묻기 위해 이 용어를 사용합니다.

• 데이터는 어디에 있나요? 파일과 백업이 보관되는 국가와 데이터 센터입니다.
• 누가 데이터를 통제하나요? 서비스를 운영하는 회사와, 그 회사가 따라야 하는 규칙입니다.

데이터 상주는 첫 번째 질문에 대한 답입니다. 도시, 데이터 센터 지역, 백업 위치처럼 계약서에 명시할 수 있는 부분입니다. 데이터 주권은 두 질문을 모두 아우르기 때문에, 보안 설문지에서 데이터 상주, 암호화, 접근 제어와 함께 등장합니다.

의료 분야에서 이 주제는 추상적인 것이 아닙니다. 건강 정보는 조직이 보유한 가장 민감한 데이터 중 하나이며, 온타리오에서는 PHIPA가 외부 제공업체가 이를 처리하는 경우를 포함하여 의료 정보를 수집, 이용, 공개, 보호하는 방법에 대한 구체적인 규칙을 정하고 있습니다.

데이터 상주와 데이터 주권: 차이가 중요한 이유

이 두 용어는 흔히 같은 뜻처럼 사용됩니다. 서로 겹치는 부분이 있지만 답하는 질문이 다르며, 제공업체가 한쪽은 잘 갖추고 있으면서 다른 쪽에 대해서는 거의 언급하지 않을 수도 있습니다.

데이터 상주는 위치에 관한 것입니다. 파일이 저장되는 국가, 도시 또는 데이터 센터 지역을 알려 주며, 가능하면 백업이 보관되는 곳도 포함합니다. 구체적이고 확인하기 쉽습니다. 좋은 제공업체는 지역을 직접 선택할 수 있게 하고, 계정 설정에 이를 표시하며, 계약서에도 명시합니다.

데이터 주권은 통제에 관한 것입니다. 데이터 상주를 포함하지만, 어떤 회사가 서비스를 운영하는지, 어떤 회사가 계약을 체결하는지, 그리고 그 회사가 데이터 처리 방식에 대해 서면으로 무엇을 약속하는지도 함께 묻습니다.

캐나다 의료 팀에는 다음과 같은 실용적인 원칙이 있습니다. 확인할 수 있는 부분인 데이터 상주부터 시작한 다음, 그 주변 사항을 살펴보세요. 놓치기 쉬운 세부 사항이 네 가지 있습니다.

• 백업. 데이터 상주는 실제 사용 중인 파일뿐 아니라 백업본도 포함해야 합니다. 백업이 같은 지역에 유지되는지, 아니면 캐나다 내 두 번째 위치에 둘 수 있는지 문의하세요.
• 나중에 데이터 이전. 요구 사항이 바뀌면 저장된 데이터를 직접 다른 지역으로 옮길 수 있나요, 아니면 지원 요청과 마이그레이션 프로젝트가 필요한가요?
• 전송 중인 파일. 데이터 상주는 저장된 파일과 백업이 있는 위치를 의미합니다. 변환 또는 전송 중인 fax는 저장되기 전에 일시적으로 처리되므로, 각 제공업체가 전송 중인 파일을 어떻게 처리하는지, 임시 사본을 얼마나 빨리 삭제하는지 문의하세요.
• 보관. 보관되지 않는 데이터는 노출될 수 없습니다. fax를 저장하는 기간을 설정할 수 있는지, 또는 저장을 꺼서 fax를 자체 시스템에만 보관할 수 있는지 문의하세요.

이 중 어느 것도 법률 자문을 대체하지는 않습니다. 다만 개인정보 보호 책임자와 IT 팀이 제공업체를 비교할 때 함께 쓸 수 있는 공통 용어와, 서면으로 질의할 간단한 질문 목록은 제공합니다.

건강 정보를 fax로 보낼 때 PHIPA가 적용되는 방식

온타리오주의 개인 건강 정보 보호법(PHIPA)은 주 내 개인 건강 정보에 대한 규칙을 정합니다. 이 법은 해당 정보를 책임지는 병원, 의원, 약국, 검사실 또는 의료인인 건강 정보 수탁자를 중심으로 구성되어 있습니다. PHIPA는 수탁자가 보관 또는 관리하는 개인 건강 정보를 도난, 분실, 무단 사용 및 공개로부터 보호하고, 기록을 무단 복사, 수정 또는 폐기로부터 보호하기 위해 합리적인 조치를 취하도록 요구합니다.

수탁자가 모든 일을 직접 처리하는 경우는 드뭅니다. PHIPA는 대리인도 정의합니다. 대리인은 수탁자의 승인을 받아 개인 건강 정보와 관련하여 수탁자를 위해 또는 수탁자를 대신하여, 자신의 목적이 아닌 수탁자의 목적을 위해 행동하는 개인 또는 조직입니다. 또한 PHIPA는 수탁자가 건강 정보를 처리하는 데 사용하는 기술을 제공하는 전자 서비스 제공업체에 대한 규칙도 정하고 있습니다. 수탁자를 대신해 fax를 처리하는 cloud 제공업체는 이 틀 안에서 운영되므로, 제공업체와 체결하는 계약이 기술만큼이나 중요합니다.

fax는 문서가 EHR 외부로 도착하기 때문에 몇 가지 특유의 위험을 더합니다.

• fax는 별도의 받은 편지함에 쌓입니다. 의뢰서와 결과는 누군가 정리하기 전까지 fax 계정에 머물기 때문에, 해당 계정에도 나머지 건강 기록과 동일한 접근 제어가 필요합니다.
• 사본이 늘어납니다. 이메일 알림, 다운로드, 출력물은 같은 기록의 추가 사본을 만들 수 있으며, 별도의 도구를 거치는 서명 절차도 마찬가지입니다. 첨부 파일을 이메일에 포함하지 않고, 다운로드할 수 있는 사람을 제한하며, 서명을 같은 플랫폼 안에서 처리하도록 하는 설정이 사본을 관리하는 데 도움이 됩니다.
• 보관 기간은 잊기 쉽습니다. 제공업체 계정에 무기한 보관된 fax는 여전히 여러분에게 책임이 있는 기록입니다. 정해진 보관 기간을 두거나 아예 저장하지 않으면 그 범위를 작게 유지할 수 있습니다.

PHIPA는 개인 건강 정보를 캐나다 내에 저장하도록 요구하지 않습니다. 보호 조치와 책임성에 중점을 둡니다. 많은 조직은 건강 기록과 백업을 캐나다 데이터 센터에 보관하는 것과 같은 자체 요건을 추가하고, 이를 정책과 공급업체 계약에 명시합니다. 미국 규정과의 전체 비교가 필요하면 PHIPA와 HIPAA 비교를 참조하세요. 자신의 의무에 관해 궁금한 점이 있다면 온타리오주 정보 및 프라이버시 위원회가 수탁자를 위한 지침을 게시하고 있습니다.

fax 제공업체를 선택하기 전에 확인할 사항

공급업체 검토 시 다음 여덟 가지 질문을 활용하세요. 답변은 서면으로 받고 계약서와 함께 보관하세요.

1. fax 파일은 어디에 저장되며, 백업은 어디에 있나요? 둘 모두의 지역을 확인하세요. "캐나다"는 시작일 뿐이며, 구체적인 도시나 데이터 센터 지역이 명시되면 더 좋습니다.
2. 지역을 직접 선택하고 나중에 변경할 수 있나요? 관리자가 제어할 수 있는 설정과, 요건이 바뀌었을 때 저장된 데이터를 옮기는 문서화된 방법이 있는지 확인하세요.
3. 제공업체의 소유자와 운영자는 누구인가요? 어떤 회사가 서비스를 운영하는지, 본사가 어디에 있는지, 어떤 법인이 계약에 서명하는지 문의하세요.
4. 건강 정보에 대해 어떤 계약을 체결하나요? 온타리오주 수탁자라면 PHIPA와 제공업체가 수탁자의 대리인으로서 맡는 역할을 포함하는 계약을 요청하고, 어떤 요금제에 포함되는지 확인하며, fax로 받은 문서에 서명하는 데 사용하는 도구도 해당 계약에 포함되는지 확인하세요.
5. fax는 얼마나 오래 보관되며, 저장을 끌 수 있나요? 설정 가능한 보관 기간이나 fax를 아예 저장하지 않는 옵션은 제공업체가 여러분을 대신해 보유하는 범위를 제한합니다.
6. 접근은 어떻게 제어되고 기록되나요? 역할 기반 접근, 2단계 인증, 싱글 사인온, 그리고 누가 fax를 보거나 다운로드했는지 보여주는 감사 추적이 있는지 확인하세요.
7. 파일은 어떻게 암호화되나요? 저장 시 암호화와 전송 시 암호화에 대해 문의하고, 건강 정보가 첨부 파일로 전달되지 않도록 이메일 알림을 어떻게 처리하는지 확인하세요.
8. 어떤 독립 감사가 보안 주장을 뒷받침하나요? ISO 27001 같은 인증과 SOC 2 Type II 보고서는 외부 감사인이 통제 사항을 확인했음을 보여줍니다.

여덟 가지 질문에 모두 명확하게 답하고 그 답변을 계약서에 명시하는 제공업체라면, 개인정보 보호 책임자가 승인하는 데 필요한 내용을 갖추고 있는 것입니다.

Fax.Plus가 캐나다 데이터 상주를 지원하는 방법

Fax.Plus Enterprise는 체크리스트의 모든 질문에 답하고 그 답변을 서면으로 제공합니다. 연간 결제 시 월 $79.99(월간 결제 시 $99.99)부터 시작하며, 월 4,000페이지와 무제한 구성원이 포함되고, 모든 가격은 공개되어 있습니다.

• 캐나다 내 fax 파일 및 백업. 계정 소유자와 관리자는 송수신한 fax 파일을 토론토 또는 몬트리올에 저장할 수 있고 백업 위치를 별도로 선택할 수 있으므로, 실시간 데이터와 백업을 서로 다른 두 캐나다 데이터 센터에 둘 수 있습니다.
• 선택은 여러분의 몫이며, 언제든 변경할 수 있습니다. 지역은 계정 설정에서 지정합니다. 요구 사항이 바뀌면 같은 곳에서 저장된 fax를 다른 지역으로 옮길 수 있으며, 제공업체를 바꿀 필요가 없습니다.
• 독립적인 스위스 기업. Fax.Plus는 제네바에서 설립된 자체 자본 기반 기업 Alohi가 만들었으며, 미국 법인은 없습니다.
• 서명된 PHIPA 서비스 제공자 계약. Enterprise에는 Advanced Security Controls와 서명된 PHIPA 서비스 제공자 계약이 포함된 PHIPA 적용이 포함되며, 미국 파트너와도 협업하는 팀을 위해 서명된 BAA를 포함한 HIPAA도 함께 제공됩니다.
• 동일한 규칙 아래의 서명. 많은 fax 양식은 회신 전에 서명이 필요합니다. 모든 fax는 Alohi의 자체 전자 서명 제품인 Sign.Plus로 전달하여 직접 서명하거나 같은 계정에서 서명을 요청할 수 있습니다. Sign.Plus Enterprise도 동일한 캐나다 데이터 상주 옵션과 PHIPA 적용을 제공하므로, 서명된 문서를 fax와 같은 조건으로 보관할 수 있습니다.
• 직접 관리하는 보관 기간. 관리자는 fax를 영구 삭제하기 전까지 보관할 일수를 0일을 포함하여 설정할 수 있습니다. 또한 fax 저장을 끄고 Fax.Plus API를 통해 자체 시스템에 fax를 보관할 수도 있습니다.
• 접근 제어와 감사 추적. 역할 기반 접근, 2단계 인증, 싱글 사인온, 계정 활동에 대한 감사 추적을 제공합니다.
• 암호화와 더 안전한 알림. Fax.Plus는 저장된 fax 파일을 AES-256으로 암호화합니다. Advanced Security Controls를 사용하면 이메일 알림은 기본적으로 알림 전용으로 제공됩니다. 자격을 갖춘 HIPAA/PHIPA 계정은 소유자/관리자의 동의와 개별 활성화를 거친 후 첨부 파일 수신을 선택할 수 있으며, 이 경우 수신 메일 서버에서 TLS 1.2 이상이 필요합니다. 전달된 사본을 이메일 환경에서 보호할 책임은 고객에게 있습니다. 발신 Email-to-Fax에는 TLS가 강제 적용되는 별도의 주소가 사용됩니다.
• 독립적인 감사. Alohi는 EY CertifyPoint가 발급한 ISO 27001 인증과 SOC 2 Type II 보고서를 보유하고 있습니다.

온타리오에서 건강 정보를 다루며 캐나다 내 저장이 필요한 팀이라면, Fax.Plus와 Sign.Plus의 캐나다 데이터 상주를 제공하는 Enterprise 요금제에 대해 Fax.Plus 팀에 문의하세요.