Суверенитет данных в Канаде

Что такое суверенитет данных в Канаде?

Суверенитет данных — это принцип, по которому данные подчиняются законам и контролю той юрисдикции, где их собирают, хранят или обрабатывают. На практике канадские организации используют этот термин, чтобы задать любому сервису, хранящему их данные, два вопроса:

• Где находятся данные? Страна и центр обработки данных, где хранятся файлы и резервные копии.
• Кто их контролирует? Компания, которая управляет сервисом, и правила, которым она обязана следовать.

Резидентность данных отвечает на первый вопрос. Её можно указать в договоре: город, регион центра обработки данных, место хранения резервных копий. Суверенитет данных охватывает оба вопроса, поэтому анкеты по безопасности включают его наряду с резидентностью, шифрованием и мерами контроля доступа.

Для здравоохранения эта тема не абстрактна. Данные о состоянии здоровья относятся к наиболее чувствительным данным, которыми располагает организация. В Онтарио PHIPA устанавливает конкретные правила их сбора, использования, раскрытия и защиты, в том числе когда их обрабатывает внешний провайдер.

Резидентность и суверенитет данных: почему различие важно

Эти два термина часто используют как синонимы. Они пересекаются, но отвечают на разные вопросы: провайдер может быть надёжным в одном и почти ничего не сообщать о другом.

Резидентность данных — это вопрос местоположения. Она показывает страну, город или регион центра обработки данных, где хранятся ваши файлы, а в идеале и резервные копии. Этот параметр конкретен и легко проверяется: хороший провайдер позволяет выбрать регион, показывает его в настройках аккаунта и фиксирует в договоре.

Суверенитет данных — это вопрос контроля. Он включает резидентность, но также отвечает на другие вопросы: кто управляет сервисом, какая компания подписывает ваше соглашение и какие письменные обязательства она принимает в отношении порядка обработки ваших данных.

Для канадской медицинской организации отсюда следует практическое правило: начните с резидентности, потому что её можно подтвердить, а затем изучите сопутствующие условия. Четыре детали легко упустить:

• Резервные копии. Резидентность должна распространяться на резервные копии, а не только на рабочие файлы. Уточните, остаются ли копии в том же регионе или их можно разместить в другом месте в Канаде.
• Последующий перенос данных. Если ваши требования изменятся, сможете ли вы сами перенести хранимые данные в другой регион, или для этого потребуются обращение в поддержку и проект миграции?
• Файлы в процессе передачи. Резидентность данных определяет, где находятся хранимые файлы и резервные копии. Сообщения fax, которые конвертируются или передаются, временно обрабатываются до сохранения. Поэтому уточните у каждого провайдера, как он работает с такими файлами и как быстро удаляются временные копии.
• Срок хранения. Данные, которые не хранятся, нельзя раскрыть. Узнайте, можно ли задать срок хранения fax либо отключить хранение и держать fax только в собственных системах.

Ничто из этого не заменяет юридическую консультацию. Однако такой перечень даёт ответственному за конфиденциальность и ИТ-команде общую терминологию для сравнения провайдеров, а также короткий список вопросов, которые стоит задать в письменной форме.

Как PHIPA применяется при отправке данных о состоянии здоровья по fax

Закон о защите персональных данных о здоровье провинции Онтарио (PHIPA) устанавливает правила обращения с данными о состоянии здоровья в провинции. Закон строится вокруг понятия оператора персональных данных — больницы, клиники, аптеки, лаборатории или специалиста, ответственных за эти сведения. PHIPA обязывает операторов принимать разумные меры для защиты данных о состоянии здоровья, находящихся в их распоряжении или под их контролем, от кражи, утраты, а также несанкционированного использования или раскрытия. Кроме того, операторы должны защищать записи от несанкционированного копирования, изменения и уничтожения.

Операторы редко выполняют все задачи самостоятельно. PHIPA также определяет понятие агента — лица или организации, которые с разрешения оператора действуют от его имени или в его интересах в отношении данных о состоянии здоровья, преследуя цели оператора, а не свои собственные. Кроме того, PHIPA устанавливает правила для поставщиков электронных услуг, предоставляющих операторам технологии для обработки таких сведений. Cloud-провайдер, который обрабатывает fax от имени оператора, работает в рамках этой системы. Поэтому соглашение с провайдером так же важно, как и технология.

Fax создаёт ряд особых рисков, поскольку документы поступают вне вашей электронной медицинской карты:

• Fax хранятся в отдельных входящих. Направления и результаты ожидают в аккаунте fax, пока кто-нибудь не внесёт их в систему. Поэтому для такого аккаунта нужны те же меры контроля доступа, что и для остальных медицинских записей.
• Копии множатся. Уведомления по электронной почте, загрузки и распечатки создают дополнительные копии одной и той же записи. То же происходит, если подписание проходит через отдельный инструмент. Чтобы держать копии под контролем, отключите вложения в письмах, ограничьте круг лиц, которые могут скачивать документы, и выполняйте подписание на той же платформе.
• О сроке хранения легко забыть. Fax, которые бессрочно остаются в аккаунте провайдера, остаются записями, за которые вы продолжаете отвечать. Заданный срок хранения или полный отказ от хранения сокращает объём таких данных.

PHIPA не требует хранить данные о состоянии здоровья в Канаде. Закон делает упор на меры защиты и подотчётность. Многие организации добавляют собственные требования, например хранение медицинских записей и резервных копий в канадских центрах обработки данных, и закрепляют их во внутренних политиках и договорах с поставщиками. Полное сравнение с правилами США приведено в статье PHIPA и HIPAA. По вопросам о ваших собственных обязанностях рекомендации для операторов публикует Уполномоченный по информации и конфиденциальности Онтарио.

Что проверить перед выбором провайдера fax

Используйте эти восемь вопросов при оценке поставщика. Запросите ответы в письменной форме и храните их вместе с договором.

1. Где хранятся файлы fax и где находятся резервные копии? Уточните регион для того и другого. Указание «Канада» — это только начало, а конкретный город или регион центра обработки данных — лучше.
2. Можно ли выбрать регион самостоятельно и изменить его позже? Ищите настройку, которой управляют ваши администраторы, и задокументированный способ переноса хранимых данных, если ваши требования изменятся.
3. Кому принадлежит провайдер и кто им управляет? Узнайте, какая компания предоставляет сервис, где находится её головной офис и какое юридическое лицо подписывает ваше соглашение.
4. Какое соглашение вы подписываете для работы с данными о состоянии здоровья? Операторам из Онтарио следует запросить соглашение, которое охватывает PHIPA и роль провайдера как вашего агента. Проверьте, какой тариф его включает, и убедитесь, что оно распространяется и на инструмент, которым вы подписываете документы, полученные по fax.
5. Как долго хранятся fax и можно ли отключить хранение? Настраиваемый срок хранения или возможность не хранить fax вовсе ограничивает объём данных, которые провайдер держит от вашего имени.
6. Как контролируется и фиксируется доступ? Проверьте наличие ролевого доступа, двухфакторной аутентификации, единого входа и журнала аудита, в котором видно, кто просматривал или скачивал fax.
7. Как шифруются файлы? Узнайте о шифровании при хранении и при передаче, а также о том, как устроены уведомления по электронной почте, чтобы данные о состоянии здоровья не пересылались во вложении.
8. Какие независимые аудиты подтверждают заявления о безопасности? Сертификаты, такие как ISO 27001, и отчёт SOC 2 Type II показывают, что внешний аудитор проверил меры контроля.

Если провайдер чётко отвечает на все восемь вопросов и закрепляет ответы в соглашении, ответственный за конфиденциальность получает всё необходимое для утверждения.

Как Fax.Plus обеспечивает канадскую резидентность данных

Fax.Plus Enterprise отвечает на каждый вопрос из перечня и фиксирует ответы в письменной форме. Стоимость начинается от 79,99 $ в месяц при оплате за год (99,99 $ при оплате помесячно). Тариф включает 4 000 страниц в месяц и неограниченное число участников, а все цены опубликованы.

• Файлы fax и резервные копии в Канаде. Владельцы и администраторы аккаунтов могут хранить отправленные и полученные файлы fax в Торонто или Монреале и отдельно выбирать место хранения резервных копий. Рабочие данные и резервные копии могут находиться в двух разных канадских центрах обработки данных.
• Выбор за вами, и его можно изменить. Регион задаётся в настройках аккаунта. Если ваши требования изменятся, сохранённые fax можно перенести в другой регион там же, не меняя поставщика.
• Независимая швейцарская компания. Fax.Plus разработан компанией Alohi, которая развивается без внешних инвестиций и основана в Женеве. Юридического лица в США у неё нет.
• Подписанное соглашение с поставщиком услуг в соответствии с PHIPA. Тариф Enterprise включает поддержку PHIPA с Advanced Security Controls и подписанным соглашением с поставщиком услуг в соответствии с PHIPA, а также соответствие HIPAA с подписанным BAA для команд, которые работают и с партнёрами из США.
• Подписание по тем же правилам. Многие формы, полученные по fax, нужно подписать перед отправкой обратно. Любой fax можно переслать в Sign.Plus, собственный продукт Alohi для электронной подписи, чтобы подписать документ самостоятельно или запросить подписи в рамках одного аккаунта. Sign.Plus Enterprise предлагает те же варианты размещения данных в Канаде и поддержку PHIPA, поэтому подписанные документы можно хранить на тех же условиях, что и ваши fax.
• Срок хранения под вашим контролем. Администраторы задают, сколько дней хранятся fax до окончательного удаления, в том числе можно указать ноль дней. Команды также могут отключить хранение fax и архивировать их в собственных системах через API Fax.Plus.
• Контроль доступа и журнал аудита. Доступ на основе ролей, двухфакторная аутентификация, единый вход (SSO) и журнал аудита действий в аккаунте.
• Шифрование и более безопасные уведомления. Fax.Plus шифрует сохранённые файлы fax по стандарту AES-256. При использовании Advanced Security Controls уведомления по электронной почте по умолчанию содержат только информацию о событии, без вложений. Учётные записи HIPAA/PHIPA, отвечающие требованиям, могут включить отправку вложений после согласия владельца или администратора и индивидуальной активации. При этом принимающий почтовый сервер должен поддерживать TLS 1.2 или выше. Клиент самостоятельно отвечает за защиту доставленных копий в своей почтовой среде. Для исходящих сообщений Email-to-Fax используется отдельный адрес с обязательным применением TLS.
• Независимый аудит. Alohi имеет сертификат ISO 27001 и отчёт SOC 2 Type II, оба выданы компанией EY CertifyPoint.

Если ваша команда обрабатывает данные о состоянии здоровья в Онтарио и должна хранить их в Канаде, свяжитесь с командой Fax.Plus по вопросу тарифа Enterprise с размещением данных в Канаде для Fax.Plus и Sign.Plus.