Slack est-il conforme à la loi HIPAA? Un guide complet pour les organismes de soins de santé
Fax.Plus est une solution de fax en ligne conforme à la norme HIPAA qui s'intègre de manière transparente à Slack, offrant des notifications de fax sécurisées et une communication rationalisée. Pourtant, de nombreux prestataires de soins de santé se demandent encore si Slack lui-même répond aux exigences de la norme HIPAA. Ces dernières années, Slack a révolutionné la collaboration en milieu de travail en permettant aux équipes de discuter, de partager des fichiers et de travailler ensemble en temps réel, réduisant ainsi efficacement l'encombrement des courriels. La question demeure : Slack est-il conforme à la norme HIPAA ?
Statut de conformité HIPAA de Slack
Slack offre-t-il des solutions conformes à la loi HIPAA?
Slack n’est pas automatiquement conforme à la loi HIPAA par défaut. L’entreprise offre Slack Enterprise Grid, qui comprend des fonctions de sécurité et de conformité avancées, et est le seul plan Slack qui peut potentiellement répondre aux exigences de la loi HIPAA. Toutefois, les organismes de soins de santé doivent tout de même configurer ce plan correctement, mettre en œuvre des contrôles administratifs stricts et signer un Business Associate Agreement (BAA) avec Slack. Sans ces mesures, l’utilisation de Slack par un organisme ne sera pas considérée comme conforme à la loi HIPAA.
Cela signifie que si votre équipe utilise les plans Free, Pro ou Business+ de Slack, vous n’êtes pas couvert par un BAA et vous risquez de ne pas être conforme si des renseignements personnels sur la santé sont partagés sur la plateforme, ce qui expose votre organisme à d’éventuelles violations de données et à des amendes réglementaires.
En termes simples, les versions standard (Pro, Business) et gratuites de Slack ne prennent pas en charge la conformité à la loi HIPAA. Elles n’offrent pas de BAA et ne fournissent pas le niveau de contrôle administratif requis pour protéger les renseignements personnels sur la santé.
Slack Enterprise Grid et le BAA
Slack Enterprise Grid est un plan de niveau supérieur conçu pour les grandes organisations. Il offre des fonctions d’administration centralisées, une meilleure gestion des utilisateurs et des contrôles de sécurité plus précis. Essentiel pour les cas d’utilisation des soins de santé, Slack peut signer un BAA avec les clients d’Enterprise Grid, ce qui établit des obligations contractuelles pour Slack de traiter les renseignements personnels sur la santé d’une manière conforme à la loi HIPAA.
Qu’est-ce que cela implique pour les fournisseurs de soins de santé?
Couverture du BAA : Une fois qu’un BAA est en place, Slack est légalement reconnu comme un « partenaire commercial ». Cela signifie que Slack accepte de mettre en œuvre et de maintenir des mesures de protection qui protègent les renseignements personnels sur la santé, conformément aux règlements de la loi HIPAA.
Sécurité avancée : Enterprise Grid prend en charge des fonctions comme le chiffrement des données au repos et en transit, la gestion sécurisée des clés et les intégrations avancées de détection des menaces.
Contrôles administratifs : Enterprise Grid permet la gestion centralisée de plusieurs espaces de travail Slack, ce qui permet un contrôle plus strict sur qui peut accéder aux renseignements personnels sur la santé et où ils peuvent être partagés.
Comportement des utilisateurs et application des politiques
Même avec Slack Enterprise Grid, les responsabilités d’une organisation ne se terminent pas avec la signature d’un BAA, les utilisateurs peuvent toujours violer la loi HIPAA s’ils ne sont pas correctement formés. Par exemple :
Un médecin ou une infirmière pourrait partager par inadvertance le nom et le diagnostic d’un patient dans un canal public.
Un membre du personnel pourrait télécharger des documents sensibles sur les patients dans un canal partagé sans les bons contrôles d’accès.
Quelqu’un pourrait oublier de supprimer l’accès d’un ancien employé à Slack, laissant ainsi la porte ouverte à une exposition non autorisée aux renseignements personnels sur la santé.
Le comportement des utilisateurs et l’application stricte des politiques sont essentiels à la conformité à la loi HIPAA. Une formation continue, la clarté des politiques et des conséquences claires en cas de violation peuvent aider à prévenir les erreurs humaines.
Mesures de sécurité et chiffrement
Slack emploie de multiples mesures de sécurité qui s’harmonisent avec certaines exigences de la loi HIPAA :
Chiffrement en transit et au repos : Slack utilise Transport Layer Security (TLS) 1.2 pour les données en transit, et les données au repos sont chiffrées à l’aide d’AES-256.
Enterprise Key Management (EKM) : Disponible pour les clients d’Enterprise Grid, EKM permet aux organisations de contrôler leurs propres clés de chiffrement. Cette fonction peut être essentielle pour les entités de soins de santé qui ont besoin d’une surveillance et d’une gouvernance des données maximales.
Journaux d'audit : Slack peut s'intégrer à des outils pour fournir des pistes d'audit, ce qui aide les organisations à surveiller qui accède aux informations de santé protégées (PHI), quelles modifications sont apportées et si des incidents de sécurité se produisent.
Assurer la conformité à la norme HIPAA lors de l'utilisation de Slack
Étapes pour configurer correctement Slack
Si vous tenez à utiliser Slack pour les communications liées aux soins de santé, voici une liste de contrôle pour vous aider à aborder la conformité :
Passer à Slack Enterprise Grid : Seul Enterprise Grid prend en charge la possibilité de conformité à la norme HIPAA.
Signer un accord de partenariat Business (BAA) : Collaborez directement avec Slack pour établir un BAA. Sans cela, les informations de santé protégées (PHI) ne doivent pas être partagées sur la plateforme.
Mettre en œuvre la gestion des clés Enterprise (EKM) : Pour une gouvernance des données améliorée, en particulier si vous traitez de gros volumes d'informations de santé protégées (PHI), l'EKM vous offre un contrôle des clés de chiffrement.
Configurer des contrôles d'accès stricts : Utilisez les fonctionnalités d'administration de Slack pour restreindre la création de canaux, limiter qui peut inviter de nouveaux membres et contrôler les comptes invités.
Activer l'authentification à deux facteurs (2FA) : L'application de l'authentification à deux facteurs (2FA) ajoute une couche de sécurité supplémentaire, réduisant ainsi le risque d'accès non autorisé à Slack.
Mesures de protection administratives et techniques
Les mesures de protection administratives et techniques sont essentielles au maintien de la conformité à la norme HIPAA :
Politiques de conservation et de suppression des données : Examinez régulièrement vos paramètres de conservation des messages Slack. Définissez des politiques de conservation conformes aux protocoles de gestion des documents de votre organisation et aux directives HIPAA.
Journalisation d'audit : Tirez parti des intégrations ou des capacités natives de Slack pour conserver des journaux de l'activité des utilisateurs, des messages des canaux, des téléchargements de fichiers et des modifications des rôles administratifs. Les journaux d'audit sont essentiels si vous devez enquêter sur une activité suspecte ou prouver la conformité en cas d'audit.
Limiter le partage de fichiers : Dans les établissements de soins de santé, le contrôle du flux de fichiers peut être essentiel. Configurez Slack pour restreindre les téléchargements ou limiter le partage de fichiers uniquement à des canaux ou groupes d'utilisateurs spécifiques.
Formation et sensibilisation
Même la plateforme la plus sécurisée peut être compromise par une erreur humaine. Tenez compte des recommandations de formation suivantes :
Identifier et étiqueter les informations de santé protégées (PHI) : Sensibilisez votre personnel aux données qui sont considérées comme des informations de santé protégées (PHI). Fournissez des exemples pratiques et des instructions sur la façon de gérer ces données dans les canaux Slack.
Conventions de nommage des canaux : Encouragez la création de canaux spécifiquement étiquetés (par exemple, « #soins-aux-patients-équipe ») qui sont configurés pour gérer les discussions sensibles.
Règles de communication : Encouragez le personnel à utiliser les messages directs ou les canaux privés, et conseillez-leur de partager un minimum d'identifiants lors de la discussion des cas des patients.
Cours de recyclage réguliers : Les réglementations HIPAA et les fonctionnalités de Slack peuvent évoluer, alors planifiez des formations de recyclage périodiques pour tenir tout le monde au courant des meilleures pratiques.
Résumé de la conformité de Slack à la norme HIPAA
Alors, Slack est-il conforme à la norme HIPAA ? La réponse courte est la suivante : Slack peut être configuré pour être conforme à la norme HIPAA, mais il n'est pas automatiquement conforme par défaut. Pour utiliser Slack pour les informations de santé protégées (PHI), les organisations doivent :
Utiliser Slack Enterprise Grid
Obtenir un BAA signé avec Slack
Mettre en œuvre des mesures de protection administratives telles que des contrôles d'accès des utilisateurs, des politiques de conservation des données et une gestion robuste des canaux
Formez le personnel aux meilleures pratiques HIPAA et aux politiques d'utilisation de Slack
Ces mesures, combinées aux fonctionnalités de chiffrement de Slack et à la gestion potentielle des clés Enterprise (EKM), peuvent créer un environnement sécurisé pour la communication dans le secteur de la santé. Cependant, les organisations doivent se rappeler que la technologie n'est qu'une partie de l'équation : les facteurs humains, l'application des politiques et la surveillance constante sont tout aussi essentiels au respect de la conformité.
Services de fax conformes à la norme HIPAA avec intégrations natives
Fax.Plus est un service de fax en ligne conforme à la norme HIPAA qui offre de multiples intégrations natives avec des outils de productivité populaires, dont Slack. En connectant Fax.Plus à Slack, les organismes de soins de santé peuvent rationaliser la communication tout en respectant les réglementations HIPAA. Cette intégration permet de recevoir des notifications en temps réel pour les fax entrants et de suivre les fax sortants dans les messages Slack, ce qui élimine les erreurs et la nécessité de passer d'une plateforme à l'autre.
Toutefois, pour garantir une conformité totale à la norme HIPAA, il est essentiel de vérifier que tout outil intégré, tel que Slack, respecte également les exigences de la norme HIPAA. Cela comprend la nécessité pour le fournisseur d'offrir un accord de partenariat Business (BAA) et de mettre en œuvre des fonctions de sécurité robustes telles que le cryptage, les pistes d'audit et les contrôles d'accès. Une évaluation minutieuse de ces facteurs permet de protéger les PHI et de maintenir les normes de sécurité les plus élevées dans tous les systèmes intégrés.
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