Slack HIPAA Uyumlu mu?

Evet, Slack; kapsamlı kurumsal düzeni, yürürlükteki BAA’sı ve gerekli yapılandırması çerçevesinde HIPAA kapsamındaki personel iş birliğini destekleyebilir. Sıradan bir Slack aboneliği veya yüklenmiş bir faks uygulaması, tek başına bir hasta belgesi iş akışının kapsam dahilinde olduğunu göstermez.

Gelen sevkleri koordine eden bir muayenehane için asıl soru, Slack’e neyin ulaştığıdır: bir bildirim, kimlik bilgisi, bir bağlantı veya faksın kendisi. Slack sözleşmesi, faks sağlayıcısı sözleşmesi ve erişim denetimleri bu fiili akışla uyumlu olmalıdır.

Hangi Slack kuruluşu ve sözleşmesi kapsam dahilindedir?

Slack’in güncel şartları; kapsamlı, kurumsal düzeyde bir plan, imzalanmış bir Business Associate Agreement (BAA) ve belirlenen kuruluş için doğrulanmış HIPAA etkinleştirmesi gerektirir. Güncel satın alımlarda ayrıca bu düzenin özel sipariş kalemi olan Slack HIPAA Enabled SKU’su da gerekir. GovGrid hariçtir.

Düzende adı geçen Enterprise+ veya eski Grid kuruluşunu ve kapsadığı çalışma alanlarını doğrulayın. Belirlenen bir kuruluşun kapsamı, müşterinin sahip olduğu diğer tüm kuruluşları otomatik olarak kapsamaz.

Geçerli BAA’yı, HIPAA kapsamındaki kuruluşlar için güncel kılavuzu ve etkinleştirme onayını Slack üzerinden edinin. İzin verilen kullanım, erişim, izleme ve belge işleme dahil olmak üzere genel HIPAA uyumluluğunun sorumluluğu kuruluşunuzda kalır.

Hastayla ilgili faks bildirimlerini kimler alabilir?

Slack’in HIPAA kılavuzu, kuruluşları korunan sağlık bilgilerini (PHI) paylaşmak için özel kanallar kullanmaya yönlendirir. Birini eklemeden önce kanalın mevcut geçmişini inceleyin: üyelik, gelecekteki mesajların yanı sıra hastayla ilgili önceki yazışmaları da görünür kılabilir.

Kitleyi belgeleri işleyen personelle uyumlu tutun. Konukları, harici katılımcıları, kanal değişikliklerini ve görevden ayrılma süreçlerini gözden geçirin. Slack Connect için izinleri ve yasal olarak izin verilen paylaşımı doğrulayın; bu özellik söz konusu gereklilikleri ortadan kaldırmaz. Özel kanal görünürlüğü olağan üyelikle sınırlı olmadığından, yetkili dışa aktarma ve Discovery erişimini de kitle değerlendirmesine dahil edin.

HIPAA düzeni, hastalara yönelik iletişim için değil, personel iş birliği içindir. Slack’in kılavuzu; hastalar, plan üyeleri, aileleri veya işverenleriyle iletişim kurulmasını ve bunların çalışma alanına ya da kanala kullanıcı veya konuk olarak eklenmesini yasaklar. Bakım ekibi kanalındaki bir sevk uyarısı, hastaya sevk hakkında mesaj göndermekten farklı bir kullanımdır.

Fax.Plus Slack entegrasyonu ne yapar?

Fax.Plus, yeni faks bildirimleri ve gönderilen faks durumu için yerel bir Slack entegrasyonu sunar. Genel entegrasyon ayarları isteğe bağlı ekleri içerir, ancak sağlık hizmetleri için sunulan davranış farklıdır.

Kurumsal PHI için Fax.Plus ile sağlık hizmetlerinde faks kullanımı, Enterprise, etkinleştirilmiş Advanced Security Controls (ASC) ve imzalanmış bir BAA gerektirir. Business planında genel entegrasyonun bulunması, bu planı eşdeğer bir PHI düzenine dönüştürmez.

ASC altında Slack bildirimleri faks dosyası ekleri olmadan devam eder. Faksı onaylı Fax.Plus ortamında alın. ASC entegrasyon belgeleri bu sınırı açıklar; yerel Slack entegrasyonu belgeleri ise genel bildirim işlevini açıklar.

Bu uyarılar, Slack içinde yerel bir yeni faks oluşturucu sağlamaz. Bir uyarı, belgeyi incelemeyi kimin üstlendiğini de tek başına göstermez.

Ek içermeyen bir uyarı hangi bilgileri açığa çıkarır?

Onaylı hesap yapılandırmasındaki gerçek bildirim alanlarını inceleyin. Belge Fax.Plus’ta kalsa bile bir faks numarası, tanımlayıcı veya bağlamsal bir mesaj hassas bilgileri açığa çıkarabilir.

Hem Slack kitlesini hem de bağlantılı kaynakların izinlerini kontrol edin. Bir kanal üyesinin bildirimi görebilmesi ile faksı açma yetkisi ayrı kararlardır. Ekip bir iş birliği platformu seçiyorsa, kendi hesap ve bildirim kurallarına tabi olan Microsoft Teams üzerinden faks koordinasyonunu karşılaştırın.

Örneğin özel bir kabul kanalı, belge faks hesabında kalırken ilgili personeli bir faksla ilgilenilmesi gerektiği konusunda uyarabilir. Bu süreci benimsemeden önce görünen alanları ve yetkili kullanıcıları gözden geçirin. Ek içermemenin PHI içermemek anlamına geldiğini varsaymayın. Hastayla ilgili içeriğin cihazın kilidi açılmadan görünmemesi için mobil bildirim önizlemelerini yapılandırın.

Faks e-postaları ve ekleri ne olacak?

Fax.Plus’ın isteğe bağlı güvenli e-posta ekleri ayrı gereksinimlere tabidir ve ASC altındaki Slack ek politikasını değiştirmez. Bir e-posta seçeneğini etkinleştirmek, Slack’te faks dosyası eklerini etkinleştirmez.

Güvenli faks e-posta teslimi, hasta fakslarının Slack’e iletilmesinin onaylandığı anlamına gelmez. E-posta alımı ayrı bir entegrasyondur; kullanılabilirliği, aktarım gereksinimleri, alıcıları ve saklanan kopyaları bağımsız olarak değerlendirilmelidir. Hasta faksı koordinasyonu için onaylı yerel bildirim ve belge alma iş akışını kullanın.

Slack BAA’sı faks sağlayıcısını kapsar mı?

Hayır. Slack’in BAA’sı bağımsız bir faks hizmetini veya üçüncü taraf uygulama sağlayıcısını otomatik olarak kapsamaz. Her iki sağlayıcı da elektronik PHI işliyorsa her ilişki için kendi geçerli sözleşme kapsamı gerekir.

Slack düzenini doğrulayın ve Fax.Plus BAA’sını Enterprise ile ASC gereksinimleriyle birlikte imzalayın. Alohi HIPAA belgeleri, faks hesabı ön koşullarını açıklar. Bir uygulama listesinde yer almak veya başarılı bir bağlantı kurmak, iki sağlayıcının da sözleşmesinin yerini tutmaz.

Kayıtlar ve inceleme sorumlulukları nerede yer almalıdır?

Slack, PHI için kayıt sistemi olmamalıdır. Faks belgesini onaylı belge iş akışında saklayın ve gerekli tüm klinik dosyalama işlemlerini kuruluşunuzun kayıt politikasına göre tamamlayın.

İlgili mesajlar, faks belgeleri, dışa aktarımlar ve indirilen kopyalar arasında saklama sürelerini uyumlu hale getirin. Slack ortamı için izleme ve veri kaybı önleme kurallarını belirleyin ve yöneticilerin gerçekte hangi kanıtları inceleyebildiğini doğrulayın. Bir mesaj dışa aktarımı, her belge görüntüleme veya indirme işleminin eksiksiz kaydı olarak kabul edilmemelidir.

Gelen faksları kimin kontrol edeceğini, devamsızlık durumlarında başka bir personelin nasıl görev alacağını ve işlemin tamamlandığının nasıl kaydedileceğini belirleyin. Teslim edilen bir uyarı, sahip ataması yapmaz, klinik incelemeyi kanıtlamaz ve hasta dosyasını otomatik olarak güncellemez. Önerilen bildirim ve erişim yapılandırmasını hasta işlerinde kullanmadan önce sentetik belgelerle test edin.