OpenText RightFax im Test 2026: Preise und Vergleich mit Alternativen

Lohnt sich OpenText Fax im Jahr 2026?

Eine Legacy-Institution

OpenText Fax, das Produkt, das die Branche weiterhin RightFax nennt, ist das, was im Enterprise-Fax-Versand einer Legacy-Institution am nächsten kommt. Es startete 1992 in Tucson, ging über AVT und Captaris in andere Hände über und landete 2008 bei OpenText – im Rahmen einer Übernahme im Wert von rund 131 Millionen US-Dollar. Es ist nach wie vor weit verbreitet, vor allem in US-Krankenhäusern, Gesundheitssystemen und bei Versicherern.

Das Verkaufsargument und das Problem

Dieses institutionelle Gewicht ist zugleich das Verkaufsargument und das Problem. Das Verkaufsargument: zertifizierte Epic- und Veradigm-Konnektoren, über Jahrzehnte verfeinert, Integrationen bis in SAP, Oracle und sogar Mainframe-Druckwarteschlangen sowie Kontrolle darüber, wo Ihre Fax-Daten liegen, weil sie auf Ihren eigenen Servern liegen. Das Problem: Alles rund um diese Leistungsfähigkeit ist schwerfällig. Versionen fallen etwa alle fünf Jahre aus dem vollen Support, das Upgrade setzt einen aktiven, über einen Partner erworbenen Supportvertrag voraus, und im Frühjahr 2026 veröffentlichte die National Vulnerability Database CVE-2025-15610, eine Schwachstelle in einem veralteten Microsoft-Framework, das OpenText Fax verwendet – Details dazu finden Sie im Abschnitt zur Sicherheit weiter unten.

Zwei Produkte, zwei Urteile

Es gibt eine zweite Komplikation, und sie zeigt sich darin, wie OpenText das Portfolio selbst aufteilt, nicht in etwas, das Käufern direkt mitgeteilt wird. Die eigene Produktseite von OpenText Fax bewirbt die On-Premises- und Hybrid-Bereitstellung mit tiefen ERP- und EHR-Konnektoren. Core Fax hat eine eigene Seite, ein eigenes Entwicklerportal und eigene Reseller-SKUs, ausgelegt auf das Multi-Tenant-Cloud- und API-Szenario, nach dem ein Unternehmen für Gesundheitsplattformen tatsächlich suchen würde. Die beiden Seiten verweisen nicht aufeinander und führen nicht zu einem gemeinsamen Kaufweg, und developer.opentext.com veröffentlicht die REST- und SOAP-APIs von Core Fax offen, während die SDKs von OpenText Fax hinter einem Partner-Download-Formular und einem Login im Support-Portal liegen. Das ehrliche Urteil für 2026 besteht also eigentlich aus zwei Urteilen: OpenText Fax bleibt dort vertretbar, wo On-Premises-Kontrolle eine harte Anforderung ist, während sich das Marketing von Core Fax stattdessen an Cloud- und API-Käufer richtet – zu einem Preis, den keines der beiden Produkte ohne Angebot nennt.

Wann Sie sich anderweitig umsehen sollten

Für Organisationen, die keinen eigenen Server betreiben müssen, deckt ein moderner cloud-basierter Faxdienst dieselben Anforderungen im Gesundheitswesen und bei APIs ab – mit veröffentlichten Preisen statt eines Angebotsprozesses. Fax.Plus ist das deutlichste Beispiel in dieser Serie: ein Enterprise-Tarif mit HIPAA und einem unterzeichneten BAA, dem kanadischen PHIPA, Fax-to-EHR, einer öffentlichen API sowie KI-gestützter Datenextraktion und Texttranskription in Echtzeit – und jeder Preis ist auf der Seite ersichtlich. Für den allgemeinen geschäftlichen Einsatz und für Entwickler enthalten kostenpflichtige Tarife ab Basic (außer Konten mit Advanced Security Controls) zusätzlich einen gehosteten MCP-Server für KI-Agenten-Workflows. Documo ist eine weitere spezialisierte cloud-Option mit veröffentlichten Preisen. Und für Teams, die ohnehin ein Business-Telefonsystem kaufen, bündelt RingCentral das Faxen in seine UCaaS-Plattform – zu veröffentlichten Preisen pro Nutzer. OpenText ist sinnvoll, wenn die Integrationstiefe im Epic-Umfeld oder die Kontrolle vor Ort selbst die Anforderung ist.

Über OpenText Fax

OpenText ist ein kanadisches Unternehmen für Unternehmenssoftware mit einem Portfolio aus Content-Management, Cybersicherheit und Business-Netzwerken. Das Thema Fax kam im November 2008 ins Spiel, als OpenText Captaris, den damaligen Eigentümer von RightFax, für rund 131 Millionen US-Dollar übernahm. RightFax selbst ist älter als der Webbrowser: Es wurde 1992 in Tucson, Arizona, auf den Markt gebracht und erarbeitete sich in den 1990er- und 2000er-Jahren seinen Ruf als Netzwerk-Fax-Server für Krankenhäuser, Versicherungen und Behörden.

Ein Produkt, fünf Namen

Wer dieses Produkt recherchiert, begegnet mindestens fünf Bezeichnungen: RightFax, OpenText Fax (der offizielle Name seit dem Rebranding), RightFax Connect (der hybride Cloud-Übertragungsdienst), OpenText Fax Private Cloud (die verwaltete Hosting-Option) und OpenText Core Fax (ein völlig separates Produkt). Technisch hat das Rebranding nichts verändert; die eigene Versionsübersicht von OpenText stellt klar fest, dass RightFax jetzt als OpenText Fax vermarktet wird. Der Wildwuchs bei den Namen ist jedoch real und wichtig, denn einer dieser fünf Namen, Core Fax, ist keine weitere Bezeichnung für dasselbe Produkt. Es ist ein völlig anderes Produkt, und der nächste Abschnitt erklärt, warum diese Unterscheidung darüber entscheidet, was Ihnen tatsächlich verkauft wird.

OpenText Fax ist nicht Core Fax – und die eigene Website von OpenText zieht die Trennlinie

OpenText Core Fax ist ein mandantenfähiges Cloud-SaaS-Produkt mit eigenem Portal, eigenen APIs auf developer.opentext.com und einer eigenen Preisstruktur. Es geht auf die Übernahme von XMedius im Jahr 2020 zurück und hat betrieblich nichts mit dem OpenText-Fax-Server gemeinsam. Die Struktur der OpenText-Website macht die Trennung deutlich: opentext.com/products/fax beginnt mit „OpenText™ Fax (RightFax) is a secure, scalable, digital fax solution“ und beschreibt On-Premises-, Hybrid- und verwaltete Bereitstellung, während opentext.com/products/core-fax eine vollständig separate Seite für die Cloud-SaaS-Linie ist, die mandantenfähige Skalierung, globale Datenhoheit und einen eigenen Zertifizierungsumfang beschreibt. Diese strukturelle Trennung auf der eigenen Website von OpenText sagt Ihnen mehr darüber, wo OpenText Fax 2026 steht, als es ein einzelnes Verkaufsgespräch könnte: Es ist das Produkt für Organisationen, die den Server selbst besitzen müssen, und Core Fax ist die Lösung für alle, die das nicht müssen.

Was OpenText Fax bietet

Der OpenText-Fax-Server selbst deckt den Faxversand vom Desktop über den FaxUtil-Client und dessen Webversion ab, den Faxversand per E-Mail über Exchange und Microsoft 365, Print-to-Fax, die MFP-Integration für Geräteflotten von Ricoh, Xerox, Konica Minolta, HP und Canon, OCR mit Handschrifterkennung sowie Workflow-Automatisierung, die eingehende Faxe in EHR- und ERP-Systeme weiterleitet. Neuere Versionen brachten Unterstützung für Windows Server 2025, einen Salesforce-Konnektor und Fax Aviator, einen eingebetteten KI-Assistenten für Weiterleitung, Zusammenfassungen und Datenextraktion. Version 25.4 erschien im November 2025. Die Plattform unterstützt mandantenfähiges Hosting, sodass ein einzelner Server bis zu 64 Mandanten bedienen kann, und lässt sich On-Premises, in einem Hybrid-Setup über RightFax Connect oder als vollständig verwalteter Dienst über Fax Private Cloud bereitstellen.

Alles Folgende gibt wieder, was OpenText und Dritte bis Juli 2026 veröffentlicht hatten. Produktdetails, Sicherheitshinweise und Bedingungen ändern sich, und wir korrigieren gerne alles, was sich geändert hat.

So erhalten Sie einen Preis für OpenText Fax und Core Fax

Weder OpenText Fax noch OpenText Core Fax nennt öffentlich irgendwo einen Preis. Um einen zu erhalten, müssen Sie ein Verkaufsgespräch beginnen, entweder direkt mit OpenText oder mit einem zertifizierten Reseller. Hier sehen Sie, wie dieser Prozess nach den öffentlich dokumentierten Informationen abläuft, damit Sie wissen, was Sie erwartet, bevor Sie ihn starten.

Was OpenText ohne Angebot veröffentlicht

OpenText veröffentlicht für Core Fax ein Datenblatt zum Guthabenverbrauch, das genau auflistet, wie viel Guthaben jede Aktion kostet: feste monatliche Guthabenkosten für eine eingehende Nummer, höhere monatliche Kosten für eine gebührenfreie Nummer, pauschale Guthabenkosten pro eingehender Seite und höhere Kosten pro eingehender Seite bei gebührenfreien Nummern. Nicht veröffentlicht wird, wie viel eine Guthabeneinheit in Dollar wert ist; dieser Satz wird mit einem Reseller im Bestelldokument vereinbart. Reseller-Marktplätze bestätigen die gleiche Lücke von der anderen Seite: Laut öffentlich verfügbaren Einträgen zeigen benannte Core-Fax-Lizenz-SKUs keinen Preis an und leiten Besucher stattdessen zu einer Angebotsanfrage weiter. Der eigene Core-Fax-Eintrag von SoftwareOne beschreibt Softwarelizenzierung, Monatsabonnement und vorausbezahlte Guthabenmodelle nebeneinander, wiederum ohne Dollarbeträge. Käufer können also die Struktur des Preismodells in Guthaben, Lizenzen oder Abonnements kennenlernen, ohne je zu erfahren, was das Ganze in Dollar kostet.

Was die Kostenstruktur vor Ort bestimmt

OpenText Fax wird über zertifizierte Reseller auf Angebotsbasis verkauft, und die Kostenstruktur geht weit über die Lizenz selbst hinaus: Windows-Server- und SQL-Lizenzen, SIP-Trunks oder Faxkarten, Lizenzen für Hochverfügbarkeit, Tests der Notfallwiederherstellung, jährliche Wartung und der Administrationsaufwand für den gesamten Betrieb. Rechnen Sie damit, dass das Reseller-Gespräch jeden dieser Punkte einzeln durchgeht, statt eine gebündelte Zahl zu nennen. Ein bekannter RightFax-Reseller wirbt auf seiner eigenen Website damit, dass die Überprüfung der Lizenzauswahl die Implementierungskosten seiner Kunden um 10 bis 20 Prozent gesenkt hat – ein Hinweis aus dem Vertriebskanal selbst, dass ein erstes Angebot meist ein Ausgangspunkt für Verhandlungen ist und keine endgültige Zahl.

Eine echte Zahl finden, bevor Sie einen Verkaufsprozess starten

Allein der reine Wartungssupport kann sich auf zehntausende Dollar pro Jahr belaufen. Diese Größenordnung können Sie selbst nachprüfen, indem Sie öffentliche Beschaffungsunterlagen von Behörden durchsuchen, da öffentliche Stellen offenlegen, was sie zahlen. Der Datenkatalog der Regierung von DC stuft den RightFax-Faxverkehr zudem separat als HIPAA-relevant ein und beschreibt Aufzeichnungen über eingehende und ausgehende Faxe zwischen DC Health, der DC Health Benefit Exchange und anderen Gesundheitsorganisationen. Das bestätigt zumindest den realen Einsatzumfang, auch wenn es keinen Preis bestätigt.

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Jeder andere Faxdienst in dieser Serie, von den spezialisierten Cloud-Anbietern bis zum Telekommunikationspaket von RingCentral, veröffentlicht sowohl einen Einstiegspreis als auch die Anzahl der enthaltenen Seiten, sodass Käufer den Wert pro Seite ohne Verkaufsgespräch erkennen können. OpenText veröffentlicht für keines der beiden Produkte eine dieser Angaben. Deshalb beschreibt dieser Artikel den Kaufprozess, statt eine Zahl zu vergleichen, die es nicht gibt.

Sicherheit und Compliance

Die Zertifizierungen in verständlicher Sprache

• SOC 2 Type II: Ein unabhängiger Prüfer hat über mehrere Monate beobachtet, wie die Sicherheitskontrollen des Unternehmens funktionieren, und bestätigt, dass sie in der Praxis wirken und nicht nur auf dem Papier.
• HITRUST CSF: Ein Audit nach einem auf das Gesundheitswesen ausgerichteten Sicherheitsrahmenwerk, eines der anspruchsvollsten der Branche und für Beschaffungsteams in Krankenhäusern faktisch eine Vertrauensabkürzung.
• HIPAA: das US-Gesetz zum Umgang mit Patientengesundheitsdaten.
• BAA (Business Associate Agreement): der unterzeichnete Vertrag, der einen Anbieter rechtlich für den Schutz dieser Daten verantwortlich macht; ohne Unterschrift sind Marketingaussagen wertlos.
• PCI DSS: regelt den sicheren Umgang mit Zahlungskartendaten.
• ISO/IEC 27001: der internationale Standard für Informationssicherheits-Managementsysteme.

Was OpenText für Core Fax dokumentiert

Auf der Cloud-Seite beschreiben die eigenen Materialien von OpenText durchaus Substanz. Laut der Produktseite von Core Fax und einer separaten OpenText-Produktübersicht gilt:

• SOC 2 Type II sowie SOC 2 plus HITRUST CSF
• Unterstützung für HIPAA und PCI DSS
• TLS 1.2 und AES-256-Verschlüsselung, bei der Übertragung und im Ruhezustand
• ISO/IEC 27001, in der separaten Produktübersicht unter den Standards aufgeführt, an denen sich das Produkt ausrichtet; eine Zertifizierungsstelle wird nicht genannt

Dieser letzte Punkt verdient Beachtung: Manche Anbieter nennen den Namen des Prüfers direkt. Fax.Plus nennt EY CertifyPoint sowohl für die Zertifizierung nach ISO 27001 als auch für die nach SOC 2 Type II, und RingCentral stellt seine Zertifikate in einem öffentlichen Trust-Portal mit herunterladbaren Dokumenten bereit.

HIPAA und der BAA

Laut dem Marketing von OpenText Core Fax unterstützt die Plattform die HIPAA-Compliance und ist für regulierte Branchen konzipiert, die mit PHI wie Patientenakten und Versicherungsformularen umgehen. Die öffentlichen Materialien von OpenText legen nicht dar, wie der BAA selbst ausgestellt wird – ob er automatisch enthalten ist, über einen Reseller vermittelt oder pro Vertrag verhandelt wird. Wer die Lösung für eine Gesundheitsplattform prüft, sollte sich diese konkrete Zusage daher schriftlich geben lassen, statt sie allein aus dem Marketingtext abzuleiten. Zum Vergleich: Fax.Plus unterzeichnet einen BAA im Enterprise-Tarif, der auch Kanadas PHIPA abdeckt, und Documo bietet in jedem Tarif einen BAA an.

Die Fax-to-E-Mail-Falle

Ein Aspekt verdient für jeden Käufer im Gesundheitswesen unabhängig vom Anbieter besondere Beachtung: Der Empfang von Faxen als E-Mail-Anhang ist nicht automatisch HIPAA-konform, da Standard-E-Mail möglicherweise nicht die für PHI erforderliche Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und Übertragungsschutzmaßnahmen bietet, sofern der Workflow nicht entsprechend konfiguriert ist. Der Fax-Versand per E-Mail über Exchange oder Microsoft 365 (der Weg, den OpenText Fax On-Premises bietet) übernimmt die Verschlüsselung und Zugriffskontrollen der E-Mail-Umgebung des Kunden. Damit liegt die Compliance-Verantwortung beim IT-Team des Kunden und nicht bei einer dokumentierten Schutzmaßnahme des Anbieters. Fax.Plus geht dieses Thema auf der Cloud-Seite direkt an: Standard-Email-to-Fax ist ausdrücklich für Inhalte ohne PHI vorgesehen, und eine HIPAA-konforme E-Mail-Zustellung erfordert den Enterprise-Tarif, Advanced Security Controls, einen unterzeichneten BAA und eine dedizierte Adresse mit erzwungenem TLS, die jede Nachricht bei der Übertragung verschlüsselt. Es ist eine kleine Funktion mit großer Compliance-Wirkung – und bei jedem Fax-Anbieter prüfenswert, bevor jemand eine Patientenakte per E-Mail versendet.

Der Haken bei OpenText Fax

Das On-Premises-Produkt weist ein dokumentiertes Sicherheitsproblem auf. CVE-2025-15610, im Frühjahr 2026 in der National Vulnerability Database veröffentlicht, beschreibt eine Schwachstelle durch Deserialisierung nicht vertrauenswürdiger Daten im Zusammenhang mit dem .NET-Remoting-Framework, das OpenText Fax (RightFax) verwendet. Laut NVD-Eintrag betrifft sie mehrere OpenText-Fax-Versionen, darunter die Versionszweige 16.6 bis 25.4, und kann möglicherweise aus der Ferne ohne Authentifizierung ausgenutzt werden, wenn der betroffene Dienst im Netzwerk erreichbar ist. Zum Zeitpunkt des Verfassens konzentrierten sich die von uns geprüften öffentlichen Hinweise darauf, die Netzwerkexposition einzuschränken. OpenText hat seither möglicherweise aktualisierte Hinweise oder einen Fix veröffentlicht, weshalb aktuelle und potenzielle Kunden den neuesten Stand des Sicherheitshinweises direkt bei OpenText bestätigen lassen sollten. Einfach gesagt: .NET Remoting ist ein Kommunikations-Framework von Microsoft, das von neueren Technologien abgelöst wurde, und die Schwachstelle betrifft die Nutzung dieses Frameworks durch OpenText Fax. Bei einer On-Premises-Bereitstellung trägt der Kunde erhebliche Verantwortung für die Absicherung von Server, Datenbank, Zugriffskontrollen, Konfiguration und Audit-Umgebung. Das ist ein ganz anderes Modell als der Rückgriff auf die unabhängig geprüfte Infrastruktur eines Cloud-Anbieters.

Apps und Zugriff

Keines der beiden OpenText-Produkte bietet eine Testversion oder Selbstregistrierung; vor dem ersten Kontakt mit einem der Produkte steht ein Vertriebsprozess. Das gibt es auf beiden Seiten, sobald Sie Kunde sind – laut den eigenen Materialien und Marktplatz-Einträgen von OpenText.

Core Fax: Web, E-Mail, Mobil, MFP

Core Fax deckt den Faxversand über einen Web-Client, per E-Mail, aus Desktop-Anwendungen wie Microsoft Teams und Webex sowie von MFPs der Gerätereihen von Ricoh, Toshiba, Xerox, Lexmark, Sharp, Kyocera und HP ab; sichere MFP-Identitätsanbieter wie PaperCut und uniFLOW werden unterstützt. Das Produkt bietet kostenlose mobile Apps für iOS und Android, mit denen Nutzer Faxe von einem Smartphone oder Tablet senden und ansehen können, und eingehende Faxe können an ein E-Mail-Postfach zugestellt oder direkt im Browser angezeigt werden, ohne Dateien herunterzuladen. Zu den von OpenText dokumentierten Administrationsfunktionen gehören das Anlegen von Untermandanten, mandantenspezifische Anmelde-URLs, rollenbasierter Zugriff sowie SSO-, SCIM- und Active-Directory-Integration für die automatisierte Benutzerbereitstellung.

Unabhängige Bewertungen auf G2 liefern Nuancen, die das Marketing nicht bietet: Administratoren berichten, die Plattform (dort als XM Fax vermarktet) erfolgreich in Dokumentenmanagement-, Datenbank- und Transaktionsfreigabesysteme eingebunden zu haben, und stellen fest, dass sie nach der Konfiguration reibungslos läuft. Dieselben Bewertungen nennen einen echten Reibungspunkt: Prepaid-Abonnements, die nach einem, drei oder fünf Jahren ablaufen, zwingen Administratoren dazu, das Seitenvolumen im Voraus zu schätzen – mit dem Risiko, entweder Guthaben zu verschwenden oder vor der Verlängerung nicht auszukommen. Der Rat eines anderen Rezensenten an potenzielle Käufer fiel deutlich aus: Rechnen Sie nach der Implementierung mit einem großen Vorhaben, das mehrere IT-Disziplinen gleichzeitig einbindet.

OpenText Fax: Desktop, Web, E-Mail, keine native Mobile-App

Die Client-Oberflächen des OpenText-Fax-Servers sind die FaxUtil-Desktopanwendung, FaxUtil Web im Browser, Faxversand per E-Mail über Exchange und Microsoft 365 sowie Print-to-Fax. In dieser Produktlinie gibt es keine native mobile App; der mobile Zugriff erfolgt über den Web-Client oder per E-Mail. Die öffentlichen Administratorhandbücher für OpenText Fax umfassen Hunderte Seiten zu WorkServer-Konfiguration, Wählregeln, Fehlersuche in der Konvertierungs-Engine und Kanallizenzierung. Diese Dokumentationstiefe zeigt, dass es sich um ein wirklich administrationsintensives Produkt handelt und nicht um eine Plug-and-play-Lösung. Bewertungen auf Gartner Peer Insights bestätigen dies aus Käufersicht: Einige Administratoren nennen das Produkt nach der Einrichtung intuitiv, während immer wieder betont wird, dass Fax over IP im Vergleich zu typischen Datennetzwerken weiterhin einen echten Telefonie-Verwaltungsaufwand mit sich bringt – unabhängig vom Anbieter.

Zugriffsmöglichkeiten im Vergleich

Der deutlichste Kontrast in dieser Reihe ergibt sich zu einem modernen Cloud-Dienst. Fax.Plus bietet native iOS- und Android-Apps, die mit 4,7/5 und 4,5/5 bei zusammen mehr als 40.000 Bewertungen bewertet sind, dazu Desktop-Apps für Windows und macOS, eine Web-App, Email-to-Fax, MFP-Unterstützung, eine öffentliche REST-API sowie Integrationen mit Google Workspace, Microsoft Word und Zapier – alles erreichbar über eine Selbstregistrierung in wenigen Minuten. Documo bindet vorhandene Faxgeräte und MFPs in seine Cloud-Plattform ein, und das Fax von RingCentral ist in dessen Telefonsystem-Apps integriert. Auf Seiten von OpenText sind die mobilen Apps von Core Fax zwar eine echte Funktion, doch jeder Weg zu einem OpenText-Produkt, mit oder ohne mobile App, beginnt weiterhin mit einem Verkaufsgespräch statt mit einem Anmeldeformular.

Support, Verträge und die Versionsuhr

Das Support-Modell

Der Support für OpenText Fax läuft hauptsächlich über zertifizierte Reseller und Advantage Service Provider (ASPs) und nicht über einen einzelnen, von OpenText betriebenen Helpdesk. Firmen wie Advantage Technologies veröffentlichen eigene Support-Handbücher mit erweiterten Servicezeiten, Garantien für den Hardwareersatz und Pakete für professionelle Dienstleistungen speziell für RightFax-Kunden. Diese ergänzen das Customer Support Portal von OpenText, für das ein aktiver Supportvertrag erforderlich ist, um Zugriff auf Patches, Downloads und Support-Tickets zu erhalten. Diese Struktur führt dazu, dass die Support-Erfahrung von Käufern teilweise davon abhängt, an welchen Reseller oder ASP sie verwiesen werden, und nicht allein von OpenText.

Was Käufer berichten

Wir werden hier nicht die Erfahrung einzelner Organisationen mit dem OpenText-Support bewerten. Nützlicher ist es, die öffentlichen Bewertungen selbst anzusehen, denn gerade die Uneinheitlichkeit ist der entscheidende Punkt. Gartner Peer Insights enthält Bewertungen langjähriger RightFax-Administratoren, einige mit jahrzehntelanger Erfahrung aus Installationen in mehreren Organisationen. Sie beschreiben das Produkt nach der Konfiguration als intuitiv im Betrieb und loben reaktionsschnelle Account-Teams; ein Bewerter, der RightFax seit 1998 betreut, nennt es den De-facto-Standard für den Faxbedarf von Organisationen. Andere Bewertungen auf derselben Plattform beschreiben eine Wissensdatenbank, die schwer zu nutzen ist, sowie eine Erstkontakt-Hürde, bevor man einen tatsächlichen Techniker erreicht. Wir behaupten nicht, dass eine der beiden Erfahrungen typisch ist; wir zeigen Ihnen, wo das Muster sichtbar wird – von verschiedenen Bewertern, über verschiedene Jahre hinweg –, damit Sie es selbst abwägen können, bevor Sie einen mehrjährigen Reseller-Vertrag unterschreiben.

Die Versionsuhr

Jede Version von OpenText Fax erhält etwa fünf Jahre lang vollen Support und fällt danach in die „Sustaining Maintenance“: Support nur nach bestem Bemühen, keine neuen Patches, keine Sicherheitskorrekturen und keine Support-Anfragen für diese Version. Ein Upgrade erfordert einen aktiven Supportvertrag, der in der Regel über einen Partner abgeschlossen wird. Version 21.2 näherte sich zum Zeitpunkt dieser Bewertung genau diesem Punkt. Weder OpenText Fax noch Core Fax bieten einen Self-Service-Kündigungsprozess oder ein veröffentlichtes SLA; beide werden zu verhandelten Reseller-Konditionen verkauft, sodass Ausstiegsbedingungen, Kündigungsfristen und Rufnummernportierung vertragsspezifisch sind und nirgends vorab von Interessenten eingesehen werden können. Zum Vergleich: Fax.Plus bietet eine Self-Service-Kündigung und die Portierung eingehender Nummern, ab dem Premium-Tarif kostenlos, wobei die Bedingungen auf der Website stehen; RingCentral liegt mit mehrjährigen Telekommunikationsverträgen näher an OpenText, doch seine Nutzungsbedingungen sind wenigstens veröffentlicht.

Datenresidenz und Datenspeicherung

OpenText Fax speichert Daten auf einer vom Kunden kontrollierten Infrastruktur, sodass die Datenresidenz davon abhängt, wo die Organisation ihre Server bereitstellt und betreibt. Dieses Maß an Kontrolle ist ein Grund dafür, dass das Produkt in Teilen von Behörden und im Gesundheitswesen seit Jahrzehnten verbreitet ist. Core Fax verfolgt ein anderes Modell und bietet regionales Cloud-Hosting in den USA, Kanada, der EU und Australien, um Anforderungen an die Datensouveränität zu erfüllen. Bei Core-Fax-Kunden bestimmt die gewählte Hosting-Region, wo Faxdaten gespeichert werden; bei On-Premises-Kunden bleibt die Datenresidenz unter der Kontrolle der Organisation.

OpenText veröffentlicht einige Angaben zur Datenspeicherung für Core Fax, jedoch nicht genug, um alle Compliance-Fragen zu beantworten. Laut Datenblatt ist standardmäßig eine Aufbewahrung von Faxen für 90 Tage enthalten. Eine längere Aufbewahrung ist über einen separaten Fax Retention Plan zu vom Reseller angebotenen Preisen möglich, während Kunden über den Service-Helpdesk einen kürzeren Aufbewahrungszeitraum beantragen können. Das bietet einen klaren Standardwert und eine dokumentierte Möglichkeit zur Anpassung, doch Compliance-Teams sollten sich die genauen Bedingungen vor Vertragsabschluss möglicherweise schriftlich bestätigen lassen.

Die wichtigsten Lücken betreffen Wahlmöglichkeiten und Löschung. Die von uns geprüften Unterlagen nennen keine Hosting-Regionen außer den USA, Kanada, der EU und Australien. OpenText legt außerdem nicht öffentlich dar, was nach Vertragsende mit den Kundendaten geschieht, einschließlich Löschfristen, Umgang mit Backups oder ob ein Vernichtungsnachweis ausgestellt wird. Organisationen mit strengen Anforderungen an Datenresidenz oder Datenentsorgung sollten diese Punkte im Vertrag festhalten.

Datenresidenz bei OpenText im Vergleich

Den deutlichsten Kontrast bildet Fax.Plus: Dort ist der Datenstandort eine Kontoeinstellung und keine feste Plattformgegebenheit. Kunden in den USA können ihre Daten in US-Rechenzentren speichern, und Konto-Administratoren können aus mehr als 40 Standorten weltweit wählen – darunter Standorte in der EU, der Schweiz, Kanada, Japan und Australien – und Daten über das Dashboard zwischen ihnen verschieben. Das ist relevant, sobald eine Organisation ein bestimmtes Land benötigt, das nicht zu den vier Regionen von OpenText gehört. Documo dokumentiert eine Präsenz in den USA und Kanada, und die globale Infrastruktur von RingCentral wird Fax-Kunden nicht als Auswahlmöglichkeit angeboten. Die vier Regionen von OpenText mit einer veröffentlichten Standard-Aufbewahrungsdauer von 90 Tagen sind besser dokumentiert als bei den meisten Anbietern, aber weniger steuerbar als beim besten.

Enterprise-, API- und Healthcare-Automatisierung

Die API beim richtigen Produkt

Wie es um die Entwicklererfahrung steht, hängt davon ab, welches Produkt gemeint ist. Der OpenText-Fax-Server bietet C- und C++-APIs, eine COM-Schnittstelle, eine REST-Web-API und Integrationsmodule für die Dateiablage, die gegen Ihren eigenen Server installiert werden. Die Dokumentation befindet sich hinter Partner-Download-Formularen und einem Login zum Support-Portal.

Core Fax verfügt über eine öffentliche Dokumentation: Eine REST-API-Referenz und eine separate Management-API-Referenz finden sich auf developer.opentext.com, dazu eine Schnellstartanleitung in den Entwicklerforen von OpenText. Konkrete Durchsatzzahlen für Core Fax haben wir nirgends veröffentlicht gefunden. Käufer, die ein hohes Volumen planen, sollten die Kapazität daher direkt bei OpenText bestätigen lassen. Webhook-basierte Statusrückmeldungen werden ebenfalls in den Entwicklerforen von OpenText besprochen, darunter Kundenfragen zur Kombination von Webhook- und E-Mail-Zustellung für Statusmeldungen.

Gesundheitswesen

Die Produktübersicht von OpenText zu Core Fax nennt sichere Konnektoren für Epic, Cerner und Veradigm Allscripts, und die Seite zu OpenText Fax bewirbt zertifizierte Integrationen für Epic und Veradigm – zusätzlich zu jahrzehntelanger Erfahrung mit On-Premises-Epic-Community-Connect auf der RightFax-Seite. Konnektoren für athenahealth und eClinicalWorks werden im breiteren Marketing von OpenText erwähnt, in den von uns geprüften Unterlagen jedoch weder näher beschrieben noch mit Preisen versehen. Eine seitenweise Echtzeit-Zustellung von Faxen ist für keines der beiden Produkte öffentlich dokumentiert.

KI- und Agenten-Workflows

OpenText vermarktet Fax Aviator, einen eingebetteten KI-Assistenten für Weiterleitung, Zusammenfassungen und Datenextraktion, in der Produktlinie OpenText Fax. Für Core Fax haben wir keine vergleichbare KI-Funktion öffentlich dokumentiert gefunden, und im Entwicklerportal von OpenText ist für keines der beiden Fax-Produkte ein MCP-Server (der offene Standard, mit dem KI-Agenten wie Claude Software direkt bedienen können) aufgeführt. Fax.Plus dagegen bietet KI-Datenextraktion und KI-Texttranskription bereits live im Enterprise-Tarif: strukturierte Feldextraktion mit bis zu 20 benutzerdefinierten Feldern, JSON-Export und optionale automatische Verarbeitung eingehender oder ausgehender Faxe, abgerechnet über ein seitenbasiertes Guthabensystem. Die Extraktion und Transkription von Fax.Plus sind heute schon verfügbar und nicht als zukünftige Funktion positioniert.

Wie sich die Enterprise-Automatisierung von OpenText im Vergleich schlägt

Der Konnektorenkatalog und die Epic-Integrationstiefe setzen OpenText in dieser Serie bei der klassischen Integration im Gesundheitswesen an die Spitze, und die dahinterliegende Core-Fax-API ist öffentlich: Referenzdokumentation, eine Management-API und in Foren gehostete Anleitungen. Das moderne Gegenstück ist Fax.Plus, das eine öffentliche REST-API mit veröffentlichten Node.js- und Python-SDKs verbindet und als erster spezialisierter Faxanbieter einen gehosteten MCP-Server bereitstellte, der das Faxen als Aktionen in natürlicher Sprache für KI-Agenten in kostenpflichtigen Tarifen ab Basic zugänglich macht (nicht verfügbar mit Advanced Security Controls). Im Enterprise-Tarif lässt es sich mit EHR-Systemen verbinden, sodass eingehende Faxe direkt in die EHR gelangen, und Fax Streaming, auf Anfrage verfügbar, liefert Fax-Inhalte Seite für Seite, sobald sie eintreffen. Wer zwischen OpenText und einer cloud-nativen Plattform wählt, entscheidet sich zwischen der etablierten EHR-Tiefe und einem agentenfähigen Dienst – und die verbleibenden Lücken von OpenText (Konnektoren ohne Preisangabe, ein KI-Feature, das auf eine Produktlinie beschränkt ist, kein MCP-Pfad) sind die Gründe, weshalb diese Entscheidung sorgfältig getroffen werden sollte.

Alternativen zu OpenText Fax

Fax.Plus: Die beste Alternative zu OpenText Fax insgesamt

Ein moderner cloud-basierter Faxdienst, der die Workflows abdeckt, die OpenText weiterhin mit Servern und Resellern bewältigt. Das Signieren ist in dieselbe Suite integriert: Jedes Fax im Posteingang oder im Ordner „Gesendet“ lässt sich an Sign.Plus, das eigene E-Signatur-Produkt von Alohi, weiterleiten, um es selbst zu signieren oder Signaturen von anderen im selben Konto anzufordern – und mit den mobilen Apps können Sie ein empfangenes Fax signieren und direkt zurücksenden. Das Signieren in RightFax hingegen platziert ein Signaturbild auf Ihrem eigenen Dokument. Cloud-Faxen beginnt bei 6,99 $ pro Monat mit einer kostenlosen Stufe zum Testen und reicht bis zu einem Enterprise-Tarif für 79,99 $ pro Monat mit unbegrenzten Nutzern – jeder Preis ist veröffentlicht. HIPAA-Workflows mit einem unterzeichneten BAA und PHIPA sind im Enterprise-Tarif verfügbar, abgesichert durch die Zertifizierungen ISO 27001 und SOC 2 Type II eines namentlich genannten Prüfers, EY CertifyPoint. Enterprise bietet außerdem eine erweiterte Fax-API mit öffentlichen SDKs und signierten Webhooks, Fax-to-EHR, Fax Streaming, KI-gestützte Datenextraktion in Echtzeit und Datenresidenz an mehr als 40 Standorten. Für KI-Agenten-Workflows ist in kostenpflichtigen Tarifen ab Basic ein gehosteter MCP-Server enthalten (nicht verfügbar mit Advanced Security Controls). Ein Wechsel muss nicht bedeuten, dass Sie eine neue Faxnummer bekommen: Wenn Ihr aktueller Anbieter sie freigibt, können Sie Ihre bestehende Nummer zu Fax.Plus übertragen – in berechtigten kostenpflichtigen Tarifen kostenlos –, sodass Personen, die Ihnen Faxe senden, weiterhin die ihnen bekannte Nummer verwenden.

Am besten geeignet für: Organisationen, die den Fax-Server hinter sich lassen wollen und geprüfte Zertifizierungen, eine echte API und transparente Preise ohne fünfjährige Bindung oder Angebotsprozess wünschen.

Documo: Eine weitere spezialisierte Cloud-Fax-Option

Ein spezialisiertes Fax-Produkt mit verfügbarem BAA und Dokumentenautomatisierung in den höheren Tarifen. Der Einstiegstarif Solo wird nur mit jährlicher Abrechnung angeboten, also mit einer Vorabzahlung von 300 $; eine Android-App gibt es nicht.

Am besten geeignet für: Teams, die eine zweite spezialisierte Cloud-Option zum Vergleich suchen.

RingCentral: Fax innerhalb eines vollständigen Telefonsystems

Ein UCaaS-Anbieter, dessen Fax-Funktion entweder als reiner Fax-Tarif oder gebündelt mit dem Telefonsystem zu veröffentlichten Preisen pro Nutzer verkauft wird. Die Verträge können mehrjährig sein und sich automatisch verlängern, lesen Sie daher die Bedingungen vor der Unterzeichnung.

Am besten geeignet für: Teams, die Faxen in einer Telefonanlage nutzen möchten, die sie ohnehin anschaffen wollten.