Google Workspace の HIPAA 準拠

Google WorkspaceはHIPAAに準拠したワークフローをサポートできますが、準拠できるかどうかは、組織の契約、設定、利用方法によって決まります。サブスクリプションを購入しただけでは、これらの手順は完了しません。

医療機関にとって、実務上の疑問はGmailとDriveに関するものが多くあります。スタッフは患者書類をメールで送信してよいのか。共有ファイルを開けるのは誰か。オンラインfaxサービスを通じて書類がWorkspaceの外に出ると、何が変わるのか。

受け渡しのたびに注意が必要です。GoogleのBAAは指定されたGoogleサービスを対象としており、アカウントに接続されたすべてのアプリケーションに適用されるわけではありません。

GoogleのHIPAA契約の対象範囲

Googleは、対象となるWorkspaceおよびCloud Identityサービス向けにBusiness Associate Agreementを提供しています。この契約では、Googleと利用者それぞれの責任が定められています。

これらのサービスをどのように利用するかについては、引き続き組織が責任を負います。サードパーティ製アプリケーションやローカルストレージなど、対象サービス外で処理される情報は、この契約の適用範囲外です。GoogleのHIPAA BAA。

対象となる機能には、Docs、Sheets、Slides、Formsを含むGmailとDriveが含まれます。特定のサービスや機能を評価する際は、Googleの最新のドキュメントをご確認ください。GoogleのHIPAA対応サービス。

組織のWorkspaceアカウントは、個人のGmailアカウントとも区別する必要があります。見慣れたGoogleのインターフェースであっても、個人アカウントが医療機関の契約の対象になるわけではありません。

PHIを扱うためのGoogle Workspaceの準備方法

患者情報を扱う前にBAAを承諾する

スーパー管理者は、管理コンソールのアカウント → アカウント設定 → 法務とコンプライアンスからHIPAA契約を確認して承諾できます。

該当する組織アカウントで承諾が完了していることを確認し、記録を保管してください。Googleでは、対象の契約のもとでPHIを使用する前にBAAを締結することを求めています。Googleの契約手順。

利用できる管理機能は、Workspaceのエディションによって異なります。プラン名をコンプライアンスの証明とみなすのではなく、運用に必要なセキュリティ、管理、保持のコントロールを比較してください。

アカウントアクセスの責任者を決める

患者情報を扱うアカウントと、各担当者に必要なサービスを特定します。

認証、アカウント復旧、管理者権限、退職時の手続きを見直してください。退職者のアクセスを削除する際に、医療機関全体で共有しているパスワードの変更に頼るべきではありません。

これらの設定の責任者を決めてください。共有ルールを変更できる人、接続アプリケーションを承認する人、想定外のアクセスを調査する人を文書化しておきます。

Googleには、Workspaceデータへのサードパーティのアクセスを確認し制限するためのコントロールが用意されています。各アプリケーションを承認する前に、要求されている権限を確認してください。Googleのアプリケーションアクセス制御。

Driveの共有を意図的に制限する

患者書類については、実際にアクセス権を持つユーザーとグループを確認してください。

GoogleのHIPAAガイダンスでは、ファイル名、フォルダ名、共有ドライブ名にPHIを含めないことを推奨しています。また、公開範囲や外部共有のコントロールについても説明されています。GoogleのHIPAA導入ガイド。

ファイルの共有画面だけでなく、グループのメンバーも確認してください。昨年は適切だったグループに、現在は別のスタッフが含まれている可能性があります。

Driveのリンクを外部に送信する前に、意図した受信者とそのアクセス権を確認してください。特定の個人と共有することと、リンクを入手した誰もが書類を閲覧できるようにすることとでは、保護の境界が異なります。

Gmailは患者情報に使用できますか？

GmailはGoogleの対象サービスの一つですが、該当する契約の締結と設定は組織が行う必要があります。

メッセージ本文だけでなく、他の点も確認してください。宛先の選択、転送、委任、添付ファイル、接続アプリケーションによって、情報の送信先が変わる可能性があります。

通信経路の設定も重要です。GmailはTLSでの送信を試みるのが通常ですが、受信側サーバーが対応していない場合はTLSなしで配信されることがあるとGoogleは説明しています。管理者は、セキュア トランスポートの設定で、指定したドメインやアドレスにTLSを必須にできます。GoogleのGmail TLSガイダンス。

TLSが保護するのは通信時の接続です。その後で誰がメッセージを開くかを決めたり、ダウンロードされた添付ファイルを管理したりするものではありません。

スタッフは、配信に失敗した場合の対処方法も把握しておく必要があります。セキュリティ設定によってメッセージがブロックされた場合は、届かなかった連絡について誰かがフォローアップしなければなりません。

GoogleのBAAはfaxアドオンを対象としていません

Googleは、アドオンを含むサードパーティ製アプリケーションはWorkspace BAAの対象外であることを明確に示しています。Google Workspace HIPAAガイダンス。

faxアプリケーションを接続する前に、プロバイダーの契約、必要なサブスクリプション、許可されている設定内容を確認してください。アプリケーションが要求する権限と、アクセスできるドキュメントも確認してください。

Fax.PlusのHIPAA fax設定には、Enterprise、有効化されたAdvanced Security Controls、署名済みのBAAが必要です。Basic、Premium、BusinessにはHIPAA対応の代替設定はありません。Fax.Plusのヘルスケア要件。

これらの管理下での実際の送信経路を評価してください。一般的な連携チュートリアルがあっても、すべての機能がヘルスケア向け設定で利用できる、または同じように動作するとは限りません。

Workspaceから患者書類をfaxで送信する

医療機関がWorkspaceでドキュメントを作成または保管している一方で、外部の組織がそのドキュメントをfax番号宛てに求める場合があります。

一つの方法は、送信が許可されたドキュメントを準備し、適切なコピーをエクスポートして、HIPAA対応に設定されたFax.Plusのウェブアプリケーションからアップロードすることです。送信前に、送信内容一式を確認し、宛先を検証してください。

エクスポートすると、別のコピーが作成されます。そのコピーをワークステーション上でどう扱うかは、医療機関のデバイスおよびストレージに関するルールに従う必要があります。

GmailでHIPAA対応のEmail-to-Faxを利用する

Fax.Plusは、専用のHIPAA対応Email-to-Faxの経路にも対応しています。

送信者は、プロビジョニング済みで承認されたメンバーであり、Email-to-Faxが有効になっている必要があります。宛先は、受信者のfax番号の後にを付けたものになります。

スタッフが患者書類に使用する前に、管理者にアカウントとメール設定を確認してもらってください。一般的な連携ボタンが正しい経路を用意してくれると思い込まず、ドキュメントに記載されたヘルスケア向けのアドレス形式に従ってください。Fax.Plus HIPAA Email-to-Faxの要件。

どちらの経路でも、送信結果を確認する担当者を決めてください。送信済みにメールが表示されていても、faxが届いたことにはなりません。faxが成功したということは、受信側のエンドポイントが受信を確認したという意味であり、臨床的な確認やファイリングが行われたことを示すものではありません。Fax.Plusの送信ステータス。

Gmailでfaxを受信する

Fax.Plusでは、HIPAAが有効なアカウントの場合、デフォルトで通知のみのメール配信が使用されます。

オプションのfax添付には、オーナーまたは管理者による組織としての同意、各ユーザーのオプトイン、およびTLS 1.2以上に対応した受信メールサーバーが必要です。

必須のTLS配信に失敗した場合、代替の通知メールは送信されません。faxはFax.Plus内に残ります。受信ドキュメントを担当するスタッフは、この動作を考慮しておく必要があります。HIPAA faxのメール添付要件。

添付ファイルがGmailに届いた後は、そのメールボックス内のコピーを保護する責任は医療機関にあります。この機能を有効にする前に、アクセス、委任、転送、ダウンロード、保持について確認してください。

スタッフが行う必要のある業務に応じて、ポータルへのアクセスか添付ファイルかを選択してください。添付ファイルを使うとアプリケーション間の切り替えを減らせますが、ドキュメントを保持する場所がもう一つ増えることになります。

また、通知を開いたからといって、誰かがそのfaxを確認したり、必要な対応を完了したりしたことにはなりません。受信した記録を担当者またはチームに割り当て、通常の受信者が不在の場合の代替体制も用意してください。

受信したドキュメントをDriveに保存する

医療機関が許可している場合、スタッフはドキュメントのコピーを、制限付きのDriveの保存場所に置くことができます。

ファイリングする前に、患者とドキュメントを確認し、保存先フォルダーを検証して、そのアクセス権限をチェックしてください。タイトルから患者情報が不必要に分かってしまわないような命名規則に従ってください。

Driveのファイルをfaxワークフローにインポートできるからといって、受信したfaxが自動的にDriveにバックアップされるわけではありません。また、faxをDriveに保存しても、患者のカルテが自動的に更新されることはありません。

どの場所を保持用の記録とするか、また追加のコピーをどう扱うかを決めてください。あるアプリケーションからドキュメントを削除しても、メール、Drive、ローカルにダウンロードしたコピーまで削除されたことにはなりません。

スタッフがこのプロセスを採用する前に、患者情報を含まないドキュメントでテストしてください。送信するドキュメント1件を、元の場所から送信まで追跡し、次に受信したドキュメント1件を、確認からファイリングまで追跡します。配信失敗のケースも含めて、キューを監視する担当者が次に何をすべきか分かるようにしてください。