Google Workspace 的 HIPAA 合规性

Google Workspace 可以支持符合 HIPAA 要求的工作流程，但合规性取决于组织的协议、配置和使用方式。购买订阅并不意味着已完成这些步骤。

对于医疗机构而言，实际问题通常涉及 Gmail 和云端硬盘。员工可以通过电子邮件发送患者文档吗？谁可以打开共享文件？当文档通过在线 fax 服务离开 Workspace 时，情况会有什么变化？

每一次交接都很重要。Google 的 BAA 涵盖特定的 Google 服务，并不适用于与账户相连的所有应用程序。

Google 的 HIPAA 协议涵盖哪些内容

Google 为涵盖的 Workspace 和 Cloud Identity 服务提供 Business Associate Agreement。该协议规定了 Google 与客户各自的责任。

您的组织仍需对这些服务的使用方式负责。在涵盖服务之外处理的信息，包括通过第三方应用程序或本地存储处理的信息，不属于该协议的适用范围。Google 的 HIPAA BAA。

涵盖的功能包括 Gmail 和云端硬盘，其中包括 Docs、Sheets、Slides 和 Forms。评估特定服务或功能时，请查阅 Google 的最新文档。Google 支持 HIPAA 的服务。

此外，还应区分组织的 Workspace 账户与个人 Gmail 账户。熟悉的 Google 界面并不意味着个人账户适用于机构的协议。

如何为 PHI 准备 Google Workspace

在处理患者信息之前接受 BAA

超级管理员可以在管理控制台的 账户 → 账户设置 → 法律和合规 下查看并接受 HIPAA 协议。

请确认相关组织账户已接受协议并保留记录。在通过涵盖的安排使用 PHI 之前，Google 要求先签署 BAA。Google 协议说明。

Workspace 版本决定了可用的管理功能。请对比您的部署所需的安全、管理和保留控制功能，而不要将套餐名称视为合规的证明。

指定账户访问的责任人

确定处理患者信息的账户，以及每个人所需的服务。

审查身份验证、账户恢复、管理员权限和离职流程。撤销离职员工的访问权限，不应依赖于更改整个机构共用的密码。

指定专人负责这些设置。记录谁可以更改共享规则、批准已连接的应用程序以及调查异常访问。

Google 提供用于审查和限制第三方访问 Workspace 数据的控制功能。授权每个应用程序之前，请先审查其请求的权限。Google 应用程序访问控制。

审慎限制云端硬盘共享

对于患者文档，请检查实际拥有访问权限的人员和群组。

Google 的 HIPAA 指南建议避免在文件、文件夹和共享云端硬盘的标题中包含 PHI。该指南还介绍了可见性和外部共享方面的控制功能。Google HIPAA 实施指南。

除了文件的共享界面外，还要检查群组成员。去年还合适的群组，现在可能包含了不同的员工。

在向外部发送云端硬盘链接之前，请确认预期收件人及其访问权限。与特定人员共享所提供的访问边界，不同于让任何获得链接的人都能访问文档。

Gmail 可以用于患者信息吗？

Gmail 属于 Google 涵盖的服务，但组织必须签订适用的协议并完成相应配置。

审查的范围不应只限于邮件本身。收件人的选择、转发、代理人、附件和已连接的应用程序都可能影响信息的流向。

传输设置同样重要。Gmail 通常会尝试使用 TLS，但 Google 说明，当接收服务器不支持 TLS 时，邮件可能会在没有 TLS 的情况下送达。管理员可以通过安全传输设置，要求对指定的域名或地址使用 TLS。Google Gmail TLS 指南。

TLS 保护的是传输连接。它无法决定之后谁会打开邮件，也无法控制已下载的附件。

员工还需要知道如何处理投递失败的情况。如果安全设置拦截了某封邮件，必须有人跟进处理未送达的沟通内容。

Google 的 BAA 不涵盖 fax 附加组件

Google 明确表示，包括附加组件在内的第三方应用程序不在其 Workspace BAA 的涵盖范围内。Google Workspace HIPAA 指南。

在连接 fax 应用程序之前，请先审查服务提供商的协议、所需的订阅以及允许的配置。检查该应用程序请求的权限及其可以访问的文档。

Fax.Plus 的 HIPAA fax 设置要求具备 Enterprise、已启用的 Advanced Security Controls 以及已签署的 BAA。Basic、Premium 和 Business 不提供其他符合 HIPAA 条件的设置方案。Fax.Plus 医疗保健要求。

请在这些控制措施下评估实际的发送路径。一般的集成教程并不能证明每项功能在医疗保健配置中都可用，或其行为完全相同。

通过 fax 从 Workspace 发送患者文档

医疗机构可能在 Workspace 中准备或存储文档，而外部机构则要求通过 fax 号码接收该文档。

一种做法是：准备好获准发送的文档，导出合适的副本，然后通过已按 HIPAA 配置的 Fax.Plus 网页应用程序上传。发送前请检查整份文件包并核实收件人。

导出会产生另一份副本。该副本在工作站上的处理方式需遵循机构的设备和存储规定。

使用 Gmail 进行符合 HIPAA 的 Email-to-Fax

Fax.Plus 还支持专用的 HIPAA Email-to-Fax 路径。

发件人必须是已配置的授权成员，并已启用 Email-to-Fax。目标地址由收件人的 fax 号码加上 组成。

在员工使用该功能处理患者文档之前，请让管理员核实账户和邮件配置。请遵循文档中说明的医疗保健地址格式，不要想当然地认为通用的集成按钮会准备好正确的路径。Fax.Plus HIPAA Email-to-Fax 要求。

无论采用哪种路径，都应指定专人负责检查传输结果。邮件出现在已发送中，并不能证明 fax 已送达。fax 成功意味着接收端确认已收到；这并不代表已经过临床审阅或归档。Fax.Plus 传输状态。

在 Gmail 中接收 fax

对于已启用 HIPAA 的账户，Fax.Plus 默认仅发送通知邮件。

可选的 fax 附件需要获得所有者或管理员的组织同意、用户个人选择启用，并且接收邮件服务器须支持 TLS 1.2 或更高版本。

如果所需的 TLS 投递失败，系统不会发送替代通知邮件。该 fax 仍可在 Fax.Plus 中查看。负责处理收到文档的员工应了解这一行为。HIPAA fax 邮件附件要求。

附件一旦进入 Gmail，机构就有责任保护该邮箱中的副本。启用该功能之前，请审查访问权限、委派、转发、下载和保留设置。

请根据员工需要完成的工作选择门户访问或附件方式。附件可以减少在应用程序之间切换，但同时会增加一个保存该文档的位置。

打开通知同样不能证明有人已审阅该 fax 或完成了其要求的操作。请将收到的记录分配给个人或团队，并在通常的接收人不在时安排人员接替。

在云端硬盘中保存收到的文档

在机构允许的情况下，员工可以将文档副本放入受限的云端硬盘位置。

归档前请确认患者和文档，核实目标文件夹并检查其权限。请遵循命名规范，避免在标题中不必要地暴露患者信息。

将云端硬盘文件导入 fax 工作流程，并不意味着收到的 fax 会自动备份到云端硬盘。在云端硬盘中保存 fax 也不会自动更新患者病历。

请确定由哪个位置保存留存记录，以及如何处理其他副本。在某个应用程序中删除文档，并不意味着邮件、云端硬盘或本地下载中的副本也已被删除。

在员工采用该流程之前，请使用不含患者信息的文档进行测试。跟踪一份发出的文档，从来源直至传输完成；再跟踪一份收到的文档，从审阅直至归档。测试中应包含一次投递失败的情况，让负责监控队列的人员知道下一步该怎么做。