Conformidade do Google Workspace com HIPAA

Google Workspace pode suportar fluxos de trabalho em conformidade com a HIPAA, mas a conformidade depende do acordo, da configuração e da utilização por parte da organização. A compra de uma subscrição não conclui esses passos.

Numa clínica, as questões práticas envolvem frequentemente Gmail e Drive. Os colaboradores podem enviar documentos de doentes por e-mail? Quem pode abrir um ficheiro partilhado? O que muda quando um documento sai do Workspace através de um serviço de fax online?

Cada transferência conta. O BAA de Google abrange serviços Google específicos; não se estende a todas as aplicações ligadas a uma conta.

O que o acordo HIPAA de Google abrange

Google disponibiliza um Business Associate Agreement para os serviços abrangidos do Workspace e do Cloud Identity. O acordo define as responsabilidades de Google e do cliente.

A sua organização continua a ser responsável pela forma como utiliza esses serviços. As informações tratadas fora dos serviços abrangidos, incluindo através de aplicações de terceiros ou de armazenamento local, ficam fora do âmbito desse acordo. BAA HIPAA de Google.

As funcionalidades abrangidas incluem Gmail e Drive, incluindo Docs, Sheets, Slides e Forms. Consulte a documentação atual de Google ao avaliar um determinado serviço ou funcionalidade. Serviços compatíveis com HIPAA de Google.

Também convém distinguir uma conta organizacional do Workspace de uma conta Gmail pessoal. A interface familiar de Google não coloca uma conta pessoal ao abrigo do acordo da clínica.

Como preparar Google Workspace para PHI

Aceite o BAA antes de tratar informações de doentes

Um superadministrador pode rever e aceitar o acordo HIPAA na consola de administração, em Conta → Definições da conta → Aspetos jurídicos e conformidade.

Confirme a aceitação para a conta organizacional em causa e guarde um registo. Google exige o BAA antes de a PHI ser utilizada ao abrigo do acordo aplicável. Instruções do acordo de Google.

A edição do Workspace determina as funcionalidades administrativas disponíveis. Compare os controlos de segurança, gestão e retenção de que a sua implementação necessita, em vez de tratar o nome de um plano como confirmação de conformidade.

Atribua a responsabilidade pelo acesso às contas

Identifique as contas que tratam informações de doentes e os serviços de que cada pessoa necessita.

Reveja a autenticação, a recuperação de contas, os privilégios de administrador e os procedimentos de saída. Remover o acesso de um antigo colaborador não deve depender da alteração de uma palavra-passe partilhada por toda a clínica.

Atribua a alguém a responsabilidade por estas definições. Documente quem pode alterar as regras de partilha, aprovar aplicações ligadas e investigar acessos inesperados.

Google disponibiliza controlos para rever e limitar o acesso de terceiros aos dados do Workspace. Reveja as permissões solicitadas por cada aplicação antes de a autorizar. Controlos de acesso de aplicações de Google.

Restrinja a partilha em Drive de forma deliberada

Nos documentos de doentes, verifique as pessoas e os grupos que efetivamente têm acesso.

As orientações HIPAA de Google recomendam evitar PHI nos títulos de ficheiros, pastas e unidades partilhadas. Descrevem também controlos de visibilidade e de partilha externa. Guia de implementação HIPAA de Google.

Inspecione a composição dos grupos, e não apenas o ecrã de partilha do ficheiro. Um grupo adequado no ano passado pode agora incluir outros colaboradores.

Antes de enviar externamente uma ligação de Drive, confirme o destinatário pretendido e o respetivo acesso. Partilhar com uma pessoa específica oferece um limite diferente de disponibilizar um documento a qualquer pessoa que obtenha a ligação.

Gmail pode ser utilizado para informações de doentes?

Gmail está entre os serviços abrangidos por Google, mas a organização tem de estabelecer o acordo aplicável e a configuração adequada.

Reveja mais do que a própria mensagem. A seleção de destinatários, o reencaminhamento, os delegados, os anexos e as aplicações ligadas podem afetar o destino das informações.

As definições de transporte também são importantes. Gmail normalmente tenta utilizar TLS, mas Google explica que pode entregar sem TLS quando o servidor de destino não o suporta. Os administradores podem exigir TLS para domínios ou endereços específicos através da definição de transporte seguro. Orientações de Google sobre TLS em Gmail.

O TLS protege uma ligação de transporte. Não determina quem abre a mensagem depois nem controla um anexo transferido.

Os colaboradores também precisam de saber como lidar com falhas de entrega. Se uma definição de segurança bloquear uma mensagem, alguém tem de dar seguimento à comunicação que não chegou.

O BAA de Google não abrange suplementos de fax

Google afirma explicitamente que as aplicações de terceiros, incluindo os suplementos, não estão abrangidas pelo seu BAA do Workspace. Orientações de Google sobre HIPAA no Workspace.

Antes de ligar uma aplicação de fax, analise o contrato do fornecedor, a subscrição necessária e a configuração permitida. Reveja as permissões que a aplicação solicita e os documentos a que pode aceder.

A configuração de fax HIPAA de Fax.Plus exige Enterprise, Advanced Security Controls ativados e um BAA assinado. Basic, Premium e Business não oferecem uma configuração alternativa elegível para HIPAA. Requisitos de Fax.Plus para o setor da saúde.

Avalie o percurso de envio real sob esses controlos. Um tutorial genérico de integração não demonstra que todas as funcionalidades estão disponíveis ou se comportam de forma idêntica na configuração para a área da saúde.

Enviar por fax um documento de um doente a partir do Workspace

Uma clínica pode preparar ou guardar um documento no Workspace, enquanto uma organização externa o espera num número de fax.

Uma opção é preparar o documento permitido, exportar uma cópia adequada e carregá-la através da aplicação web de Fax.Plus configurada para HIPAA. Reveja o conjunto de páginas e confirme o destinatário antes de enviar.

A exportação cria outra cópia. O seu tratamento no posto de trabalho tem de seguir as regras da clínica relativas a dispositivos e armazenamento.

Utilizar Gmail para Email-to-Fax em conformidade com a HIPAA

Fax.Plus também suporta uma via dedicada de Email-to-Fax para HIPAA.

O remetente tem de ser um membro autorizado e aprovisionado, com Email-to-Fax ativado. O destino utiliza o número de fax do destinatário seguido de .

Peça ao administrador que verifique a conta e a configuração do correio eletrónico antes de a equipa a utilizar para documentos de doentes. Siga o formato de endereço documentado para o setor da saúde, em vez de presumir que um botão de integração genérico prepara o percurso correto. Requisitos de Email-to-Fax HIPAA de Fax.Plus.

Em qualquer das vias, atribua a responsabilidade de verificar o resultado da transmissão. Um e-mail que aparece em Enviados não prova que o fax chegou. Um fax bem-sucedido significa que o destino confirmou a receção; não comprova a revisão clínica nem o arquivo. Estado de transmissão de Fax.Plus.

Receber faxes em Gmail

Fax.Plus utiliza, por predefinição, a entrega de e-mail apenas com notificação nas contas com HIPAA ativado.

Os anexos de fax opcionais exigem o consentimento da organização por parte do proprietário ou do administrador, a adesão individual do utilizador e um servidor de correio recetor que suporte TLS 1.2 ou superior.

Se a entrega com TLS exigida falhar, não é enviado nenhum e-mail de notificação de substituição. O fax continua disponível em Fax.Plus. A equipa responsável pelos documentos recebidos deve ter este comportamento em conta. Requisitos de HIPAA para anexos de fax por e-mail.

Quando um anexo chega a Gmail, a clínica é responsável por proteger essa cópia na caixa de correio. Reveja o acesso, a delegação, o reencaminhamento, as transferências e a retenção antes de ativar a funcionalidade.

Escolha o acesso ao portal ou os anexos consoante o trabalho que a equipa precisa de realizar. Os anexos podem reduzir a alternância entre aplicações, mas acrescentam outro local onde o documento fica guardado.

Abrir uma notificação também não comprova que alguém reviu o fax nem que concluiu a ação que este exigia. Atribua os registos recebidos a uma pessoa ou equipa e assegure cobertura quando o destinatário habitual estiver ausente.

Guardar documentos recebidos em Drive

Quando a clínica o permitir, a equipa pode colocar uma cópia do documento numa localização restrita de Drive.

Confirme o doente e o documento antes de arquivar, verifique a pasta de destino e reveja as respetivas permissões. Siga convenções de nomenclatura que evitem expor desnecessariamente informações do doente nos títulos.

Importar um ficheiro de Drive para um fluxo de trabalho de fax não estabelece uma cópia de segurança automática dos faxes recebidos em Drive. Guardar um fax em Drive também não atualiza automaticamente o processo clínico do doente.

Decida qual a localização que contém o registo conservado e como são tratadas as cópias adicionais. Eliminar um documento numa aplicação não garante que as cópias no e-mail, em Drive ou nas transferências locais também tenham sido removidas.

Antes de a equipa adotar o processo, teste-o com documentos que não contenham informações de doentes. Acompanhe um documento enviado desde a origem até à transmissão e, depois, um documento recebido até à revisão e ao arquivo. Inclua uma entrega falhada, para que a pessoa que monitoriza a fila saiba o que fazer a seguir.