メールは違反やハッキングが発生しやすいため、この方法で医療記録を送信するのは安全ではありません。代わりにHIPAA準拠のFAXサービスを使用し、機密のカバーシートを添付し、受信者の番号を確認し、監査証跡を保持してください。安全な医療記録のFAX送信には、Fax.Plusをお試しください。
HIPAAでは、保護された医療情報（PHI）をFAXで送信する際に、技術的および管理上の保護措置の両方が必要です。
不正アクセスを防ぎ、FAX送信中にPHIが保護されるようにするための技術主導の対策。
PHIを保護するために、転送中および保管中のすべてのデータを暗号化します。
デバイスアクセスの制限：多要素認証による固有のログインを使用し、FAXの許可を承認されたスタッフに限定します。
物理的なFAX機器の保護：機器を監視された場所またはアクセスが制限された場所に設置し、使用しないときはロックします。
送信詳細の確認：送信前に受信者のFAX番号を再確認し、意図した相手に受信確認を行います。
FAX処理が一貫してPHIを保護することを保証するポリシー、手順、およびトレーニングの実践。
PHIを誰が送信できるか、および受信者番号がどのように検証されるかを網羅した書面によるポリシーを確立します。
HIPAAに準拠したカバーシートを使用する：送信者と受信者の詳細、および機密保持に関する通知を含めます。
FAXでPHIを扱うすべてのスタッフにセキュリティ手順とHIPAA規則に関するトレーニングを実施します。
監査証跡の維持：各FAXの送信者または受信者、日付、時刻、および場所を記録します。
保管されたPHIの保護：デジタルコピーを暗号化し、紙のFAXを施錠された場所に保管し、期限切れの記録を処分します。
まず、患者の承認または開示の正当な法的根拠を確認します。次に、必要なすべての書類（カルテ、検査結果、紹介状など）を収集し、それらが正確かつ完全であることを確認します。最後に、Fax.Plusを使用して、コンプライアンスとトレーサビリティを確保するための簡単なワークフローに従ってください。
Fax.PlusでHIPAAに準拠する方法を、このステップごとのチュートリアルでご確認ください。
ほとんどのインシデントは、テクノロジーではなく、プロセスのギャップから発生します。避けるべきよくある間違いは次のとおりです：
番号の間違い：必ず二重チェックを行ってください。
カバーシートなし：不正な開示のリスクが高まります。
確認の省略：配達証明がないと、監査が難しくなります。
不十分なトレーニング：防止可能なコンプライアンス問題につながります。
脆弱な記録管理：監査の準備のために、患者ファイルにログを保存してください。
患者情報を含むファックスを送信する際、医療助手はすべてのステップがHIPAAガイドラインに準拠していることを確認する必要があります。これには以下が含まれます。
HIPAAモードとセキュリティ機能が有効になっていることを確認してください。
正しい機密カバーシートを使用してください。
PHIの誤送信を避けるために、ファックス番号を確認してください。
監査のために、送信されたファックスと確認の記録を保管してください。
医療記録のFAX送信は時代遅れに思えるかもしれませんが、依然として安全な方法です。電子メールとは異なり、FAXデータは電話回線を介して伝送されるため、サイバー攻撃を受けにくいです。最新の機能強化により、Fax.Plusのようなサービスは、従来のFAX送信と最先端のインターネットセキュリティを組み合わせています。つまり、古いFAX機に投資したり、時代遅れの技術を心配したりする必要はありません。
印刷されたファックスは、誰でもPHIを閲覧できる共有マシンに置かれます。
Fax-to-emailは、PHIをオープンな添付ファイルとして送信します。
監査証跡または配達証明はありません。
役割に基づいたアクセス；PHIは安全なFax.Plusポータルでのみ表示されます。
HIPAAモードでは、PHIのEメール添付ファイルが無効になり、代わりにスタッフは安全な通知を受け取ります。
配達確認と監査ログは、誰が、いつ、誰に送信したかを示します。
Fax.Plus経由での医療記録の送信は、ほぼ瞬時です。ドキュメントがアップロードされ、安全な設定が完了すると、ファックスは数秒で送信されます。この迅速なプロセスは、時間が重要な緊急事態に最適です。
Fax.Plusは、回線がビジーの場合に自動的に再試行して、配信を保証します。長いドキュメントまたは繰り返しの再試行により、数分かかる場合があります。配達確認はすべてのファックスに提供されるため、緊急のワークフローにレビューの時間を組み込んでください。
Fax.Plusは、チームの生産性を維持しながらリスクを軽減します。
HIPAA要件を満たしており、HIPAAモードではPHI（保護医療情報）は安全なポータル内に保持されます。対象となる事業体およびそのBusiness提携先は、署名済みのBAA（事業提携契約）をご利用いただけます。
データを複数の国の高度に安全なセンターに保存し、地域のデータ所在地法を満たすために保存場所を選択できます。
保存時および転送中のデータに256ビットAdvanced Encryption Standard（AES）を使用します。
役割に基づいたアクセスをサポートします。
信頼性の高い送信のために、配信確認とビジー回線での即時再試行を提供します。
拡張性のあるHIPAA準拠サービスを選択してください。 Fax.Plusは、クリニック、病院、研究所、公衆衛生機関に役立つ、簡単なオンボーディング、番号ポータビリティ、きめ細かい権限、データ所在地オプション、および自動化のためのAPIを提供します。
弊社の最先端ファックスソリューションが、お客様の医療機関にどのように役立つかご興味をお持ちですか？
デモをご予約いただければ、担当者からご連絡させていただき、お客様に合わせたデモンストレーションを実施いたします。
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