eFax está em conformidade com a HIPAA?

Sim, eFax oferece serviços concebidos para apoiar o envio de fax em conformidade com a HIPAA, mas o plano e o acordo são determinantes. O plano Business atual indica um Business Associate Agreement (BAA). Personal não indica nenhum. As organizações de maior dimensão podem avaliar eFax Corporate através de uma proposta separada. A nossa análise do produto eFax examina também os preços gerais e os fluxos de trabalho de documentos.

Este guia diz respeito a eFax em efax.com, o fornecedor. O envio eletrónico de fax e o envio de fax online descrevem a categoria mais ampla. Uma referência genérica a „e-fax“ não identifica um fornecedor específico nem estabelece a elegibilidade para a HIPAA.

Para um médico, a questão prática é saber se o pessoal pode enviar e receber documentos de doentes através do serviço abrangido. Para a TI, é saber se o acordo, os controlos da conta e os sistemas ligados cobrem a implementação real.

Que planos eFax indicam um BAA?

A página de preços atual de eFax distingue entre Personal e Business. A página para pequenas empresas explica também a situação dos subscritores de Protect legado.

Os preços estão em dólares dos EUA. Os preços de Business acima usam a faturação mensal após a promoção inicial. Os cinco utilizadores incluídos podem ser relevantes para um pequeno consultório, mas uma quota de utilizadores incluída não determina as permissões que cada pessoa recebe.

Se já utiliza Personal para documentos comuns, esclareça a elegibilidade antes de acrescentar informações de saúde protegidas (PHI). Uma mudança de plano deve ser verificada em conjunto com o acordo e as definições, em vez de se presumir que torna adequados todos os fluxos de trabalho existentes.

A que serviço e acordo se aplica o BAA de eFax?

A secção 24 dos termos publicados de eFax contém uma Adenda de Associado de Negócios e refere o „Serviço Seguro“ Business, Protect e Unite. A adenda aplica-se à Consensus US quando o cliente é uma entidade abrangida ou um associado de negócios que utiliza esse Serviço Seguro. Leia esse âmbito em conjunto com o acordo aplicável à sua conta.

A adenda pública fornece informações úteis antes da compra. Não estabelece que uma conta legada específica, uma encomenda Corporate, uma rota de e-mail ou uma aplicação ligada estejam cobertas em condições idênticas.

Antes de enviar PHI, peça a eFax que confirme o serviço abrangido, o acordo aplicável à sua conta, como o BAA entra em vigor e qualquer configuração necessária. Guarde essa confirmação nos registos do seu fornecedor.

Um BAA estabelece responsabilidades entre a sua organização e o prestador de serviços. O seu consultório continua a precisar de um acesso adequado do pessoal, da verificação dos destinatários e de procedimentos para o tratamento de documentos descarregados ou reencaminhados.

Verifique o fluxo de trabalho real dos documentos de doentes

Acesso através do navegador e contas do pessoal

eFax Business anuncia envio de fax pela web, administração e permissões de utilizador. Demonstre o fluxo de trabalho com documentos sintéticos: chega um encaminhamento, a receção identifica-o, um clínico revê-o e um membro autorizado do pessoal envia uma resposta.

Verifique quem pode ver os documentos de cada número, se cada pessoa utiliza uma conta individual e como um colaborador que sai perde o acesso. Pergunte que controlos de autenticação e de administração estão disponíveis no plano selecionado; evite transferir por presunção as capacidades de Corporate para Business.

Uma confirmação de entrega do sistema de fax não prova que uma pessoa leu o encaminhamento nem que o registou no processo clínico do doente pretendido. Estabeleça quem verifica as transmissões falhadas ou mal encaminhadas e como o consultório responde.

Durante a avaliação, verifique também:

• Se a MFA está disponível e é aplicada nas contas propostas.
• Que eventos de envio, receção e acesso são registados e se esses registos podem ser exportados.
• Como a equipa verifica os números dos destinatários e responde a um envio para um número errado.
• Como os postos de trabalho partilhados tratam as transferências e quando o acesso da equipa é revisto.

Envio de e-mails, notificações e anexos

eFax oferece fluxos de trabalho de Email-to-Fax e de receção relacionados com o e-mail. Verifique-os separadamente: enviar um e-mail como fax, receber uma notificação e receber um documento em anexo criam cópias e percursos de acesso diferentes.

Pergunte o que chega à caixa de correio na configuração abrangida. A mensagem contém PHI, um anexo ou uma ligação do portal? Que requisitos de transporte se aplicam? Quem pode reencaminhar ou transferir a mensagem e como são conservadas as cópias?

O seu fornecedor de e-mail e o tratamento interno também têm de ser avaliados. Um BAA para o serviço de fax não abrange automaticamente uma caixa de correio, uma regra de reencaminhamento partilhada nem um arquivo de terceiros. As informações de segurança de eFax são um ponto de partida; confirme o comportamento demonstrado para a sua conta.

Conservação, exportação e encerramento da conta

Determine durante quanto tempo os documentos permanecem disponíveis, que definições de conservação os administradores podem alterar e como os registos podem ser exportados. Pergunte como são tratados a eliminação, as cópias de segurança e o encerramento da conta no âmbito do serviço aplicável.

Aplique essas respostas à política de registos do seu consultório. Um arquivo de fax online não é automaticamente um sistema completo de conservação de registos clínicos, e o acesso ao portal não deve ser o seu único plano para preservar os registos exigidos.

E quanto a eFax Corporate e às integrações?

eFax Corporate oferece uma via empresarial com administração, gestão de contas e capacidades de API. A sua oferta para a área da saúde merece ser avaliada quando o fax faz parte de um projeto mais vasto de documentos ou de interoperabilidade.

Peça uma proposta que identifique os produtos exatos, os pontos de acesso, as permissões e os fluxos de dados. As informações públicas sobre a API não estabelecem a inclusão na subscrição Business de 39,99 USD nem o acesso imediato à produção.

Do mesmo modo, avalie a garantia de segurança no âmbito indicado. Uma alegação de HITRUST r2 associada a Corporate não deve ser apresentada como uma certificação que abrange automaticamente todos os planos, integrações ou configurações de cliente de eFax.

Como Fax.Plus aborda o envio de fax em conformidade com a HIPAA

Fax.Plus publica este guia e é um fornecedor alternativo. Para PHI, os seus requisitos de fax para a área da saúde são explícitos: Enterprise, Advanced Security Controls (ASC) ativados e um BAA assinado. Basic, Premium e Business não substituem esse acordo. A documentação HIPAA da Alohi explica a elegibilidade.

Fax.Plus Enterprise inclui membros ilimitados, SSO e administração de equipa baseada em funções. Os administradores podem gerir a atribuição de números dentro da estrutura da equipa, o que é relevante quando a receção e os clínicos precisam de acesso individual. Avalie as atribuições e o consumo em conjunto; membros ilimitados não significa utilização ilimitada de fax.

Enterprise oferece mais de 40 localizações para o armazenamento de documentos de fax e de cópias de segurança. Essa escolha diz respeito ao armazenamento e não a todas as operações de tratamento; reveja o âmbito documentado da residência de dados face aos seus requisitos. A API REST continua disponível com ASC. O envio de e-mails e os anexos recebidos opcionais têm condições de segurança específicas, por isso demonstre o fluxo de e-mail pretendido antes de transferir PHI.

A comparação adequada é entre a configuração abrangida Business ou Corporate de eFax e Fax.Plus Enterprise com ASC e o BAA. Compare o fluxo de trabalho da equipa, os controlos exigidos e o orçamento completo. Uma subscrição de consumidor mais barata de qualquer dos fornecedores não é uma comparação equivalente em termos de HIPAA.

Se decidir mudar de fornecedor

Confirme a elegibilidade da nova conta antes de transferir PHI. Preserve o histórico de fax exigido, verifique as condições de portabilidade do número e mantenha o serviço atual ativo até que qualquer portabilidade esteja concluída e testada. Verifique a entrega de entrada e de saída e o acesso da equipa antes de terminar o acordo anterior.