eFax HIPAA Uyumlu mu?

Evet, eFax HIPAA uyumlu faks göndermeyi desteklemeye yönelik hizmetler sunar, ancak plan ve sözleşme önemlidir. Güncel Business planında bir Business Associate Agreement (BAA) yer alır. Personal planında yer almaz. Daha büyük kuruluşlar eFax Corporate'ı ayrı bir teklif üzerinden değerlendirebilir. eFax ürün incelememiz ayrıca genel fiyatlandırmayı ve belge iş akışlarını da ele alır.

Bu kılavuz, hizmet sağlayıcı olan efax.com adresindeki eFax ile ilgilidir. Elektronik faks ve çevrimiçi faks, daha geniş kategoriyi tanımlar. “E-fax” ifadesine yapılan genel bir atıf, belirli bir sağlayıcıyı belirtmez ve HIPAA uygunluğu oluşturmaz.

Bir hekim için pratik soru, personelin kapsanan hizmet üzerinden hasta belgelerini gönderip alıp alamayacağıdır. BT açısından ise sözleşmenin, hesap denetimlerinin ve bağlı sistemlerin fiili dağıtımı kapsayıp kapsamadığıdır.

Hangi eFax planlarında BAA yer alır?

Güncel eFax fiyatlandırma sayfası Personal ve Business planlarını birbirinden ayırır. Küçük işletmeler sayfası ise eski Protect abonelerinin durumunu da açıklar.

Fiyatlar ABD doları cinsindendir. Yukarıdaki Business fiyatlandırması, tanıtım promosyonundan sonraki aylık faturalandırmayı esas alır. Dahil olan beş kullanıcı küçük bir muayenehane için önemli olabilir, ancak dahil olan kullanıcı hakkı, her kişinin hangi izinlere sahip olacağını belirlemez.

Sıradan belgeler için halihazırda Personal planını kullanıyorsanız, korunan sağlık bilgilerini (PHI) eklemeden önce uygunluk konusunu çözün. Bir plan değişikliği, mevcut her iş akışını uygun hale getireceği varsayılmadan, sözleşme ve ayarlarla birlikte kontrol edilmelidir.

eFax BAA hangi hizmet ve sözleşme için geçerlidir?

Yayımlanan eFax şartlarının 24. bölümü bir Business Associate Addendum içerir ve Business, Protect ve Unite “Secured Service” hizmetine atıfta bulunur. Bu ek, müşterinin ilgili Secured Service hizmetini kullanan kapsam dahilindeki bir kuruluş (covered entity) veya iş ortağı (business associate) olduğu durumlarda Consensus US için geçerlidir. Bu kapsamı, hesabınız için geçerli olan sözleşmeyle birlikte okuyun.

Herkese açık ek, satın almadan önce yararlı bilgiler sağlar. Belirli bir eski hesabın, Corporate siparişinin, e-posta yönlendirmesinin veya bağlı uygulamanın aynı koşullarla kapsandığını göstermez.

PHI göndermeden önce eFax'ten kapsanan hizmeti, hesabınız için geçerli olan sözleşmeyi, BAA'nın nasıl yürürlüğe girdiğini ve gerekli yapılandırmaları teyit etmesini isteyin. Bu teyidi satıcı kayıtlarınızla birlikte saklayın.

Bir BAA, kuruluşunuz ile hizmet sağlayıcı arasındaki sorumlulukları belirler. Muayenehanenizin yine de uygun personel erişimine, alıcı doğrulamasına ve indirilen veya iletilen belgelerin işlenmesine yönelik prosedürlere ihtiyacı vardır.

Fiili hasta belgesi iş akışını kontrol edin

Tarayıcı erişimi ve personel hesapları

eFax Business; web üzerinden faks, yönetim ve kullanıcı izinleri sunduğunu belirtir. İş akışını yapay belgelerle gösterin: bir sevk belgesi gelir, ön büro bunu tanımlar, bir klinisyen inceler ve yetkili bir personel yanıt gönderir.

Her numaranın belgelerini kimlerin görüntüleyebileceğini, her kişinin bireysel hesap kullanıp kullanmadığını ve ayrılan bir çalışanın erişimini nasıl kaybettiğini doğrulayın. Seçilen planda hangi kimlik doğrulama ve yönetici denetimlerinin bulunduğunu sorun; Corporate özelliklerini varsayım yoluyla Business planına aktarmaktan kaçının.

Faks sistemindeki bir teslim onayı, bir kişinin sevk belgesini okuduğunu veya onu amaçlanan hasta dosyasına girdiğini kanıtlamaz. Başarısız veya yanlış yönlendirilen iletimleri kimin kontrol ettiğini ve muayenehanenin buna nasıl yanıt verdiğini belirleyin.

Değerlendirme sırasında ayrıca şunları kontrol edin:

• Önerilen hesaplar için MFA'nın kullanılabilir olup olmadığı ve zorunlu tutulup tutulmadığı.
• Hangi gönderme, alma ve erişim olaylarının kaydedildiği ve bu kayıtların dışa aktarılıp aktarılamayacağı.
• Personelin alıcı numaralarını nasıl doğruladığı ve yanlış numaraya gönderim yapıldığında nasıl müdahale ettiği.
• Ortak iş istasyonlarında indirilen dosyaların nasıl yönetildiği ve personel erişiminin ne zaman gözden geçirildiği.

E-posta ile gönderim, bildirimler ve ekler

eFax, Email-to-Fax ve e-postayla ilgili alım iş akışları sunar. Bunları ayrı ayrı kontrol edin: bir e-postayı faks olarak göndermek, bildirim almak ve belge eki almak farklı kopyalar ve farklı erişim yolları oluşturur.

Kapsanan yapılandırmada posta kutusuna ne ulaştığını sorun. İleti PHI, bir ek veya bir portal bağlantısı içeriyor mu? Hangi aktarım gereksinimleri geçerli? İletiyi kimler iletebilir veya indirebilir ve kopyalar nasıl saklanıyor?

E-posta sağlayıcınızın ve kurum içi uygulamaların da değerlendirilmesi gerekir. Faks hizmeti için yapılan bir BAA, bir posta kutusunu, ortak bir yönlendirme kuralını veya üçüncü taraf bir arşivi otomatik olarak kapsamaz. eFax güvenlik bilgileri bir başlangıç noktasıdır; hesabınız için gösterilen davranışı doğrulayın.

Saklama, dışa aktarma ve hesabın kapatılması

Belgelerin ne kadar süre erişilebilir kaldığını, yöneticilerin hangi saklama ayarlarını değiştirebildiğini ve kayıtların nasıl dışa aktarılabileceğini belirleyin. İlgili hizmet kapsamında silme, yedekleme ve hesap kapatma işlemlerinin nasıl ele alındığını sorun.

Bu yanıtları muayenehanenizin kayıt politikasına uygulayın. Çevrimiçi bir faks arşivi kendiliğinden eksiksiz bir tıbbi kayıt saklama sistemi değildir ve gerekli kayıtları korumaya yönelik tek planınız portal erişimi olmamalıdır.

eFax Corporate ve entegrasyonlar hakkında ne söylenebilir?

eFax Corporate; yönetim, hesap yönetimi ve API özellikleri sunan kurumsal bir yol sağlar. Faks, daha geniş bir belge veya birlikte çalışabilirlik projesinin parçası olduğunda sağlık hizmetleri teklifi değerlendirmeye değerdir.

Tam olarak hangi ürünlerin, uç noktaların, izinlerin ve veri akışlarının söz konusu olduğunu belirten bir teklif isteyin. Herkese açık API bilgileri, 39,99 ABD doları tutarındaki Business aboneliğine dahil olduğunu veya üretim ortamına anında erişim sağlandığını göstermez.

Aynı şekilde, güvenlik güvencesini belirtilen kapsamı içinde değerlendirin. Corporate ile ilişkilendirilen bir HITRUST r2 beyanı, her eFax planını, entegrasyonunu veya müşteri yapılandırmasını otomatik olarak kapsayan bir sertifika gibi sunulmamalıdır.

Fax.Plus, HIPAA uyumlu fakslamaya nasıl yaklaşır?

Fax.Plus bu kılavuzu yayımlar ve alternatif bir sağlayıcıdır. PHI için sağlık hizmetleri faks gereksinimleri açıktır: Enterprise, etkinleştirilmiş Advanced Security Controls (ASC) ve imzalanmış bir BAA. Basic, Premium ve Business bu düzenlemenin yerine geçmez. Alohi HIPAA belgeleri uygunluk koşullarını açıklar.

Fax.Plus Enterprise, sınırsız üye, SSO ve rol tabanlı ekip yönetimi içerir. Yöneticiler, ekip yapısı içinde numara atamalarını yönetebilir; bu da resepsiyon personelinin ve klinisyenlerin bireysel erişime ihtiyaç duyduğu durumlarda önemlidir. Atamaları ve kullanımı birlikte değerlendirin; sınırsız üye, sınırsız faks kullanımı anlamına gelmez.

Enterprise, faks belgelerinin ve yedeklerin depolanması için 40'tan fazla konum sunar. Bu seçim, tüm işleme operasyonlarını değil yalnızca depolamayı ilgilendirir; belgelenmiş veri yerleşimi kapsamını gereksinimlerinizle karşılaştırarak inceleyin. REST API, ASC kapsamında kullanılabilir olmaya devam eder. E-posta ile gönderim ve isteğe bağlı gelen ekler belirli güvenlik koşullarına tabidir; bu nedenle PHI'yi taşımadan önce amaçlanan e-posta iş akışını gösterin.

Uygun karşılaştırma, eFax'in kapsanan Business veya Corporate yapılandırması ile ASC ve BAA'lı Fax.Plus Enterprise arasında yapılmalıdır. Personel iş akışını, gerekli kontrolleri ve eksiksiz teklifi karşılaştırın. Her iki sağlayıcının da daha ucuz bir bireysel aboneliği, HIPAA açısından eşdeğer bir karşılaştırma değildir.

Sağlayıcı değiştirmeye karar verirseniz

PHI aktarmadan önce yeni hesabın uygunluğunu doğrulayın. Gerekli faks geçmişini saklayın, numara taşıma koşullarını doğrulayın ve herhangi bir taşıma tamamlanıp test edilene kadar mevcut hizmeti etkin tutun. Eski düzenlemeyi sonlandırmadan önce gelen ve giden teslimatı ile personel erişimini kontrol edin.