Czy eFax jest zgodny z HIPAA?

Tak, eFax oferuje usługi mające wspierać przesyłanie dokumentów przez fax zgodnie z HIPAA, ale liczą się plan i umowa. Obecny plan Business wymienia Business Associate Agreement (BAA). Plan Personal go nie wymienia. Większe organizacje mogą ocenić eFax Corporate na podstawie odrębnej propozycji. Nasza recenzja produktu eFax omawia również ogólne ceny i przepływy pracy z dokumentami.

Ten przewodnik dotyczy eFax w domenie efax.com, czyli konkretnego dostawcy. Elektroniczny fax i fax online to określenia szerszej kategorii. Ogólne odniesienie do „e-fax” nie wskazuje konkretnego dostawcy ani nie potwierdza możliwości zgodnego z HIPAA użycia.

Dla lekarza praktyczne pytanie brzmi, czy personel może wysyłać i odbierać dokumenty pacjentów za pośrednictwem objętej umową usługi. Dla działu IT pytanie brzmi, czy umowa, mechanizmy kontroli kont i połączone systemy obejmują rzeczywiste wdrożenie.

Które plany eFax wymieniają BAA?

Aktualna strona cennika eFax rozróżnia plany Personal i Business. Strona dla małych firm wyjaśnia również sytuację subskrybentów starszego planu Protect.

Ceny podano w dolarach amerykańskich. Powyższa cena planu Business dotyczy rozliczenia miesięcznego po zakończeniu promocji wprowadzającej. Pięciu wliczonych użytkowników może mieć znaczenie dla małej praktyki, ale limit wliczonych użytkowników nie określa, jakie uprawnienia otrzymuje każda osoba.

Jeśli już korzystasz z planu Personal do zwykłych dokumentów, przed dodaniem chronionych informacji zdrowotnych (PHI) wyjaśnij kwestię kwalifikowalności. Zmianę planu należy sprawdzić łącznie z umową i ustawieniami, zamiast zakładać, że sprawi ona, iż każdy istniejący przepływ pracy będzie odpowiedni.

Do jakiej usługi i umowy odnosi się BAA eFax?

Sekcja 24 opublikowanych warunków eFax zawiera aneks dla partnera biznesowego i odnosi się do „usługi zabezpieczonej” w planach Business, Protect i Unite. Aneks ma zastosowanie do Consensus US, gdy klient jest podmiotem objętym przepisami lub partnerem biznesowym korzystającym z tej usługi. Przeczytaj ten zakres łącznie z umową obowiązującą dla Twojego konta.

Publiczny aneks dostarcza przydatnych informacji przed zakupem. Nie wykazuje jednak, że konkretne starsze konto, zamówienie Corporate, trasa e-mail lub połączona aplikacja są objęte na identycznych warunkach.

Przed wysłaniem PHI poproś eFax o potwierdzenie objętej umową usługi, umowy obowiązującej dla Twojego konta, sposobu wejścia BAA w życie oraz wszelkiej wymaganej konfiguracji. Przechowuj to potwierdzenie wraz z dokumentacją dostawców.

BAA określa odpowiedzialność między Twoją organizacją a dostawcą usługi. Twoja praktyka nadal potrzebuje odpowiedniego dostępu personelu, weryfikacji odbiorców oraz procedur postępowania z pobranymi lub przekazanymi dalej dokumentami.

Sprawdź rzeczywisty przepływ pracy z dokumentami pacjentów

Dostęp przez przeglądarkę i konta personelu

eFax Business reklamuje wysyłanie fax przez przeglądarkę, administrację i uprawnienia użytkowników. Przetestuj przepływ pracy na dokumentach syntetycznych: wpływa skierowanie, recepcja je identyfikuje, lekarz je przegląda, a upoważniony pracownik wysyła odpowiedź.

Zweryfikuj, kto może przeglądać dokumenty z każdego numeru, czy każda osoba korzysta z indywidualnego konta i w jaki sposób odchodzący pracownik traci dostęp. Zapytaj, jakie mechanizmy uwierzytelniania i kontroli administratora są dostępne w wybranym planie; nie zakładaj, że możliwości planu Corporate są dostępne w planie Business.

Potwierdzenie dostarczenia z systemu fax nie dowodzi, że ktoś przeczytał skierowanie ani że wprowadzono je do właściwej karty pacjenta. Ustal, kto sprawdza nieudane lub błędnie skierowane transmisje i jak praktyka na nie reaguje.

Podczas oceny sprawdź również:

• Czy MFA jest dostępne i wymuszane dla proponowanych kont.
• Jakie zdarzenia wysyłania, odbioru i dostępu są rejestrowane oraz czy te zapisy można wyeksportować.
• Jak personel weryfikuje numery odbiorców i jak reaguje na wysłanie na błędny numer.
• Jak na współdzielonych stanowiskach pracy postępuje się z pobranymi plikami i kiedy przeglądane są uprawnienia dostępu personelu.

Wysyłanie e-maili, powiadomienia i załączniki

eFax oferuje Email-to-Fax oraz przepływy pracy związane z odbieraniem przez e-mail. Należy sprawdzić je osobno: wysłanie e-maila jako fax, otrzymanie powiadomienia i otrzymanie dokumentu w załączniku tworzą różne kopie i ścieżki dostępu.

Zapytaj, co trafia do skrzynki pocztowej w objętej umową konfiguracji. Czy wiadomość zawiera PHI, załącznik lub link do portalu? Jakie wymagania dotyczące transmisji obowiązują? Kto może ją przesłać dalej lub pobrać i jak przechowywane są kopie?

Oceny wymaga także dostawca poczty e-mail i wewnętrzny sposób postępowania. BAA dla usługi fax nie obejmuje automatycznie skrzynki pocztowej, współdzielonej reguły przekierowania ani archiwum zewnętrznego dostawcy. Informacje o bezpieczeństwie eFax są punktem wyjścia; należy potwierdzić działanie zaprezentowane dla Twojego konta.

Przechowywanie, eksport i zamknięcie konta

Ustal, jak długo dokumenty pozostają dostępne, które ustawienia przechowywania mogą zmieniać administratorzy i jak można eksportować rekordy. Zapytaj, jak w ramach danej usługi realizowane jest usuwanie, tworzenie kopii zapasowych i zamknięcie konta.

Odnieś te odpowiedzi do polityki dokumentacji w swojej praktyce. Internetowe archiwum fax nie jest automatycznie kompletnym systemem przechowywania dokumentacji medycznej, a dostęp przez portal nie powinien być jedynym sposobem zachowania wymaganej dokumentacji.

Co z eFax Corporate i integracjami?

eFax Corporate to rozwiązanie dla dużych organizacji, z administracją, zarządzaniem kontami i możliwościami API. Jego ofertę dla ochrony zdrowia warto ocenić, gdy fax jest częścią większego projektu dotyczącego dokumentów lub interoperacyjności.

Poproś o propozycję wskazującą dokładne produkty, punkty końcowe, uprawnienia i przepływy danych. Publiczne informacje o API nie potwierdzają, że jest ono objęte subskrypcją Business za 39,99 USD ani że dostęp produkcyjny jest natychmiastowy.

Podobnie zapewnienie bezpieczeństwa należy oceniać w deklarowanym zakresie. Deklaracja HITRUST r2 powiązana z Corporate nie powinna być przedstawiana jako certyfikacja automatycznie obejmująca każdy plan eFax, integrację lub konfigurację klienta.

Jak Fax.Plus podchodzi do wysyłania fax zgodnie z HIPAA

Fax.Plus publikuje ten przewodnik i jest alternatywnym dostawcą. W przypadku PHI jego wymagania dotyczące fax w ochronie zdrowia są jednoznaczne: Enterprise, włączone Advanced Security Controls (ASC) i podpisana umowa BAA. Basic, Premium i Business nie zastępują tego rozwiązania. Dokumentacja Alohi dotycząca HIPAA wyjaśnia kryteria kwalifikowania.

Fax.Plus Enterprise obejmuje nieograniczoną liczbę członków, SSO i zarządzanie zespołem oparte na rolach. Administratorzy mogą zarządzać przypisaniem numerów w strukturze zespołu, co jest istotne, gdy pracownicy recepcji i lekarze potrzebują indywidualnego dostępu. Przypisania i zużycie należy oceniać łącznie; nieograniczona liczba członków nie oznacza nieograniczonego korzystania z fax.

Enterprise oferuje ponad 40 lokalizacji przechowywania dokumentów fax i kopii zapasowych. Ten wybór dotyczy przechowywania, a nie wszystkich operacji przetwarzania; zakres udokumentowanej rezydencji danych należy porównać ze swoimi wymaganiami. REST API pozostaje dostępne w ramach ASC. Wysyłanie e-maili i opcjonalne załączniki przychodzące podlegają określonym warunkom bezpieczeństwa, dlatego przed przeniesieniem PHI warto zademonstrować docelowy przepływ pracy z e-mailem.

Właściwe porównanie to objęta umową konfiguracja eFax Business lub Corporate z Fax.Plus Enterprise z ASC i BAA. Porównaj przepływ pracy personelu, wymagane mechanizmy kontroli i pełną wycenę. Tańsza subskrypcja konsumencka któregokolwiek z dostawców nie jest porównaniem równoważnym pod kątem HIPAA.

Jeśli zdecydujesz się zmienić dostawcę

Przed przekazaniem PHI potwierdź kwalifikowalność nowego konta. Zachowaj wymaganą historię fax, sprawdź warunki przenoszenia numeru i utrzymuj obecną usługę aktywną do czasu zakończenia i przetestowania przeniesienia. Przed zakończeniem dotychczasowego rozwiązania sprawdź dostarczanie fax przychodzących i wychodzących oraz dostęp personelu.