¿Cuáles son las tres reglas de HIPAA? Una guía completa
La Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Médico (HIPAA) es una ley clave en los EE. UU. que protege la información de salud del paciente. Establece reglas que los proveedores de atención médica, las aseguradoras y sus socios deben seguir. Esta guía explica las tres partes principales de HIPAA, por qué son importantes y lo que significan para actividades como el envío de faxes o la firma de documentos en línea.
¿Por qué son importantes las tres reglas de HIPAA?
HIPAA se trata de mantener seguros sus datos de salud. Su principal objetivo es proteger los datos del paciente y garantizar que se utilicen adecuadamente para cosas como el tratamiento y la gestión de la atención médica. Las tres reglas trabajan juntas para:
Proteger su información de salud: Requieren medidas de seguridad para evitar el acceso o el intercambio no autorizado de datos del paciente.
Garantizar el cumplimiento: Establecen estándares claros para todos los que manejan información de salud.
Generar confianza: Al mantener los datos seguros, las organizaciones de atención médica se ganan la confianza de sus pacientes.
Si no se siguen estas reglas, puede dar lugar a fuertes multas, una reputación dañada y la pérdida de la confianza de los pacientes. Esta es la razón por la que toda organización cubierta y sus socios deben cumplir con HIPAA.
Las tres reglas principales de HIPAA
1. Regla de privacidad de HIPAA
La Regla de Privacidad explica cómo se debe manejar la información de salud del paciente, ya sea escrita, almacenada electrónicamente o compartida verbalmente. Describe cómo se pueden usar los datos y quién puede acceder a ellos.
Protección de datos: Se asegura de que la información personal de salud (PHI) se mantenga privada y solo se comparta cuando sea necesario.
Divulgaciones permitidas: La PHI se puede divulgar sin el permiso del paciente en ciertas situaciones, como informes de salud pública o requisitos legales. En estos casos, solo se comparte la información mínima necesaria.
Derechos del paciente: Los pacientes tienen derecho a ver sus registros, solicitar correcciones y establecer límites sobre cómo se usa su información.
2. Regla de seguridad de HIPAA
La Regla de Seguridad se centra en la protección de la información electrónica protegida de la salud (ePHI). Requiere que las organizaciones utilicen diferentes tipos de medidas de seguridad:
Medidas administrativas: Estas incluyen políticas de seguridad, capacitación del personal y evaluaciones de riesgos periódicas.
Medidas físicas: Estas implican la seguridad de los edificios, los equipos y los registros físicos.
Medidas técnicas: Técnicas como el cifrado, los ID de usuario únicos y la protección con contraseña ayudan a mantener los datos seguros. Por ejemplo, las soluciones de envío de faxes seguras utilizan el cifrado y el acceso controlado para proteger la ePHI.
3. Regla de notificación de incumplimiento de HIPAA
Incluso la plataforma más segura puede verse comprometida por un error humano. Tenga en cuenta las siguientes recomendaciones de formación:
Notificación a las personas afectadas: Si se produce una infracción, los afectados deben ser informados en un plazo de 60 días. El aviso debe explicar lo que sucedió, qué datos se expusieron y qué medidas se deben tomar a continuación.
Alertas a los medios: Si la infracción afecta a 500 o más personas en un estado, se debe notificar a los medios de comunicación locales.
Informes a las autoridades: También se debe alertar a la oficina gubernamental correspondiente sobre la infracción, incluidos los detalles sobre el incidente y las medidas adoptadas posteriormente.
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¿Quién debe seguir HIPAA?
Infracciones, excepciones y violaciones comunes de HIPAA
Cuando ocurre una infracción, la parte responsable debe explicar lo que ocurrió, qué datos se vieron afectados y cómo planean solucionar el problema. Sin embargo, existen algunas excepciones:
Acceso no intencionado: Si un empleado autorizado ve accidentalmente información mientras realiza su trabajo, y no hay más intercambio no autorizado, es posible que no sea necesario informarlo.
Divulgación inadvertida: Compartir información dentro de la organización, siempre y cuando no sea demasiado sensible, generalmente está permitido.
Creencia de buena fe: Si una organización corrige rápidamente un error y cree que los datos están seguros, es posible que no necesite informar el incidente.
Las razones comunes de las violaciones de HIPAA incluyen:
Acceso no autorizado: Empleados que acceden a PHI sin una razón válida.
Medidas de seguridad débiles: No utilizar las protecciones adecuadas, como el cifrado o la eliminación segura.
Divulgaciones accidentales: Enviar información a la persona equivocada o a través de canales no seguros.
Dispositivos perdidos o robados: Dispositivos no cifrados que contienen ePHI que se pierden o son robados.
Para reducir los riesgos, las organizaciones deben utilizar servicios que cumplan con HIPAA, capacitar al personal con regularidad, realizar evaluaciones de riesgos y tener acuerdos adecuados con proveedores externos.
Reflexiones finales sobre el cumplimiento de HIPAA
Las tres reglas clave de la HIPAA (la Regla de Privacidad, la Regla de Seguridad y la Regla de Notificación de Incumplimiento) crean un marco sólido para proteger la información de salud. Al seguir estas reglas, las organizaciones de atención médica no solo evitan problemas legales y multas, sino que también generan confianza con los pacientes y socios.
Para las empresas que necesitan firmar o enviar por fax documentos que contienen PHI, es fundamental utilizar herramientas que cumplan con las directrices de la HIPAA. Servicios como Sign.Plus ofrecen soluciones de firma electrónica que cumplen con los estándares de la HIPAA, mientras que Fax.Plus proporciona un servicio seguro de fax en la nube. Invertir en estas herramientas compatibles ayuda a las organizaciones a centrarse en proporcionar una atención excelente sin dejar de estar seguras y protegidas.
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