¿Cuáles son las tres reglas de HIPAA? Una guía completa
La Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Médico (HIPAA) es una ley clave en los EE. UU. que protege la información de salud del paciente. Establece reglas que los proveedores de atención médica, las aseguradoras y sus socios deben seguir. Esta guía explica las tres partes principales de HIPAA, por qué son importantes y lo que significan para actividades como el envío de faxes o la firma de documentos en línea.
¿Por qué son importantes las tres reglas de HIPAA?
HIPAA se trata de mantener seguros sus datos de salud. Su principal objetivo es proteger los datos del paciente y garantizar que se utilicen correctamente para cosas como el tratamiento y la gestión de la atención médica. Las tres reglas trabajan juntas para:
Proteger su información de salud: Requieren salvaguardias para evitar el acceso o el intercambio no autorizado de datos de pacientes.
Garantizar el cumplimiento: Establecen estándares claros para todos los que manejan información de salud.
Generar confianza: Al mantener los datos seguros, las organizaciones de atención médica se ganan la confianza de sus pacientes.
Si no se siguen estas reglas, puede acarrear fuertes multas, dañar la reputación y perder la confianza de los pacientes. Esta es la razón por la que toda organización cubierta y sus socios deben cumplir con HIPAA.
Las tres reglas principales de HIPAA
1. Regla de privacidad de HIPAA
La Regla de Privacidad explica cómo se debe manejar la información de salud del paciente, ya sea escrita, almacenada electrónicamente o compartida verbalmente. Describe cómo se pueden usar los datos y quién puede acceder a ellos.
Protección de datos: Se asegura de que la información personal de salud (PHI) se mantenga privada y solo se comparta cuando sea necesario.
Divulgaciones permitidas: La información protegida de la salud (PHI) puede divulgarse sin el permiso del paciente en determinadas situaciones, como informes de salud pública o requisitos legales. En estos casos, solo se comparte la información mínima necesaria.
Derechos del paciente: Los pacientes tienen derecho a ver sus registros, solicitar correcciones y establecer límites sobre cómo se utiliza su información.
2. Norma de seguridad de la HIPAA
La Norma de seguridad se centra en la protección de la información electrónica protegida de la salud (ePHI). Exige que las organizaciones utilicen diferentes tipos de salvaguardias:
Medidas administrativas: Estas incluyen políticas de seguridad, capacitación del personal y evaluaciones de riesgos periódicas.
Medidas físicas: Estas implican la protección de edificios, equipos y registros físicos.
Medidas técnicas: Técnicas como el cifrado, los ID de usuario únicos y la protección con contraseña ayudan a mantener los datos seguros. Por ejemplo, las soluciones de envío de faxes seguras utilizan el cifrado y el acceso controlado para proteger la información electrónica protegida de la salud (ePHI).
3. Norma de notificación de incumplimiento de la HIPAA
Incluso la plataforma más segura puede verse comprometida por un error humano. Tenga en cuenta las siguientes recomendaciones de formación:
Notificación a las personas afectadas: Si se produce una infracción, los afectados deben ser informados en un plazo de 60 días. La notificación debe explicar lo sucedido, qué datos se han expuesto y qué medidas deben tomarse a continuación.
Alertas a los medios de comunicación: Si la infracción afecta a 500 o más personas en un estado, se debe notificar a los medios de comunicación locales.
Informes a las autoridades: También se debe alertar a la oficina gubernamental correspondiente sobre la infracción, incluyendo detalles sobre el incidente y las medidas adoptadas posteriormente.
¿Quién debe seguir la HIPAA?
Infracciones, excepciones y violaciones comunes de la HIPAA
Cuando se produce una infracción, la parte responsable debe explicar lo sucedido, qué datos se vieron afectados y cómo piensan solucionar el problema. Sin embargo, existen algunas excepciones:
Acceso no intencionado: Si un empleado autorizado ve accidentalmente información mientras realiza su trabajo, y no hay más intercambio no autorizado, es posible que no sea necesario informarlo.
Divulgación Inadvertida: Compartir información dentro de la organización, siempre y cuando no sea demasiado sensible, generalmente está permitido.
Creencia de Buena Fe: Si una organización corrige rápidamente un error y cree que los datos están seguros, es posible que no necesite informar del incidente.
Las razones comunes de las infracciones de HIPAA incluyen:
Acceso No Autorizado: Empleados que acceden a PHI sin una razón válida.
Medidas de Seguridad Débiles: No utilizar las protecciones adecuadas, como el cifrado o la eliminación segura.
Divulgaciones Accidentales: Enviar información a la persona equivocada o a través de canales no seguros.
Dispositivos Perdidos o Robados: Dispositivos no cifrados que contienen ePHI y que se pierden o son robados.
Para reducir los riesgos, las organizaciones deben utilizar servicios que cumplan con la HIPAA, capacitar al personal con regularidad, realizar evaluaciones de riesgos y tener acuerdos adecuados con proveedores externos.
Reflexiones Finales sobre el Cumplimiento de la HIPAA
Las tres normas clave de la HIPAA -la Norma de Privacidad, la Norma de Seguridad y la Norma de Notificación de Infracciones- crean un marco sólido para proteger la información sanitaria. Siguiendo estas normas, las organizaciones sanitarias no sólo evitan problemas legales y multas, sino que también fomentan la confianza de pacientes y socios.
Para las empresas que necesitan firmar o enviar por fax documentos que contienen PHI, es crucial utilizar herramientas que cumplan las directrices de la HIPAA. Servicios como Sign.Plus ofrecen soluciones de firma electrónica que cumplen las normas de la HIPAA, mientras que Fax.Plus proporciona fax seguro en la nube. Invertir en estas herramientas conformes ayuda a las organizaciones a centrarse en ofrecer una atención excelente al tiempo que se mantienen seguras.
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