Can You Fax Medical Records?

是的，如果您遵循 HIPAA 保护措施。使用像 Fax.Plus 这样符合 HIPAA 标准的传真服务，使用角色和 MFA 限制访问，包括保密封面，验证号码，并保留传送确认和审计日志。Fax.Plus 支持这些控制并提供 BAA。

What are the requirements for faxing medical records?

安全传输、验证身份、最小必要数据和文档。确认患者授权，加密传输中和静态的数据，使用保密封面，仔细检查目的地，并保留传送证明和审计日志。记录您的策略并培训员工。

How do I create a HIPAA-compliant fax cover sheet?

保持简单和保护性。包括发件人和收件人详细信息、日期、目的、回拨号码、总页数和简短的保密声明。避免不必要的 PHI，并且仅使用识别患者所需的最低限度信息。

What if a fax is sent to the wrong number?

将其视为潜在的违规行为。遵循您的事件响应计划：通知隐私或安全负责人，尝试检索或销毁被错误发送的信息，在您的日志中记录该事件，并确定是否需要违规通知。加强号码验证以防止重复。

传真医疗记录：医生、护士和助理指南

Name: Fax.Plus HIPAA Fax
Brand: Fax.Plus
Rating: 4.7 (8490 reviews)

传真医疗记录的 HIPAA 规则

HIPAA 要求在传真受保护的健康信息 (PHI) 时采取技术和管理保护措施。

技术保障

通过技术驱动的措施，防止未经授权的访问，并确保在传真过程中保护 PHI。

在传输和存储过程中加密所有数据，以保护 PHI。
限制设备访问：使用具有多重身份验证的唯一登录名，并将传真权限限制给授权员工。
强化物理传真设备：将机器放置在有人监督或访问受控的区域，并在不使用时锁定。
验证传输详细信息：在发送之前仔细检查收件人的传真号码，并与预期方确认收件情况。

管理保障

通过策略、程序和培训实践，确保传真流程始终如一地保护 PHI。

制定书面策略，涵盖谁可以发送 PHI 以及如何验证收件人号码。
使用符合 HIPAA 标准的封面：包括发件人和收件人的详细信息，以及保密声明。
培训所有处理传真 PHI 的员工，使其了解安全程序和 HIPAA 规则。
维护审计跟踪：记录谁发送或接收了每份传真，以及日期、时间和地点。
保护存储的 PHI：加密数字副本，将纸质传真保存在锁定的存储中，并处理过时的记录。

如何

如何安全地传真医疗记录

首先，确认患者授权或其他有效的法律披露依据。然后收集所有必需的文件（例如，病历记录、化验单、转诊单），并验证它们的准确性和完整性。最后，按照以下使用 Fax.Plus 的简单工作流程，以确保合规性和可追溯性。

如何发送包含 PHI 的传真

一旦您为您的组织设置了 HIPAA 模式，并确保BAA已到位。

转到 Fax.Plus 仪表板中的发送传真部分，然后输入收件人的已验证传真号码，包括国家代码和地区代码。您可以一次从计算机向多个传真号码在线发送传真。

附加文件（PDF、TIFF 或扫描页），并使用 Fax.Plus 封面生成器将您的HIPAA 封面添加为第一页。

安全发送。在 HIPAA 模式下，PHI 不会以附件形式通过电子邮件发送；用户会收到通知，以便在安全门户中查看。

在仪表板中监控传送状态，并将传送确认保存到患者记录中。

根据您的策略保留审计日志，并将收到的传真发送到正确的团队收件箱以进行跟进。

开始使用

在 Fax.Plus 上实现 HIPAA 合规

了解如何通过本分步教程在 Fax.Plus 上实现符合 HIPAA 标准。

在 Fax.Plus 上创建一个帐户并购买Enterprise计划

转移或添加传真号码到您的帐户。

通过在合规性选项卡中选择适当的数据中心位置，满足数据驻留要求

激活高级安全控制以进一步保护您的帐户

请求并签署 Business Associate Agreement (BAA)，以正式将您的帐户标记为完全符合 HIPAA 标准。

开始使用

常见错误及如何避免

大多数事件来自流程缺陷，而不是技术。应避免的常见错误包括：

号码错误：始终进行二次检查。
没有封面：增加未经授权披露的风险。
跳过确认：没有交付证明，审计更加困难。
培训不足：导致可预防的合规性问题。
记录保存不善：将日志存储在患者文件中，以便进行审计。

发送传真时，医疗助理必须

当传输包含患者信息的传真时，医疗助理必须确保每个步骤都符合 HIPAA 指南。这包括：

验证HIPAA 模式和安全功能是否已激活。
使用正确的机密封面。
确认传真号码以避免 PHI 误导。
保留已发送传真和确认的记录以供审计。

传真与电子邮件：为什么传真是最佳选择

传真医疗记录可能看起来很老式，但它仍然是一种安全的方法。与电子邮件不同，传真数据通过电话网络传输，使其不易受到网络攻击。通过现代增强功能，像 Fax.Plus 这样的服务将传统传真与最先进的互联网安全相结合。这意味着您无需投资旧的传真机或担心过时的技术。

有风险、不合规的做法

打印的传真放在共享机器上，任何人都可以查看 PHI。
传真到电子邮件以开放附件的形式发送 PHI。
没有审计跟踪或交付证明。

合规的做法 (Fax.Plus)

基于角色的访问；PHI 只能在安全的 Fax.Plus 门户中查看。
HIPAA 模式禁用 PHI 电子邮件附件；员工会收到安全通知。
发送确认和审计日志会显示谁在何时发送给谁。

传真医疗记录需要多长时间？

通过Fax.Plus发送医疗记录几乎是即时的。一旦您上传了文档并设置好安全设置，您的传真将在几秒钟内发送出去。这种快速流程非常适合时间紧迫的紧急情况。

Fax.Plus会自动重试忙线以确保发送。较长的文档或重复重试可能会增加几分钟。每次传真都会提供发送确认，因此请在紧急工作流程中安排时间进行审查。