Quais são as três regras da HIPAA? Um guia abrangente
A HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act) é uma lei fundamental nos EUA que protege as informações de saúde dos pacientes. Ela estabelece regras que os prestadores de serviços de saúde, as seguradoras e seus parceiros devem seguir. Este guia explica as três partes principais da HIPAA, por que elas são importantes e o que significam para atividades como envio de fax ou assinatura de documentos on-line.
Por que as três regras da HIPAA são importantes
A HIPAA tem como objetivo manter seus dados de saúde seguros. Seu principal objetivo é proteger os dados dos pacientes e garantir que sejam usados adequadamente para coisas como tratamento e gerenciamento de saúde. As três regras trabalham juntas para:
Proteger suas informações de saúde: Eles exigem proteções para impedir o acesso não autorizado ou o compartilhamento de dados de pacientes.
Garantir a conformidade: Eles estabelecem padrões claros para todos que lidam com informações de saúde.
Conquiste a confiança: Ao manter os dados seguros, as organizações de saúde conquistam a confiança de seus pacientes.
Se essas regras não forem seguidas, isso pode resultar em multas pesadas, reputação prejudicada e perda da confiança dos pacientes. É por isso que toda organização coberta e seus parceiros devem estar em conformidade com a HIPAA.
As três principais regras da HIPAA
1. Regra de privacidade da HIPAA
A Regra de Privacidade explica como as informações de saúde do paciente devem ser tratadas, sejam elas escritas, armazenadas eletronicamente ou compartilhadas verbalmente. Ela descreve como os dados podem ser usados e quem pode acessá-los.
Proteção de dados: Garante que as informações pessoais de saúde (PHI) sejam mantidas em sigilo e compartilhadas somente quando necessário.
Divulgações permitidas: As PHI podem ser divulgadas sem a permissão do paciente em determinadas situações, como relatórios de saúde pública ou exigências legais. Nesses casos, apenas as informações mínimas necessárias são compartilhadas.
Direitos do paciente: Os pacientes têm o direito de visualizar seus registros, solicitar correções e estabelecer limites sobre como suas informações são usadas.
2. Regra de segurança da HIPAA
A Regra de Segurança tem como foco a proteção de informações eletrônicas de saúde protegidas (ePHI). Ela exige que as organizações usem diferentes tipos de salvaguardas:
Medidas administrativas: Incluem políticas de segurança, treinamento de pessoal e avaliações regulares de risco.
Medidas físicas: Envolvem a proteção de edifícios, equipamentos e registros físicos.
Medidas técnicas: Técnicas como criptografia, IDs de usuário exclusivos e proteções por senha ajudam a manter os dados seguros. Por exemplo, as soluções de fax seguras usam criptografia e acesso controlado para proteger o ePHI.
3. Regra de notificação de violação da HIPAA
Até mesmo a plataforma mais segura pode ser comprometida por erro humano. Considere as seguintes recomendações de treinamento:
Notificação de indivíduos afetados: Se ocorrer uma violação, as pessoas afetadas deverão ser informadas dentro de 60 dias. A notificação deve explicar o que aconteceu, quais dados foram expostos e quais medidas devem ser tomadas em seguida.
Alertas para a mídia: Se a violação afetar 500 ou mais pessoas em um estado, a mídia local deverá ser notificada.
Comunicação às autoridades: O escritório governamental apropriado também deve ser alertado sobre a violação, incluindo detalhes sobre o incidente e as medidas tomadas posteriormente.
Quem deve seguir a HIPAA?
Violações, exceções e violações comuns da HIPAA
Quando ocorre uma violação, a parte responsável deve explicar o que ocorreu, quais dados foram afetados e como planeja corrigir o problema. Entretanto, há algumas exceções:
Acesso não intencional: Se um funcionário autorizado acidentalmente visualizar informações enquanto estiver fazendo seu trabalho, e não houver nenhum outro compartilhamento não autorizado, talvez não seja necessário informar o ocorrido.
Divulgação inadvertida: o compartilhamento de informações dentro da organização, desde que não seja excessivamente sensível, geralmente é permitido.
Crença de boa-fé: Se uma organização corrigir rapidamente um erro e acreditar que os dados estão seguros, talvez não seja necessário relatar o incidente.
Os motivos comuns para violações da HIPAA incluem:
Acesso não autorizado: Funcionários que acessam PHI sem um motivo válido.
Medidas de segurança fracas: Não usar proteções adequadas, como criptografia ou descarte seguro.
Divulgações acidentais: Envio de informações para a pessoa errada ou por meio de canais não seguros.
Dispositivos perdidos ou roubados: Dispositivos não criptografados contendo ePHI que são perdidos ou roubados.
Para reduzir os riscos, as organizações devem usar serviços em conformidade com a HIPAA, treinar a equipe regularmente, realizar avaliações de risco e ter acordos adequados com fornecedores terceirizados.
Considerações finais sobre a conformidade com a HIPAA
As três principais regras da HIPAA - a Regra de Privacidade, a Regra de Segurança e a Regra de Notificação de Violação - criam uma estrutura sólida para proteger as informações de saúde. Ao seguir essas regras, as organizações de saúde não apenas evitam problemas legais e multas, mas também criam confiança com pacientes e parceiros.
Para empresas que precisam assinar ou enviar por fax documentos que contenham PHI, é fundamental usar ferramentas que estejam em conformidade com as diretrizes da HIPAA. Serviços como o Sign.Plus oferecem soluções de assinatura eletrônica que atendem aos padrões da HIPAA, enquanto Fax.Plus fornece fax em nuvem seguro. Investir nessas ferramentas em conformidade ajuda as organizações a se concentrarem na prestação de um atendimento excelente e, ao mesmo tempo, permanecerem seguras e protegidas.
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