O que incluir em uma folha de rosto de fax HIPAA? 

Por que uma folha de rosto da HIPAA não é negociável

A Lei de Portabilidade e Responsabilidade de Seguros de Saúde (HIPAA) protege as informações de saúde do paciente (PHI) contra acesso não autorizado. Ao enviar faxes, uma folha de rosto em conformidade com a HIPAA garante que os detalhes confidenciais do paciente permaneçam protegidos. O não uso de uma folha de rosto adequada pode expor informações confidenciais.

Em 2022, os prestadores de serviços de saúde enfrentaram penalidades significativas devido a faxes protegidos de forma inadequada. Um consultório médico foi multado em US$ 40.000 após enviar acidentalmente por fax registros de pacientes sem a folha de rosto exigida. Esses erros dispendiosos ressaltam a importância da conformidade.

Os faxes tradicionais em papel podem ser facilmente perdidos ou interceptados. As soluções de fax on-line, como o Fax.Plus , reduzem esses riscos ao transmitir documentos com segurança por meio de conexões criptografadas.

Lista de verificação de campos obrigatórios

• Detalhes do remetente: Sempre informe claramente seu nome completo, nome da organização, telefone e número de fax.
  

• Detalhes do destinatário: Liste claramente o nome do destinatário, a organização e o número de fax correto.

• Carimbo de data e hora: Inclua a data e a hora em que o fax é enviado para manter registros precisos e trilhas de auditoria.

• Contagem total de páginas: Indique o número de páginas, incluindo a folha de rosto, para ajudar os destinatários a verificar a integridade.

• Nome do paciente ou número de referência (quando aplicável): Mencionar o nome do paciente ou um identificador exclusivo ajuda o receptor a organizar rapidamente e armazenar as informações de forma segura.

• Isenção de responsabilidade da HIPAA: sempre inclua uma declaração clara explicando a natureza confidencial das informações e instruções para destinatários não intencionais.

Elaboração do aviso de isenção de responsabilidade da HIPAA

A isenção de responsabilidade da HIPAA deve enfatizar a confidencialidade, referir-se explicitamente às PHI (Informações de Saúde Protegidas) e instruir os destinatários acidentais a destruírem o fax imediatamente.

Mantenha as isenções de responsabilidade concisas e claras - de preferência com menos de 120 palavras - para garantir a legibilidade e a conformidade.