How do I create a HIPAA-compliant fax cover sheet?

Mantenha-o simples e protetor. Inclua detalhes do remetente e do destinatário, data, finalidade, número de retorno, número total de páginas e um breve aviso de confidencialidade. Evite PHI desnecessárias e use apenas o mínimo necessário para identificar o paciente.

Can Fax.Plus integrate with my EHR or email?

Use a API Fax.Plus ou as regras de roteamento para enviar os faxes para a caixa de entrada ou o fluxo de trabalho correto da equipe. No modo HIPAA, as PHI não são enviadas como anexos de e-mail; a equipe visualiza os documentos no portal seguro.

Registros médicos por fax: Um guia para médicos, enfermeiros e assistentes

Name: Fax.Plus HIPAA Fax
Brand: Fax.Plus
Rating: 4.7 (8490 reviews)

Regras da HIPAA para envio de registros médicos por fax

A HIPAA exige proteções técnicas e administrativas ao enviar informações de saúde protegidas (PHI) por fax.

Salvaguardas técnicas

Medidas orientadas por tecnologia que impedem o acesso não autorizado e garantem que as PHI permaneçam protegidas durante o envio de fax.

Criptografe todos os dados em trânsito e em repouso para proteger as PHI.
Limite o acesso ao dispositivo: Use logins exclusivos com autenticação multifator e restrinja as permissões de fax à equipe autorizada.
Proteja os dispositivos físicos de fax: coloque as máquinas em áreas supervisionadas ou com acesso controlado e tranque-as quando não estiverem em uso.
Verifique os detalhes da transmissão: verifique novamente o número de fax do destinatário antes de enviar e confirme o recebimento com a parte interessada.

Salvaguardas administrativas

Políticas, procedimentos e práticas de treinamento que garantam que os processos de fax protejam consistentemente as PHI.

Estabeleça políticas por escrito sobre quem pode enviar PHI e como os números dos destinatários são verificados.
Use uma folha de rosto em conformidade com a HIPAA: Inclua detalhes do remetente e do destinatário, além de um aviso de confidencialidade.
Treine todos os funcionários que lidam com PHI enviadas por fax sobre os procedimentos de segurança e as regras da HIPAA.
Mantenha trilhas de auditoria: Registre quem enviou ou recebeu cada fax, juntamente com a data, a hora e o local.
Proteja as PHI armazenadas: Criptografe as cópias digitais, mantenha os faxes em papel em um local fechado e descarte os registros desatualizados.

/ Como fazer

Como enviar registros médicos por fax com segurança

Para começar, confirme a autorização do paciente ou outra base legal válida para a divulgação. Em seguida, reúna todos os documentos necessários (por exemplo, anotações do prontuário, laboratórios, encaminhamentos) e verifique se estão corretos e completos. Por fim, siga este fluxo de trabalho simples usando Fax.Plus para garantir a conformidade e a rastreabilidade.

Como enviar um fax com PHI

Depois de configurar o modo HIPAA para sua organização e garantir que um BAA esteja em vigor.

Vá para a seção Enviar fax no painel do Fax.Plus e digite o número de fax verificado do destinatário, incluindo o código do país e o código de área. Você pode enviar um fax on-line de um computador para vários números de fax ao mesmo tempo.

Anexe arquivos (PDF, TIFF ou páginas digitalizadas) e adicione sua folha de rosto HIPAA como a primeira página com o gerador de folhas de rosto Fax.Plus .

Enviar com segurança. No modo HIPAA, as PHI não são enviadas por e-mail como anexos; os usuários são notificados para visualizar no portal seguro.

Monitore o status da entrega no painel e salve a confirmação da entrega no registro do paciente.

Mantenha o registro de auditoria de acordo com a sua política e encaminhe os faxes recebidos para a caixa de entrada da equipe correta para acompanhamento.

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Torne-se compatível com a HIPAA no Fax.Plus

Descubra como se tornar compatível com a HIPAA no Fax.Plus com este tutorial passo a passo.

Crie uma conta no Fax.Plus e adquira um planoenterprise

Faça a portabilidade ou adicione um número de fax à sua conta.

Atenda aos requisitos de residência de dados selecionando o local apropriado do data center na guia de conformidade

Ative os Controles de segurança avançados para proteger ainda mais sua conta

Solicite e assine um Contrato de Associado Business (BAA) para marcar oficialmente sua conta como totalmente compatível com a HIPAA.

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Erros comuns e como evitá-los

A maioria dos incidentes decorre de lacunas nos processos, não na tecnologia. Os erros comuns a serem evitados incluem:

Número errado: Sempre faça uma segunda verificação.
Sem folha de rosto: Aumenta o risco de divulgação não autorizada.
Ignorar a confirmação: Sem o comprovante de entrega, as auditorias são mais difíceis.
Treinamento deficiente: Leva a problemas de conformidade que podem ser evitados.
Manutenção de registros fraca: Armazene os registros nos arquivos dos pacientes para fins de auditoria.

Ao enviar um fax, o assistente médico deve

Ao transmitir um fax que inclua informações do paciente, o assistente médico deve garantir que cada etapa esteja em conformidade com as diretrizes da HIPAA. Isso inclui:

Verifique se o modo HIPAA e os recursos de segurança estão ativos.
Use a folha de rosto confidencial correta .
Confirme o número do fax para evitar o envio incorreto de PHI.
Mantenha um registro dos faxes enviados e das confirmações para auditorias.

Fax x e-mail: Por que o fax é a melhor opção

Enviar registros médicos por fax pode parecer antiquado, mas continua sendo um método seguro. Ao contrário do e-mail, os dados de fax trafegam pela rede telefônica, o que os torna menos vulneráveis a ataques cibernéticos. Com aprimoramentos modernos, serviços como o Fax.Plus combinam o envio tradicional de fax com segurança de última geração na Internet. Isso significa que você não precisa investir em um aparelho de fax antigo nem se preocupar com tecnologia ultrapassada.

Prática arriscada e fora de conformidade

Os faxes impressos ficam em uma máquina compartilhada onde qualquer pessoa pode ver as PHI.
O fax para e-mail envia PHI como anexos abertos.
Não há trilha de auditoria ou comprovante de entrega.

Prática de conformidadeFax.Plus)

Acesso baseado em função; as PHI são visualizadas somente no portal seguro Fax.Plus .
O modo HIPAA desativa os anexos de e-mail PHI; em vez disso, a equipe recebe notificações seguras.
As confirmações de entrega e os registros de auditoria mostram quem enviou, quando e para quem.

Quanto tempo leva para enviar registros médicos por fax?

O envio de registros médicos pelo Fax.Plus é quase instantâneo. Depois que os documentos são carregados e as configurações seguras são definidas, o fax é enviado em segundos. Esse processo rápido é ideal para situações urgentes em que o tempo é fundamental.

Fax.Plus tenta novamente de forma automática em linhas ocupadas para garantir a entrega. Documentos longos ou tentativas repetidas podem demorar alguns minutos. As confirmações de entrega são fornecidas para cada fax, portanto, crie tempo para revisão em fluxos de trabalho urgentes.

Envio seguro de fax de registros médicos com o Fax.Plus

Fax.Plus reduz os riscos e mantém a produtividade das equipes.

Atende aos requisitos da HIPAA, o modo HIPAA contém PHI dentro do portal seguro. Um BAA assinado está disponível para entidades cobertas e seus associados comerciais.
Armazena dados em centros altamente seguros em vários países, com a capacidade de escolher o local de armazenamento para atender às leis regionais de residência de dados.
Usa o AES (Advanced Encryption Standard) de 256 bits para dados em repouso e em trânsito.
Oferece suporte ao acesso baseado em função.
Fornece confirmações de entrega e nova tentativa instantânea em linhas ocupadas para uma transmissão confiável.

Plano HIPAA

Por que Fax.Plus

Selecione um serviço compatível com HIPAA que seja escalonável. Fax.Plus oferece integração direta, portabilidade de números, permissões granulares, opções de residência de dados e uma API para automação, útil para clínicas, hospitais, laboratórios e órgãos de saúde pública.
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Conformidade com HIPAA incorporada

Fax.Plus foi projetado como uma solução de fax em conformidade com a HIPAA com várias camadas de proteção. Fax.Plus fornece um BAA assinado com contas enterprise .

Acesso aos registros de PHI

Simplifique o gerenciamento de registros acessando trilhas de auditoria de faxes enviados. Pesquise facilmente seu arquivo usando notas dedicadas para localizar faxes armazenados, economizando tempo e aumentando a eficiência.

Fax HIPAA seguro

Usamos criptografia AES forte de 256 bits para documentos armazenados, com cada usuário tendo sua própria chave de criptografia exclusiva.

Controles administrativos avançados

Simplifique o gerenciamento da equipe com ferramentas flexíveis para aumentar a segurança, a conformidade e a eficiência operacional.

Fluxo de trabalho fácil para a equipe

Nossos aplicativos fáceis de usar contornam a complexidade dos sistemas RIS (Radiology Information Systems), EHR (Electronic Health Records) e PM (Practice Management).

Eficiência de custo

Aproveite a visibilidade de todas as despesas, escolhendo entre vários planos adaptados para atender às demandas administrativas, incluindo opções para necessidades de alto volume.

Perguntas frequentes

É possível enviar registros médicos por fax?

Sim, se você seguir as proteções da HIPAA. Use um serviço de fax compatível com a HIPAA, como o Fax.Plus, limite o acesso com funções e MFA, inclua uma folha de rosto confidencial, verifique o número e mantenha confirmações de entrega e registros de auditoria. Fax.Plus é compatível com esses controles e oferece um BAA.

Quais são os requisitos para enviar registros médicos por fax?

Transporte seguro, identidade verificada, dados mínimos necessários e documentação. Confirme a autorização do paciente, criptografe os dados em trânsito e em repouso, use uma folha de rosto confidencial, verifique novamente o destino e guarde o comprovante de entrega e os registros de auditoria. Documente sua política e treine a equipe.

Como faço para criar uma folha de rosto de fax em conformidade com a HIPAA?

Para criar uma folha de rosto de fax em conformidade com a HIPAA, mantenha-a simples e protetora. Inclua detalhes do remetente e do destinatário, data, finalidade, número de retorno de chamada, contagem total de páginas e um breve aviso de confidencialidade. Evite PHI desnecessárias, use apenas o mínimo necessário para identificar o paciente.

E se um fax for enviado para o número errado?

Trate o fato como uma possível violação. Siga seu plano de resposta a incidentes: notifique os líderes de privacidade/segurança, tente recuperar ou destruir as informações mal direcionadas, documente o evento em seu registro e determine se a notificação de violação é necessária. Reforce a verificação de números para evitar repetições.

Fax.Plus pode ser integrado ao meu EHR ou e-mail?

Use a API Fax.Plus ou regras de roteamento para enviar faxes para a caixa de entrada ou fluxo de trabalho da equipe certa. No modo HIPAA, as PHI não são enviadas como anexos de e-mail; a equipe visualiza os documentos no portal seguro.

Preciso de um BAA para usar Fax.Plus no setor de saúde?

Sim, se você for uma entidade coberta ou um associado comercial. Fax.Plus fornece um BAA para que você possa usar a plataforma para ePHI.

Posso manter meus números de fax existentes?

Sim. Faça a portabilidade dos seus números para o Fax.Plus para evitar a alteração das informações de contato ou a interrupção das comunicações com pacientes e parceiros.

Descubra o Fax.Plus,
solução de fax em conformidade com a HIPAA.

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