Czy Outlook jest zgodny z HIPAA?
Fax.Plus to zgodne z HIPAA rozwiązanie do faksowania online, które bezproblemowo integruje się z programem Outlook. Platformy poczty e-mail, w tym Outlook, często podlegają kontroli, gdy placówki opieki zdrowotnej lub inne podmioty objęte przepisami muszą bezpiecznie wymieniać się informacjami zdrowotnymi (PHI). Pozostaje pytanie, czy Outlook jest zgodny z HIPAA?
Microsoft 365 i Outlook zgodne z HIPAA
Microsoft oferuje umowę Business Associate Agreement (BAA) dla organizacji subskrybujących określone plany Microsoft 365 (dawniej Office 365). Umowa BAA określa obowiązki Microsoftu i podmiotu objętego umową w zakresie ochrony PHI. W ramach tych planów, jeśli zostaną one prawidłowo skonfigurowane z zabezpieczeniami administracyjnymi i technicznymi, Microsoft 365—w tym Outlook—może być używany w sposób zgodny z HIPAA.
Należy jednak pamiętać, że samo posiadanie Microsoft 365 lub Outlook nie gwarantuje automatycznie zgodności z HIPAA. Właściwa konfiguracja, podpisana umowa BAA, szkolenie pracowników i solidne zasady bezpieczeństwa są wymagane do spełnienia standardów HIPAA.
1. Outlook.com
Czy Outlook jest zgodny z HIPAA, jeśli korzystasz z darmowej wersji na Outlook.com? W większości przypadków darmowa usługa e-mail Outlook.com nie nadaje się do zapewnienia zgodności z HIPAA, ponieważ:
Zazwyczaj nie oferuje umowy BAA.
Dostępne zabezpieczenia są ograniczone w porównaniu z płatnymi subskrypcjami Microsoft 365.
Opcje szyfrowania są często niewystarczające do dokładnej ochrony PHI.
W rezultacie placówki opieki zdrowotnej i inne podmioty objęte przepisami, przetwarzające PHI, powinny unikać korzystania z darmowych kont Outlook.com do przesyłania wrażliwych informacji zdrowotnych.
2. Outlook w ramach Microsoft 365
Czy Microsoft Outlook jest zgodny z HIPAA, gdy jest częścią płatnego planu Microsoft 365? Tak – pod warunkiem wdrożenia odpowiednich zabezpieczeń. W środowisku Microsoft 365 program Outlook można skonfigurować tak, aby szyfrował wiadomości i chronił PHI podczas przesyłania i przechowywania. Kluczowe kroki obejmują:
Podpisanie umowy BAA z firmą Microsoft.
Wymuszanie zasad szyfrowania poczty e-mail, na przykład za pomocą Office Message Encryption.
Konfiguracja uwierzytelniania wieloskładnikowego (MFA) i solidnych kontroli dostępu.
Szkolenie wszystkich użytkowników w zakresie najlepszych praktyk postępowania z PHI.
Dzięki tym środkom i odpowiedniemu planowi (np. Microsoft 365 Business Premium, E3 lub E5) ryzyko nieautoryzowanego dostępu lub naruszenia danych można znacznie zmniejszyć, co jest zgodne z wytycznymi HIPAA.
3. Program Outlook Desktop zainstalowany na Twoim komputerze
Wiele organizacji nadal korzysta z samodzielnego klienta stacjonarnego Outlook do zarządzania kontami pocztowymi. Czy poczta e-mail Outlook jest zgodna z HIPAA na komputerze lokalnym? Odpowiedź zależy od tego, w jaki sposób ten klient stacjonarny jest podłączony do środowiska zgodnego z HIPAA:
Jeśli klient stacjonarny Outlook synchronizuje się z kontem Microsoft 365 zgodnym z HIPAA (z podpisaną umową BAA i włączonym szyfrowaniem), może być częścią przepływu pracy zgodnego z HIPAA.
Jeśli łączy się z niezgodnym serwerem poczty e-mail lub darmową usługą poczty e-mail (taką jak Outlook.com), zgodność z HIPAA nie jest gwarantowana.
Jak zapewnić zgodność Microsoft Outlook z HIPAA
Uzyskaj odpowiednią licencję Microsoft 365: Upewnij się, że masz subskrypcję, która zawiera niezbędne funkcje zabezpieczeń, takie jak Microsoft 365 Business Premium, E3 lub E5.
Podpisz umowę o partnerstwie biznesowym (BAA): Umowa BAA z Microsoft określa obowiązki każdej ze stron w zakresie ochrony PHI. Bez umowy BAA zgodność z HIPAA nie jest możliwa.
Włącz szyfrowanie poczty e-mail: Skonfiguruj Office Message Encryption, aby chronić wiadomości podczas przesyłania. Wymagaj szyfrowania wszystkich wiadomości zawierających PHI.
Wdróż kontrolę dostępu: Używaj silnych haseł, wdróż uwierzytelnianie wieloskładnikowe (MFA) i wymuszaj kontrolę dostępu opartą na rolach, aby ograniczyć dostęp do PHI.
Szkol personel i monitoruj zgodność: Przeszkol wszystkich pracowników w zakresie wymagań HIPAA, bezpiecznego korzystania z poczty e-mail i świadomości phishingu. Przeprowadzaj regularne audyty, aby zapewnić stałą zgodność.
Usługa faksu online zgodna z HIPAA
Podczas przesyłania PHI organizacje często szukają rozwiązań wykraczających poza pocztę e-mail. Faksowanie pozostaje bezpieczną i powszechną metodą dla wielu placówek opieki zdrowotnej – zwłaszcza jeśli odbywa się to za pośrednictwem usługi faksowania online zgodnej z HIPAA.
Fax.Plus oferuje rozwiązanie do faksowania online, zaprojektowane z myślą o zgodności z HIPAA. Dzięki szyfrowaniu, bezpiecznym centrom danych i opcji podpisania umowy BAA, Fax.Plus pomaga placówkom opieki zdrowotnej i innym podmiotom objętym przepisami bezpiecznie i wydajnie wysyłać i odbierać faksy zawierające PHI.
Faksowanie online może uzupełniać bezpieczne rozwiązania poczty e-mail, takie jak Outlook w ramach Microsoft 365. Używanie obu usług w tandemie zapewnia elastyczne, bezpieczne kanały dla różnych rodzajów komunikacji w opiece zdrowotnej i pomaga zapewnić zgodność z wytycznymi HIPAA na wielu platformach.
Często zadawane pytania
Właściwa kontrola dostępu (np. hasła, uwierzytelnianie wieloskładnikowe).
Ścieżki audytu i dzienniki aktywności.
Regularne oceny ryzyka.
Szkolenia dla personelu.
Urządzenia muszą mieć silne zabezpieczenia (np. blokady ekranu, bezpieczne kontenery na dane e-mail).
W przypadku zgubienia lub kradzieży urządzenia powinna istnieć możliwość zdalnego wymazania danych.
Administratorzy powinni wymuszać zasady zarządzania aplikacjami mobilnymi (MAM), aby chronić dane w spoczynku.
Zacznij faksować już teraz.
Utwórz konto, aby zaoszczędzić czas i pieniądze, wysyłając darmowe faksy z komputera lub telefonu komórkowego w dowolne miejsce na świecie.
ZASTRZEŻENIE: Informacje na tej stronie służą wyłącznie celom informacyjnym, a Fax.Plus nie może zagwarantować, że wszystkie informacje na tej stronie są aktualne lub dokładne. Nie stanowią one porady prawnej i nie powinny zastępować profesjonalnej porady prawnej. W celu uzyskania porady prawnej należy skonsultować się z licencjonowanym prawnikiem w sprawie konkretnych pytań prawnych.
Zostań naszym partnerem!
Confédération Suisse
Confederazione Svizzera
Confederaziun Svizra
Swiss Confederation
Innosuisse - Swiss Innovation Agency
