Quali sono le tre norme HIPAA? Una guida completa
L'Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) è una legge fondamentale negli Stati Uniti che protegge le informazioni sanitarie dei pazienti. Stabilisce regole che i fornitori di assistenza sanitaria, le compagnie assicurative e i loro partner devono seguire. Questa guida spiega le tre parti principali dell'HIPAA, perché sono importanti e cosa significano per attività come l'invio di fax o la firma di documenti online.
Perché le tre norme HIPAA sono importanti
L'HIPAA si occupa principalmente di proteggere i tuoi dati sanitari. Il suo obiettivo principale è proteggere i dati dei pazienti e garantire che vengano utilizzati correttamente per attività come il trattamento e la gestione dell'assistenza sanitaria. Le tre norme collaborano per:
Proteggere le tue informazioni sanitarie: richiedono misure di sicurezza per impedire l'accesso o la condivisione non autorizzati dei dati dei pazienti.
Garantire la conformità: stabiliscono standard chiari per tutti coloro che gestiscono informazioni sanitarie.
Creare fiducia: mantenendo i dati al sicuro, le organizzazioni sanitarie si guadagnano la fiducia dei loro pazienti.
Se queste regole non vengono seguite, possono portare a pesanti sanzioni, a una reputazione danneggiata e alla perdita di fiducia da parte dei pazienti. Questo è il motivo per cui ogni organizzazione interessata e i suoi partner devono rispettare l'HIPAA.
Le tre principali norme HIPAA
1. Norma sulla privacy HIPAA
La norma sulla privacy spiega come devono essere gestite le informazioni sanitarie dei pazienti, siano esse scritte, archiviate elettronicamente o condivise verbalmente. Definisce come i dati possono essere utilizzati e chi può accedervi.
Protezione dei dati: assicura che le informazioni sanitarie personali (PHI) siano mantenute private e condivise solo quando necessario.
Divulgazioni consentite: le PHI possono essere divulgate senza il permesso del paziente in determinate situazioni, come la segnalazione di problemi di salute pubblica o requisiti legali. In questi casi, viene condivisa solo la quantità minima di informazioni necessarie.
Diritti del paziente: i pazienti hanno il diritto di visualizzare le proprie cartelle cliniche, chiedere correzioni e stabilire limiti al modo in cui vengono utilizzate le loro informazioni.
2. Norma sulla sicurezza HIPAA
La norma sulla sicurezza si concentra sulla protezione delle informazioni sanitarie protette elettronicamente (ePHI). Richiede alle organizzazioni di utilizzare diversi tipi di misure di sicurezza:
Misure amministrative: queste includono politiche di sicurezza, formazione del personale e valutazioni periodiche dei rischi.
Misure fisiche: queste comportano la messa in sicurezza di edifici, attrezzature e archivi fisici.
Misure tecniche: tecniche come la crittografia, gli ID utente univoci e la protezione tramite password aiutano a mantenere i dati al sicuro. Ad esempio, le soluzioni di fax sicuro utilizzano la crittografia e l'accesso controllato per proteggere le ePHI.
3. Norma HIPAA sulla notifica di violazione
Anche la piattaforma più sicura può essere compromessa da un errore umano. Considera le seguenti raccomandazioni di formazione:
Notifica alle persone interessate: se si verifica una violazione, le persone interessate devono essere informate entro 60 giorni. L'avviso deve spiegare cosa è successo, quali dati sono stati esposti e quali misure intraprendere successivamente.
Avvisi ai media: se la violazione riguarda 500 o più persone in uno stato, i media locali devono essere avvisati.
Segnalazione alle autorità: anche l'ufficio governativo competente deve essere avvisato della violazione, compresi i dettagli sull'incidente e le misure adottate successivamente.
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Chi deve seguire l'HIPAA?
Violazioni, eccezioni e violazioni comuni dell'HIPAA
Quando si verifica una violazione, la parte responsabile deve spiegare cosa è successo, quali dati sono stati interessati e come prevede di risolvere il problema. Tuttavia, ci sono alcune eccezioni:
Accesso non intenzionale: se un dipendente autorizzato visualizza accidentalmente le informazioni mentre svolge il proprio lavoro e non vi è ulteriore condivisione non autorizzata, potrebbe non essere necessario segnalarlo.
Divulgazione involontaria: la condivisione di informazioni all'interno dell'organizzazione, purché non siano eccessivamente sensibili, è generalmente consentita.
Convinzione in buona fede: se un'organizzazione corregge rapidamente un errore e ritiene che i dati siano al sicuro, potrebbe non essere necessario segnalare l'incidente.
Le ragioni più comuni delle violazioni HIPAA includono:
Accesso non autorizzato: dipendenti che accedono alle informazioni sanitarie protette (PHI) senza un motivo valido.
Misure di sicurezza insufficienti: mancato utilizzo di adeguate misure di sicurezza come la crittografia o lo smaltimento sicuro.
Divulgazioni accidentali: invio di informazioni alla persona sbagliata o tramite canali non protetti.
Dispositivi smarriti o rubati: dispositivi non crittografati contenenti informazioni sanitarie elettroniche protette (ePHI) che vengono smarriti o rubati.
Per ridurre i rischi, le organizzazioni devono utilizzare servizi conformi all'HIPAA, formare regolarmente il personale, eseguire valutazioni dei rischi e stipulare accordi adeguati con fornitori terzi.
Considerazioni finali sulla conformità HIPAA
Le tre regole chiave dell'HIPAA – la Privacy Rule, la Security Rule e la Breach Notification Rule – creano un solido quadro normativo per la protezione delle informazioni sanitarie. Rispettando queste regole, le organizzazioni sanitarie non solo evitano problemi legali e sanzioni, ma costruiscono anche un rapporto di fiducia con pazienti e partner.
Per le aziende che hanno bisogno di firmare o inviare via fax documenti contenenti PHI, è fondamentale utilizzare strumenti conformi alle linee guida HIPAA. Servizi come Sign.Plus offrire soluzioni di firma elettronica che soddisfano gli standard HIPAA , mentre Fax.Plus fornisce sicurezza cloud fax. Investire in questi strumenti conformi aiuta le organizzazioni a concentrarsi sull'erogazione di un'assistenza eccellente, garantendo al contempo sicurezza e protezione.
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