Ist Google Workspace HIPAA-konform?

Nicht alle Google Workspace-Pläne gewährleisten automatisch die HIPAA-Konformität. Obwohl Google Sicherheits- und Datenschutzfunktionen für seine Workspace-Angebote bereitstellt, benötigen Organisationen, die geschützte Gesundheitsdaten (Protected Health Information, PHI) verarbeiten, in der Regel mindestens eine kostenpflichtige Edition (z. B. Business oder Enterprise), um auf erweiterte Sicherheitskonfigurationen zuzugreifen und die Google BAA (Business Associate Agreement) zu unterzeichnen.

Pläne, die im Allgemeinen die HIPAA-Konformität unterstützen, umfassen:

• Business (Standard, Plus)

• Enterprise (Standard, Plus)

• Education (In bestimmten Fällen mit zusätzlichen Anforderungen)

Auch innerhalb dieser Pläne müssen Sie die Datenschutzeinstellungen korrekt konfigurieren. Allein das Abonnieren eines geeigneten Plans garantiert nicht, dass Ihre Umgebung HIPAA-konform ist—Sie müssen auch die Richtlinien zur HIPAA-Konformität von Google Workspace befolgen, einschließlich des ordnungsgemäßen Umgangs mit elektronischen PHI (ePHI).

Mehrere zentrale Google Workspace-Dienste können HIPAA-konform genutzt werden—sobald Sie die Google BAA unterzeichnen und sie ordnungsgemäß konfigurieren. Dazu gehören:

• Gmail (oft als “Gmail HIPAA-konform” bezeichnet, wenn es richtig konfiguriert ist)

• Google Drive (einschließlich Docs, Sheets und Slides)

• Google Meet

• Google Chat (begrenzte Nutzungsszenarien; stellen Sie die korrekte Konfiguration sicher)

• Google Kalender

Dienste, die nicht in der Google BAA aufgeführt sind, erfordern möglicherweise eine zusätzliche Prüfung oder sind möglicherweise nicht für die Speicherung oder Übertragung von ePHI geeignet. Beispielsweise ist Google Voice möglicherweise nicht durch die Standard-BAA abgedeckt. Daher ist es wichtig, dies direkt in der Google-Dokumentation zu überprüfen, bevor Sie es für die PHI-bezogene Kommunikation verwenden.

• Unterzeichnen Sie die Google BAA: Dies ist ein rechtsverbindliches Dokument, das die Verantwortlichkeiten von Google als Business Associate umreißt. Die BAA stellt sicher, dass Google sich verpflichtet, ePHI in einer Weise zu behandeln, die mit den HIPAA-Anforderungen übereinstimmt.

• Aktivieren Sie Sicherheitsfunktionen: Aktivieren Sie Sicherheitsfunktionen wie die 2-Faktor-Bestätigung, Data Loss Prevention (DLP) und Zugriffskontrollen, um ePHI zu schützen.

• Konfigurieren Sie administrative Kontrollen: Verwenden Sie die Google Admin-Konsole, um eingeschränkte Freigaben einzurichten, die externe E-Mail-Weiterleitung zu steuern und Anwendungen von Drittanbietern zu beschränken.

• Schulen Sie Ihre Mitarbeiter: Auch mit technischen Schutzmaßnahmen bleibt die Benutzerschulung von entscheidender Bedeutung. Stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter verstehen, wie sie die HIPAA-Konformität bei der Verwendung von Gmail, Google Drive, Google Docs und anderen Google Workspace-Tools aufrechterhalten.

• Überwachen und prüfen: Überprüfen Sie regelmäßig Überwachungsprotokolle und Aktivitätsberichte, um unbefugten Zugriff oder ungewöhnliche Aktivitäten zu erkennen. Eine ordnungsgemäße Überwachung stellt sicher, dass Sie potenzielle Verstöße schnell erkennen können.

Tipp: Wenn Sie sich speziell mit der Frage beschäftigen, “wie man Gmail HIPAA-konform macht” oder “wie man Google Workspace HIPAA-konform macht”, konzentrieren Sie sich auf die Sicherheitseinstellungen in der Admin-Konsole, erzwingen Sie die Verschlüsselung (z. B. mit S/MIME) und stellen Sie sicher, dass die Benutzer die Best Practices kennen.

Ist Google Workspace HIPAA-konform? Kurz gesagt, Google Workspace kann HIPAA-konform sein, wenn Sie:

• Wählen Sie einen geeigneten Plan (hauptsächlich Business- oder Enterprise-Editionen).

• Unterzeichnen Sie die Google BAA.

• Aktivieren und pflegen Sie die erforderlichen Sicherheitseinstellungen und Datenschutzkontrollen.

• Nutzen Sie die Dienste nur auf HIPAA-konforme Weise.

Ein Google Workspace-Konto allein reicht nicht aus—Sie müssen die Umgebung sorgfältig konfigurieren und überwachen, Mitarbeiter schulen und Best Practices für den Umgang mit PHI befolgen. Durch die Erfüllung dieser Anforderungen nutzen viele Organisationen Google Workspace erfolgreich als HIPAA-konforme Lösung.