Czy Google Workspace jest zgodny z HIPAA?

Nie wszystkie plany Google Workspace automatycznie zapewniają zgodność z HIPAA. Chociaż Google oferuje funkcje bezpieczeństwa i prywatności w swoich ofertach Workspace, organizacje przetwarzające Chronione Informacje Zdrowotne (PHI) zazwyczaj potrzebują co najmniej płatnej edycji (np. Business lub Enterprise), aby uzyskać dostęp do zaawansowanych konfiguracji bezpieczeństwa i podpisać umowę Google BAA (Business Associate Agreement).

Plany, które generalnie obsługują zgodność z HIPAA, obejmują:

• Business (Standard, Plus)

• Enterprise (Standard, Plus)

• Edukacja (W pewnych przypadkach, z dodatkowymi wymaganiami)

Nawet w ramach tych planów musisz poprawnie skonfigurować ustawienia prywatności. Samo wykupienie odpowiedniego planu nie gwarantuje zgodności Twojego środowiska z HIPAA – musisz również postępować zgodnie z wytycznymi dotyczącymi zapewnienia zgodności Google Workspace z HIPAA, w tym z odpowiednim postępowaniem z elektronicznymi informacjami zdrowotnymi (ePHI).

Kilka podstawowych usług Google Workspace może być używanych w sposób zgodny z HIPAA – po podpisaniu umowy BAA Google i odpowiednim skonfigurowaniu. Należą do nich:

• Gmail (często określany jako “Gmail zgodny z HIPAA”, gdy jest prawidłowo skonfigurowany)

• Dysk Google (w tym Dokumenty, Arkusze i Prezentacje)

• Google Meet

• Google Chat (ograniczone scenariusze użycia; upewnij się, że konfiguracja jest prawidłowa)

• Kalendarz Google

Usługi niewymienione w umowie BAA Google mogą wymagać dodatkowej kontroli lub mogą nie być odpowiednie do przechowywania lub przesyłania ePHI. Na przykład Google Voice może nie być objęty standardową umową BAA, dlatego ważne jest, aby zweryfikować to bezpośrednio w dokumentacji Google przed użyciem go do komunikacji związanej z PHI.

• Podpisz umowę BAA Google: Jest to prawnie wiążący dokument określający obowiązki Google jako partnera biznesowego. Umowa BAA zapewnia, że Google zgadza się postępować z ePHI w sposób zgodny z wymogami HIPAA.

• Włącz funkcje bezpieczeństwa: Włącz funkcje bezpieczeństwa, takie jak weryfikacja dwuetapowa, zapobieganie utracie danych (DLP) i kontrola dostępu, aby pomóc w ochronie ePHI.

• Skonfiguruj kontrolę administracyjną: Użyj konsoli administracyjnej Google, aby skonfigurować ograniczone udostępnianie, kontrolować przekazywanie wiadomości e-mail na zewnątrz i ograniczyć aplikacje firm trzecich.

• Przeszkol swój personel: Nawet przy zastosowaniu zabezpieczeń technicznych edukacja użytkowników pozostaje kluczowa. Upewnij się, że pracownicy rozumieją, jak zachować zgodność z HIPAA podczas korzystania z Gmaila, Dysku Google, Dokumentów Google i innych narzędzi Google Workspace.

• Monitoruj i kontroluj: Regularnie przeglądaj dzienniki audytu i raporty aktywności, aby wykryć nieautoryzowany dostęp lub nietypową aktywność. Właściwy monitoring zapewnia szybkie identyfikowanie potencjalnych naruszeń.

Wskazówka: Jeśli szczególnie martwisz się o to, “jak zapewnić zgodność Gmaila z HIPAA” lub “jak zapewnić zgodność Google Workspace z HIPAA”, skup się na ustawieniach bezpieczeństwa w konsoli administracyjnej, wymuś szyfrowanie (np. za pomocą S/MIME) i upewnij się, że użytkownicy są świadomi najlepszych praktyk.

Czy Google Workspace jest zgodny z HIPAA? Krótko mówiąc, Google Workspace może być zgodny z HIPAA, jeśli:

• Wybierzesz odpowiedni plan (głównie edycje Business lub Enterprise).

• Podpisz umowę BAA z Google.

• Włącz i utrzymuj wymagane ustawienia bezpieczeństwa i kontroli prywatności.

• Korzystaj z usług wyłącznie w sposób zgodny z HIPAA.

Samo posiadanie konta Google Workspace nie wystarcza – musisz starannie skonfigurować i monitorować środowisko, szkolić personel i przestrzegać najlepszych praktyk w zakresie postępowania z PHI. Spełniając te wymagania, wiele organizacji z powodzeniem korzysta z Google Workspace jako rozwiązania zgodnego z HIPAA.