Najlepsze usługi e-mail zgodne z HIPAA

Opcja 1: Ogólne usługi e-mail

1. Google Workspace (dawniej G Suite)

• Ceny: Plany zaczynają się od około 6 USD za użytkownika miesięcznie (Business Starter), ale zazwyczaj potrzebny jest co najmniej plan Business Plus (18 USD za użytkownika miesięcznie) dla funkcji związanych z HIPAA i podpisania umowy BAA. Zawsze potwierdź, czy Twój plan kwalifikuje się do umowy BAA i poproś o nią przed przechowywaniem PHI.

• Łatwość użytkowania: Google Workspace jest łatwy w obsłudze dla każdego, kto zna układ Gmaila. Konsola administratora upraszcza zarządzanie użytkownikami i bezproblemowo integruje się z innymi aplikacjami Google (Kalendarz, Dysk, Dokumenty), zapewniając szeroki ekosystem narzędzi.

• Bezpieczeństwo HIPAA: Google Workspace szyfruje dane w tranzycie za pomocą TLS i oferuje dodatkowe ustawienia zabezpieczeń, takie jak uwierzytelnianie dwuskładnikowe (2FA) i zapobieganie utracie danych (DLP). Aby zapewnić zgodność z HIPAA, musisz podpisać umowę BAA Google w ramach kwalifikującego się płatnego planu.

2. Microsoft 365

• Ceny: Plany Basic zaczynają się od około 6 USD za użytkownika miesięcznie, ale zgodność z HIPAA zazwyczaj wymaga planu Business Premium (22 USD za użytkownika miesięcznie) lub planu Enterprise. Podpisanie umowy BAA z firmą Microsoft jest niezbędne przed przetwarzaniem PHI.

• Łatwość użytkowania: Microsoft 365 oferuje znany pakiet (Outlook, Word, Excel, Teams) w wersjach stacjonarnych i internetowych. Jest znany z solidnych funkcji współpracy i przyjaznego dla użytkownika środowiska, które integruje udostępnianie plików, pocztę e-mail i wideokonferencje.

• Bezpieczeństwo HIPAA: Microsoft 365 obejmuje szyfrowanie danych w spoczynku i podczas przesyłania, a także zaawansowaną ochronę przed zagrożeniami w planach wyższego poziomu. Umowa BAA jest dostępna dla organizacji korzystających z określonych planów Business i Enterprise, zapewniając odpowiednie zabezpieczenia zgodności z HIPAA.

Opcja 2: Ogólne usługi e-mail

3. Virtru

• Ceny: Plany zwykle zaczynają się od około 60 USD za użytkownika rocznie (5 USD miesięcznie). Koszty mogą wzrosnąć, jeśli potrzebujesz funkcji takich jak DLP lub trwała ochrona plików. Ceny skalują się wraz z liczbą licencji i ogólną ilością.

• Łatwość użytkowania: Virtru integruje się z Gmail i Outlook za pośrednictwem rozszerzenia przeglądarki lub wtyczki do komputera. Wysyłanie zaszyfrowanej wiadomości e-mail jest tak proste, jak kliknięcie przełącznika „encrypt”, co czyni go bardzo prostym dla użytkowników końcowych.

• Bezpieczeństwo HIPAA: Virtru wykorzystuje kompleksowe szyfrowanie oparte na standardach OpenPGP, umożliwiając ustawienie wygaśnięcia wiadomości e-mail, wyłączenie przekazywania i cofnięcie dostępu. Oferują również umowę BAA, wspierającą zgodność z HIPAA w komunikacji w sektorze opieki zdrowotnej.

4. Zix (obecnie część OpenText)

• Ceny: Ceny subskrypcji Zix różnią się w zależności od liczby skrzynek pocztowych i funkcji (np. szyfrowanie, ochrona przed zagrożeniami, archiwizacja). Pakiety dla małych firm często zaczynają się od około 5–8 USD za użytkownika miesięcznie. Będziesz potrzebować indywidualnej wyceny, aby uzyskać dokładne ceny.

• Łatwość użytkowania: Zix oferuje bezproblemową integrację z Gmail i Outlook. Po zainstalowaniu wtyczki szyfrowanie może być oparte na zasadach (wyzwalane przez słowa kluczowe lub wzorce PHI), co zmniejsza liczbę ręcznych kroków. Odbiorcy mogą przeglądać wiadomości w bezpiecznym portalu bez tworzenia oddzielnego konta, jeśli korzystają z ZixMail.

• Bezpieczeństwo HIPAA: Znany ze swojego solidnego szyfrowania opartego na zasadach, Zix obsługuje TLS, silne algorytmy szyfrowania i zaawansowane skanowanie w poszukiwaniu zagrożeń. Podpisana umowa BAA jest dostępna dla organizacji potrzebujących ochrony PHI.

5. NeoCertified

• Ceny: Plany Basic zaczynają się od około 99 USD za użytkownika rocznie (8–10 USD miesięcznie). Większe organizacje mogą skorzystać ze zniżek ilościowych, dzięki czemu jest elastyczny dla firm o różnej wielkości.

• Łatwość użytkowania: NeoCertified oferuje wtyczkę do programu Outlook do szybkiego szyfrowania oraz bezpieczny portal internetowy dla użytkowników Gmaila. Jego intuicyjny panel pozwala zarządzać bezpiecznymi wiadomościami, odbiorcami i regułami szyfrowania przy minimalnym przeszkoleniu.

• Bezpieczeństwo HIPAA: Wszystkie wiadomości e-mail są szyfrowane podczas przesyłania i przechowywania, a NeoCertified zapewnia umowę BAA wraz z niezbędną dokumentacją dotyczącą zgodności z HIPAA. Dodatkowe funkcje obejmują wycofywanie wiadomości i śledzenie wiadomości w czasie rzeczywistym.

Opcja 3: Dedykowani dostawcy poczty e-mail zgodni z HIPAA

6. Hushmail dla opieki zdrowotnej

• Ceny: Plany dla opieki zdrowotnej zaczynają się od około 9,99 USD za użytkownika miesięcznie i obejmują bezpieczne formularze, szyfrowanie i umowę BAA na wszystkich poziomach.

• Łatwość użytkowania: Hushmail jest zaprojektowany specjalnie do bezpiecznej komunikacji, oferując uproszczony interfejs poczty internetowej. Obsługuje również opcjonalną integrację z klientami stacjonarnymi, takimi jak Outlook lub Apple Mail, za pośrednictwem IMAP/POP. Funkcja szyfrowanych formularzy ułatwia zbieranie informacji o pacjentach.

• Bezpieczeństwo HIPAA: Hushmail zapewnia kompleksowe szyfrowanie, bezpieczne formularze internetowe i dwuetapową weryfikację dla dodatkowego uwierzytelniania. Podpisana umowa BAA jest zawarta w planach dla służby zdrowia, zapewniając pełną zgodność.

7. Paubox

• Ceny: Plany zwykle zaczynają się od około 29 USD za użytkownika/miesiąc, co obejmuje nieograniczoną przestrzeń dyskową poczty e-mail, filtrowanie spamu i inne funkcje bezpieczeństwa. Wyższe poziomy mogą dodawać zaawansowaną ochronę przed zagrożeniami i archiwizację.

• Łatwość użytkowania: Paubox koncentruje się na szyfrowaniu działającym w tle, więc użytkownicy nie potrzebują dodatkowych loginów ani wtyczek. Działa bezproblemowo z istniejącym klientem poczty e-mail (Outlook, Apple Mail) i domeną. Szyfrowanie odbywa się automatycznie, bez ręcznego przełączania.

• Bezpieczeństwo HIPAA: Paubox jest zgodny z HIPAA i posiada certyfikat HITRUST CSF, oferując szyfrowanie każdego e-maila bez żadnych dodatkowych kroków. Umowa BAA jest zapewniona i obejmuje wszystkie aspekty ochrony danych i wymogów zgodności.