Beste HIPAA-conforme e-mailservices

Optie 1: Generieke e-mailservices

1. Google Workspace (voorheen G Suite)

• Prijzen: Abonnementen beginnen bij ongeveer $ 6 per gebruiker/maand (Basic Starter), maar u hebt doorgaans minstens het Business Plus-abonnement ($ 18 per gebruiker/maand) nodig voor HIPAA-gerelateerde functies en om een BAA te ondertekenen. Bevestig altijd of uw abonnement in aanmerking komt voor een BAA en vraag deze aan voordat u PHI opslaat.

• Gebruiksgemak: Google Workspace is gemakkelijk te navigeren voor iedereen die al bekend is met de lay-out van Gmail. De beheerconsole vereenvoudigt het gebruikersbeheer en integreert naadloos met andere Google-apps (Agenda, Drive, Docs), waardoor een breed ecosysteem van tools wordt geboden.

• HIPAA-beveiliging: Google Workspace versleutelt gegevens tijdens de overdracht met TLS en biedt extra beveiligingsinstellingen zoals two-factor authentication (2FA) en data loss prevention (DLP). U moet de BAA van Google ondertekenen onder een in aanmerking komend betaald abonnement om HIPAA-compliance te garanderen.

2. Microsoft 365

• Prijzen: Business Basic-abonnementen beginnen bij ongeveer $ 6 per gebruiker/maand, maar HIPAA-compliance vereist doorgaans de Business Premium-tier ($ 22 per gebruiker/maand) of een Enterprise-abonnement. Een ondertekende BAA met Microsoft is essentieel voordat PHI wordt verwerkt.

• Gebruiksgemak: Microsoft 365 biedt een bekende suite (Outlook, Word, Excel, Teams) met zowel desktop- als webversies. Het staat bekend om robuuste samenwerkingsfuncties en een gebruiksvriendelijke omgeving die het delen van bestanden, e-mail en videoconferenties integreert.

• HIPAA-beveiliging: Microsoft 365 omvat encryptie in rust en tijdens transport, plus geavanceerde bescherming tegen bedreigingen in plannen van een hoger niveau. Een BAA is beschikbaar voor organisaties met bepaalde Business- en Enterprise-abonnementen, waardoor de juiste beveiliging voor HIPAA-compliance wordt gewaarborgd.

Optie 2: Algemene e-mailservices

3. Virtru

• Prijzen: Abonnementen beginnen meestal bij ongeveer $ 60 per gebruiker per jaar ($ 5 per maand). De kosten kunnen stijgen als u functies zoals DLP of permanente bestandsbescherming nodig heeft. De prijzen schalen mee met het aantal licenties en het totale volume.

• Gebruiksgemak: Virtru integreert met Gmail en Outlook via een browserextensie of desktop-plugin. Het verzenden van een versleutelde e-mail is net zo eenvoudig als het klikken op een “encrypt”-schakelaar, waardoor het zeer eenvoudig is voor eindgebruikers.

• HIPAA-beveiliging: Virtru gebruikt end-to-end encryptie op basis van OpenPGP-standaarden, waardoor u de vervaldatum van e-mails kunt instellen, het doorsturen kunt uitschakelen en de toegang kunt intrekken. Ze bieden ook een BAA, ter ondersteuning van HIPAA-compliance voor communicatie in de gezondheidszorg.

4. Zix (Nu onderdeel van OpenText)

• Prijzen: De abonnementsprijzen van Zix variëren op basis van het aantal mailboxen en functies (bijv. encryptie, bescherming tegen bedreigingen, archivering). Kleine Business-pakketten beginnen vaak rond de $ 5 - $ 8 per gebruiker per maand. U hebt een offerte op maat nodig voor de exacte prijs.

• Gebruiksgemak: Zix biedt naadloze integratie voor Gmail en Outlook. Zodra de plugin is geïnstalleerd, kan encryptie beleidsmatig zijn (geactiveerd door trefwoorden of PHI-patronen), waardoor handmatige stappen worden verminderd. Ontvangers kunnen berichten bekijken in een beveiligd portaal zonder een afzonderlijk account aan te maken als ze ZixMail gebruiken.

• HIPAA-beveiliging: Zix staat bekend om zijn robuuste beleidsmatige encryptie en ondersteunt TLS, sterke encryptie-algoritmen en geavanceerde dreigingsscans. Een ondertekende BAA is beschikbaar voor organisaties die PHI moeten beschermen.

5. NeoCertified

• Prijzen: Basic-abonnementen beginnen bij ongeveer $ 99 per gebruiker per jaar ($ 8 - $ 10 per maand). Grotere organisaties kunnen profiteren van volumekortingen, waardoor het flexibel is voor verschillende Business-groottes.

• Gebruiksgemak: NeoCertified biedt een Outlook-plugin voor snelle encryptie en een beveiligd webportaal voor Gmail-gebruikers. Met het intuïtieve dashboard kunt u beveiligde berichten, ontvangers en encryptieregels beheren met minimale training.

• HIPAA-beveiliging: Alle e-mails worden tijdens transport en in rust versleuteld en NeoCertified biedt een BAA samen met de nodige documentatie voor HIPAA-compliance. Extra functies zijn onder meer het terughalen van berichten en real-time berichttracering.

Optie 3: Dedicated HIPAA-Compliant E-mailproviders

6. Hushmail for Healthcare

• Prijzen: Healthcare-abonnementen beginnen rond $ 9,99 per gebruiker per maand en omvatten beveiligde formulieren, encryptie en een BAA op alle niveaus.

• Gebruiksgemak: Hushmail is speciaal ontworpen voor veilige berichtenuitwisseling, met een vereenvoudigde webmailinterface. Het ondersteunt ook optionele integratie met desktopclients zoals Outlook of Apple Mail via IMAP/POP. Een functie voor versleutelde formulieren maakt het eenvoudig om patiëntinformatie te verzamelen.

• HIPAA-beveiliging: Hushmail biedt end-to-end encryptie, veilige webformulieren en verificatie in twee stappen voor extra authenticatie. Een ondertekende BAA is inbegrepen in de Healthcare-abonnementen, waardoor volledige compliance wordt gegarandeerd.

7. Paubox

• Prijzen: Abonnementen beginnen meestal rond $ 29 per gebruiker per maand, inclusief onbeperkte e-mailopslag, spamfiltering en andere beveiligingsfuncties. Hogere niveaus kunnen geavanceerde bescherming tegen bedreigingen en archivering toevoegen.

• Gebruiksgemak: Paubox richt zich op encryptie achter de schermen, dus gebruikers hebben geen extra logins of plugins nodig. Het werkt naadloos met uw bestaande e-mailclient (Outlook, Apple Mail) en domein. Encryptie gebeurt automatisch, zonder handmatige schakelaars.

• HIPAA-beveiliging: Paubox is HIPAA-compliant en HITRUST CSF-gecertificeerd en biedt zero-step encryptie voor elke e-mail. Er wordt een BAA verstrekt die alle aspecten van gegevensbescherming en compliance-eisen dekt.