教育機関として、学生に最適な学習環境を促進するために技術革新を行うために、常に精査されています。政府の規制を順守するという揺るぎないプレッシャーと相まって、ガイダンスなしでプロセスを合理化して効率を最適化することは困難な場合があります。

大学、学校、およびその他の教育機関は、キャンパス全体の Wi-Fi アクセスや学生ポータル、電子メールなどの分野で進歩を遂げています。それでも、これらの機関のほとんどは、何年も前からある新しいファックス技術を真剣に取り入れておらず、管理業務に大きく役立つ可能性があります.

FAX.PLUS は、教育機関や学区がファクスを簡単かつ安全に送受信できるようにするとともに、厳格なデータ レジデンシーの要件と規制に準拠するのに役立つ主要なオンライン ファクス サービスです。

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どうやってFAX.PLUS 学区がクラウドベースのファックス ソリューションに移行するのを支援しますか?

過去 20 年間で電子メールの人気が高まったにもかかわらず、ファックスは教育分野で重要な情報を交換するための最も一般的な方法であり続けています。教育機関では、学生の記録、成績証明書、申請書、財務情報、医療記録に至るまで、機密ファイルを毎日扱っています。FAX に縛られたニーズは変わっていませんが、クラウド サービスが導入されており、クラウド サービスを使用すると、セキュリティを心配することなく、より高いセキュリティを保証できます。気まぐれなファックス機を使用する。

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安全

現在のファックス プロセスを分析すると、送信されたドキュメントが常に危険にさらされていることがわかります。印刷トレイに無人で放置されたり、誰かが誤って拾ったり、意図しない人の手に渡ったりする可能性があります。

基本的に、クラウド FAX はアナログ FAX よりも安全な方法です。インターネットがハッカーやプライバシー侵害などの言葉であふれているときに、どうしてそんなことができるのだろうと思うかもしれません。

FAX.PLUS は、データの保存場所、暗号化標準、アカウントへのアクセスのための安全な認証プロセス、セキュリティ チームによって定期的にチェックされるインフラストラクチャなど、データを保護するための多面的なソリューションを開発しました。

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データ所在地

まず第一に、お客様のファックス ファイルはすべて、最も制限の厳しいセキュリティ基準 (ISO 27001) に準拠し、クラウド セキュリティ アライアンス (CSA) の一部であるスイスのデータ センターに保存されます。

エンタープライズ プランでは、完全に暗号化されたファックス ドキュメントをさまざまな場所にあるデータ センター間で簡単に移動できます。サービスの中断は発生せず、地域や国固有のデータ プライバシーおよび居住要件に対処できます。ファクスをクラウドに保存しないという厳格なコンプライアンス要件がある場合は、すべてのファイルを完全に暗号化してローカルの S3 互換ストレージに移動することもできます。

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データ暗号化

保管中のファックス ファイルは、256 ビットの Advanced Encryption Standard (AES) を使用して暗号化されます。間で転送中のデータを保護するにはFAX.PLUS アプリ (現在はモバイル、API、またはウェブ) と当社のサーバー、 FAX.PLUS は、Secure Sockets Layer (SSL) と呼ばれる以前の暗号化プロトコルから進化した Transport Layer Security (TLS) をデータ転送に使用し、128 ビット以上の Advanced Encryption Standard (AES) 暗号化によって保護された安全なトンネルを作成します。 FAX.PLUS TLS 1.2 よりも高速で安全な TLS 1.3 をサポートし、暗号化された期間にプライバシー層を追加して、2 つのエンドポイントだけがトラフィックを復号化できるようにします。

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HIPAA 準拠のための高度なセキュリティ対策を有効にする

さらに厳しいプライバシーとコンプライアンス要件については、 FAX.PLUS HIPAAに準拠しています。当社との事業提携契約に署名することができます。当社は、お客様のアカウントで高度なセキュリティ制御を有効にします ( https://www. fax.plus /hipaa-準拠-fax/ )。

一度アクティベートすると、あなたのファイルは私たちのプラットフォームから離れることはなく、サードパーティのソフトウェアとサービスによる最高レベルのセキュリティが確保されます。これは、学生の個人医療情報 (PHI) が確実に保護されるため、学校やキャンパスの看護師やその他の診療所に特に役立ちます。

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安全な認証プロセス

FAX.PLUS は、各メンバーのアカウントに安全にアクセスできるようにするための複数の方法を提供します。当社の 2FA システムは、デバイスにダウンロードできる認証アプリケーションを介して機能し、コードを生成します。これらのコードは、ユーザー名とパスワードに続く 2 番目のセキュリティ層として使用されます。

Enterprise プランのユーザーにはさらに一歩進んで、教育機関にとって非常に有益なシングル サインオン (SSO) を提供します。 SSO は、1 組のログイン資格情報を使用して複数のネットワークとアプリケーションにアクセスできるようにする認証プロセスです。

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合理化されたプロセス

教育機関へのクラウド FAX の実用的なアプリケーションへの移行: 単純に簡単です。アナログ FAX では、教師、管理者、およびその他の教職員が、FAX を送信するために移動し、IT 部門が問題をトラブルシューティングするのを待つ必要があり、全員のニーズを満たすのに十分な数のマシンがありません。

FAX.PLUS は、シームレスなワークフローと効率の向上を提供します。

• 教職員がキャンパス内のどこからでも、講義室や教室内からファックスを送信するために使用できるモバイルおよび Web アプリケーション。
• Google、Microsoft、Slack、Zapier への簡単な統合、および機関のソフトウェア システムへの API 統合。
• 電子メールからファックスを送受信する機能。
• プレミアム、ビジネス、およびエンタープライズ プランの [ファックス] タブからダウンロードできる、以前に交換したファックスの詳細な CSV ログ。これは、交換された情報を追跡するのに最も役立ちます。
• 異なる学部に複数のファックス回線を設定できるため、情報が正しくフィルタリングされ、適切な教育者に送信されます。
• 重要な文書が生徒、保護者、その他にタイムリーに送信されるように、スケジュールされた FAX を送信します。

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リソースの効率的な使用

最後に、教育施設を運営するためのコストは信じられないほど高く、採用しているシステムのコストを検討するのは難しい場合があります。クラウド ファックスは、ファックス機の設置、修理、インク、用紙のコストを削減し、IT 支出を削減することさえできます。

当社は、発生したコストを完全に透明化し、お客様のニーズに最適なプランを選択して選択できる機能を備えた、お客様の FAX ニーズに対応する費用効率の高い方法を提供します。お客様の特定のニーズに合わせたカスタムの大容量プランもご用意しています。

学年度の早い段階でアプリケーションのためにファックスが殺到し、年末に成績証明書が送信されるときにファックスが大量に流出する場合、そこでも効果的な解決策を見つけることができます。

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結論

簡単に言えば、クラウド ファックスは、セキュリティとデータ保護が業務の最前線にあることを約束しながら、管理プロセスの冗長性を大幅に削減します。移行を容易にするために、当社のサポートチームがいつでもご質問にお答えします (メール)

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