Modèles de page de garde de télécopie

Ajoutez une page de garde de télécopie avant votre message de télécopie réel et incluez plus de détails sur votre télécopie

Qu’est-ce qu’une page de garde de fax ?

Une page de garde de fax est une page qui est faxée à votre destinataire avant votre message de fax réel et est utilisée pour identifier l’expéditeur, le destinataire prévu, le sujet et peut-être quelques lignes sur le contenu des documents joints. Les pages de garde de télécopie peuvent être utilisées à différentes fins, de la protection du contenu du message de télécopie à l’ajout de détails supplémentaires sur le destinataire prévu.

Protégez vos télécopies contre les accès non autorisés

Si vous envoyez un document juridique sensible ou des informations de santé protégées des patients (PHI), assurez-vous d’ajouter une page de garde de télécopie pour empêcher la divulgation non autorisée ou accidentelle du document en cours de télécopie.

Ajouter des détails sur le destinataire prévu

Si vous faxez un curriculum vitae ou un contrat, précisez les détails sur le destinataire prévu, et une brève présentation de vous-même et de ce qu’il doit s’attendre à voir dans les documents transmis.

Ajouter une page de garde de télécopie HIPAA

Pour réduire la possibilité que des personnes non autorisées aient accès aux PHI ou ePHI faxés, vous pouvez ajouter une clause de non-responsabilité dans votre page de garde de fax et mentionner que cette transmission de fax contient des informations confidentielles, qui peuvent être des informations de santé protégées.

Ajouter une page de garde de télécopie préformatée

FAX.PLUS possède déjà une page de garde de fax préformatée qui comprend des informations sur l’expéditeur, le destinataire et le document que vous faxez. Si vous choisissez d’ajouter cette page de garde, elle sera faxée en première page avec vos autres documents. En savoir plus

Modèles de page de garde de télécopie imprimables

Que dois-je inclure sur la page de garde du fax ?

  1. Informations sur l’expéditeur : nom, titre, numéro de fax, numéro de téléphone.
  2. Informations sur le destinataire : nom, titre, numéro de fax, numéro de téléphone.
  3. Informations sur l’entreprise de l’expéditeur : logo, adresse, site Web, adresse e-mail, numéro de téléphone.
  4. Informations sur le fax : date de transmission, nombre de pages transmises, la classification du fax (confidentiel, urgent, nécessite une réponse, …).
  5. Un court message sur le contenu du document transmis.
  6. Une brève note au destinataire prévu.

Comment puis-je ajouter une page de garde de fax à mes documents à faxer ?

  1. Utilisez le modèle de page de garde de fax préformaté. De cette façon, vous devez ajouter des informations sur le destinataire et une note facultative, et le modèle sera généré automatiquement. En savoir plus</li >
  2. Utilisez l’une des pages de garde de fax imprimables disponibles. De cette façon, vous devez télécharger l’une des pages de garde de fax imprimables disponibles, la remplir et l’ajouter à la liste des documents à faxer.
  3. Utilisez l’une de vos propres pages de garde personnalisées. De cette façon, vous pouvez apporter les modifications requises sur votre page de garde de télécopie personnalisée, puis l’ajouter à la liste des documents à télécopier.

Remarque : Lorsque vous ajoutez votre propre page de garde personnalisée, assurez-vous qu’elle est commandée comme première page pour la transmission.