Microsoft Teams HIPAA Uyumlu mu?

Evet, Microsoft Teams, uygun kapsamdaki kuruluşlar ve iş ortakları için Microsoft'un HIPAA sözleşme çerçevesine dahildir. Microsoft'un HIPAA/HITECH teklifine ilişkin belgeleri, Teams'i Commercial ve Government Community Cloud (GCC) hizmet kapsamında belirtir. Kuruluşunuzun yine de geçerli sözleşmesini, aboneliğini ve yapılandırmasını doğrulaması gerekir.

Microsoft'un Business Associate Agreement (BAA) yükümlülükleri, geçerli Veri Koruma Eki'ne ve hizmet şartlarına dahil edilmiştir. Ayrı bir talep ve imza prosedürü olduğu varsayılmamalıdır. Bu sözleşmesel kapsam, bir kuruluşu otomatik olarak HIPAA uyumlu hale getirmez.

Hasta belgelerini işleyen bir muayenehane için sıradaki soru, korunan sağlık bilgilerinin (PHI) nereye gittiğidir: bir Teams sohbetine, bir kanala, bağlı dosya depolamaya, bir posta kutusuna veya bir fax sağlayıcısına. Her sınır, erişimi ve sorumlulukları etkiler.

Microsoft düzenlemenizde nelerin doğrulanması gerekir?

Kuruluşunuz için geçerli olan kiracıyı, bulut ortamını, satın alınan hizmetleri ve şartları belirleyin. Kullanacağınız Teams hizmetinin geçerli HIPAA teklifi kapsamında olduğunu doğrulayın; uygun Microsoft hizmetlerine ilişkin bir ifadeyi her ücretsiz hesaba veya aboneliğe yaymayın.

Lisanslarınızın hangi güvenlik önlemlerini sağladığını gözden geçirin. Veri kaybı önleme, denetim, saklama ve diğer yönetişim özelliklerinin lisans ve yapılandırma gereksinimleri vardır. Aboneliği, onaylı iş akışınızın gerektirdiği kontrollerle eşleştirin.

Genel kullanım, personel erişimi ve belge işleme konusundaki sorumluluk kuruluşta kalır. Kapsamdaki bir hizmet, yapılandırılmış bir iş akışı için yalnızca başlangıç noktasıdır.

Hasta belgesi gerçekte nereye gidiyor?

Bir koordinasyon mesajını, ilgili olduğu belgeden ayırın. Personel takibi koordine ederken bir fax onaylı bir fax hesabında kalabilir; ancak hastayı tanımlayan veya sevk ayrıntılarını açığa çıkaran bir mesaj, kendisi de PHI içerebilir.

Her adım için nelerin paylaşıldığını belirleyin: durum metni, bir fax numarası, bir hasta tanımlayıcısı, bir belge bağlantısı, bir ek veya bir önizleme. Ardından konuşmaya kimlerin erişebildiğini ve asıl belgeyi kimlerin açabildiğini kontrol edin. Slack kullanan bir dağıtım için Slack'in fax bildirimi sınırlarını ayrıca kontrol edin.

Teams sohbeti, Teams Phone, bağlı dosya depolama ve bir fax uygulaması, bir hasta ve personel iletişim iş akışının farklı parçalarıdır. Microsoft hizmetleri için geçerli bir BAA, ayrı bir fax sağlayıcısı veya bağlı her uygulama için sözleşme kapsamı sağlamaz.

Kanalları, dosyaları ve personel erişimini nasıl yönetmelisiniz?

Hasta ile ilgili bildirimlerin bir kanala veya sohbete gelmesine izin vermeden önce hedef kitleyi doğrulayın. Bu değerlendirmeye konuk erişimini, harici katılımı ve personel değişikliklerini de dahil edin.

Hem konuşma üyeliğini hem de belge izinlerini kontrol edin. Bir bağlantı, farklı erişim kuralları olan bir kaynağa götürebilir; bir ek ise kendi işleme sürecini gerektiren bir kopya oluşturur. Saklama ve dışa aktarmayı konuşma, bağlı depolama ve indirilen tüm kopyalar genelinde gözden geçirin.

Gerçek yapılandırmayı sentetik belgelerle gösterin: bildirimi kimin aldığı, neyi açığa çıkardığı, dosyayı kimin açabildiği ve o kişinin erişimi kaldırıldığında ne olduğu. Başarılı bir gösterim davranışı doğrular; genel uyumluluğu garanti etmez.

Fax.Plus Teams entegrasyonu nasıl uyum sağlıyor?

Fax.Plus'ın yerel Microsoft Teams entegrasyonu bulunur. Gelen fax ve giden fax durumu bildirimlerini, gönderildi veya başarısız oldu sonuçları dahil, ilgili fax ayrıntıları ve bir bağlantıyla sağlar. Genel entegrasyon seçenekleri arasında ekler de bulunur.

Yerel entegrasyon bildirim ve takip sağlar; Teams içinde bir fax oluşturma veya gönderme ekranı sağlamaz. Fax.Plus Teams belgeleri, genel entegrasyon uygunluğunu ve kurulumu açıklar.

Bu genel talimatlar, Advanced Security Controls (ASC) altında izin verilen kesin davranışı belirlemez. Entegrasyonu PHI ile kullanmadan önce kullanılabilirliğini, mesaj içeriğini, ek işleme biçimini ve izin verilen yapılandırmayı hesabınız için Fax.Plus ile doğrulayın.

Bildirimlerin ek içermemesi, otomatik olarak PHI içermedikleri anlamına gelmez. Numaralar, tanımlayıcılar veya diğer mesaj ayrıntıları hassas olabilir. Bu seçeneği, bir kanalın hasta ile ilgili faaliyetler için uygun olduğunun kanıtı saymayın.

Fax sağlayıcısının sözleşmesi neleri kapsamalıdır?

Fax.Plus'ın sağlık hizmetleri fax yapılandırması, Enterprise, etkinleştirilmiş Advanced Security Controls ve imzalanmış bir BAA gerektirir. Alohi HIPAA belgeleri bu ön koşulları açıklar. Business planında genel Teams entegrasyonunun kullanılabilir olması, bu planı PHI için uygun bir alternatif yapmaz.

Microsoft ve Fax.Plus ayrı sağlayıcılar olarak elektronik PHI oluşturuyor, alıyor, saklıyor veya iletiyorsa geçerli Microsoft BAA şartlarını doğrulayın ve Fax.Plus BAA'sını imzalayın. Bir sağlayıcının sözleşmesi diğerini kapsamaz. HHS bulut kılavuzu, bulut sağlayıcıları kullanan kapsamdaki kuruluşlar ve iş ortakları için sözleşme gereksinimlerini açıklar.

Teams bağlantısı değerlendirilirken fax belgelerini onaylı sağlık hizmeti iş akışı içinde tutun. Fax.Plus ASC altında Zapier kullanılamaz; bu nedenle genel otomasyon örnekleri bu hesaplar için bir sağlık hizmeti kurulumu değildir.

Muayenehane, iş akışını bağlamadan önce nelere onay vermelidir?

Faksı hangi hizmetin tutacağı, hangi personelin bunu işleyeceği ve Teams'e herhangi bir hasta bilgisinin girmesine izin verilip verilmeyeceği konusunda anlaşın. Microsoft şartlarını, fax sağlayıcısı sözleşmesini ve gerekli hesap ayarlarını birlikte doğrulayın.

Ön büro için, bir sevkin gereksiz kanal ifşası olmadan amaçlanan değerlendiriciye nasıl ulaştığını gösterin. BT ekibi için ise izin verilen mesaj alanlarını, erişim kurallarını, saklama süresini ve kullanıcıların kaldırılmasını belgeleyin.

Bağlantının sağlık hizmetlerine yönelik davranışı doğrulanmadıysa, hasta belgeleri için onaylı fax hesabını kullanın ve kuruluşunuzun belirlenmiş iletişim prosedürünü izleyin.