Соответствует ли Outlook требованиям HIPAA?
Fax.Plus – это HIPAA-совместимое онлайн-решение для отправки факсов, которое легко интегрируется с Outlook. Платформы электронной почты, включая Outlook, часто подвергаются тщательному контролю, когда поставщикам медицинских услуг или другим организациям, на которые распространяется действие HIPAA, необходимо безопасно обмениваться PHI. Вопрос остается открытым: соответствует ли Outlook требованиям HIPAA?
Microsoft 365 и Outlook HIPAA Compliant
Microsoft предлагает соглашение Business Associate Agreement (BAA) для организаций, подписавшихся на определенные планы Microsoft 365 (ранее Office 365). BAA определяет обязанности Microsoft и охватываемой организации по защите PHI. В соответствии с этими планами, при правильной настройке с административными и техническими мерами защиты, Microsoft 365, включая Outlook, может использоваться в соответствии с требованиями HIPAA.
Важно отметить, однако, что просто наличие Microsoft 365 или Outlook автоматически не гарантирует соответствие требованиям HIPAA. Для соответствия стандартам HIPAA требуются надлежащая конфигурация, подписанное соглашение BAA, обучение сотрудников и надежные политики безопасности.
1. Outlook.com
Соответствует ли Outlook требованиям HIPAA, если вы используете бесплатную версию на Outlook.com? В большинстве случаев бесплатный почтовый сервис Outlook.com не подходит для соответствия требованиям HIPAA, поскольку:
Обычно он не предлагает BAA.
Доступные средства контроля безопасности ограничены по сравнению с платными подписками Microsoft 365.
Параметры шифрования часто недостаточны для тщательной защиты PHI.
В результате медицинским работникам и другим охватываемым организациям, работающим с PHI, следует избегать использования бесплатных учетных записей Outlook.com для передачи конфиденциальной медицинской информации.
2. Outlook в составе Microsoft 365
Соответствует ли Microsoft Outlook требованиям HIPAA, когда он является частью платного плана Microsoft 365? Да, при условии наличия надлежащих мер контроля безопасности. В среде Microsoft 365 Outlook можно настроить для шифрования сообщений и защиты PHI как при передаче, так и при хранении. Ключевые шаги включают:
Подписание соглашения BAA с Microsoft.
Применение политик шифрования для электронной почты, например, использование Office Message Encryption.
Настройка многофакторной аутентификации (MFA) и надежных средств контроля доступа.
Обучение всех пользователей передовым методам обработки PHI.
При соблюдении этих мер и наличии подходящего плана (например, Microsoft 365 Business Premium, E3 или E5) риск несанкционированного доступа или утечки данных может быть значительно снижен, что соответствует требованиям HIPAA.
3. Десктопное приложение Outlook, установленное на вашем компьютере
Многие организации по-прежнему используют автономный десктопный клиент Outlook для управления своими почтовыми учетными записями. Соответствует ли электронная почта Outlook требованиям HIPAA на локальном компьютере? Ответ зависит от того, как этот десктопный клиент подключен к среде, соответствующей требованиям HIPAA:
Если десктопный клиент Outlook синхронизируется с учетной записью Microsoft 365, соответствующей требованиям HIPAA (с подписанным соглашением BAA и включенным шифрованием), он может быть частью рабочего процесса, соответствующего требованиям HIPAA.
Если он подключается к не соответствующему требованиям почтовому серверу или бесплатной почтовой службе (например, Outlook.com), соответствие требованиям HIPAA не гарантируется.
Как обеспечить соответствие Microsoft Outlook требованиям HIPAA
Получите подходящую лицензию Microsoft 365: Убедитесь, что у вас есть подписка, включающая необходимые функции безопасности, такие как Microsoft 365 Business Premium, E3 или E5.
Подпишите соглашение Business Associate Agreement (BAA): Соглашение BAA с Microsoft определяет обязанности каждой стороны по защите PHI. Без соглашения BAA соответствие требованиям HIPAA невозможно.
Включите шифрование электронной почты: Настройте Office Message Encryption для защиты сообщений при передаче. Требуйте шифрование для любых сообщений, содержащих PHI.
Внедрите средства контроля доступа: Используйте надежные пароли, внедрите многофакторную аутентификацию (MFA) и обеспечьте контроль доступа на основе ролей, чтобы ограничить круг лиц, которые могут просматривать PHI.
Обучите персонал и контролируйте соблюдение требований: Обучите всех сотрудников требованиям HIPAA, безопасному использованию электронной почты и осведомленности о фишинге. Проводите регулярные аудиты для обеспечения постоянного соответствия требованиям.
Онлайн-сервис Fax.Plus, соответствующий требованиям HIPAA
При передаче PHI организации часто выходят за рамки электронной почты. Факсимильная связь остается безопасным и распространенным методом для многих поставщиков медицинских услуг, особенно если она осуществляется через онлайн-сервис факсимильной связи, соответствующий требованиям HIPAA.
Fax.Plus предлагает онлайн-решение для отправки факсов, разработанное с учетом требований HIPAA. Благодаря шифрованию, безопасным центрам обработки данных и возможности подписания BAA, Fax.Plus помогает поставщикам медицинских услуг и другим организациям, на которые распространяется действие HIPAA, безопасно и эффективно отправлять и получать факсы, содержащие PHI.
Онлайн-факс может дополнять безопасные решения для электронной почты, такие как Outlook в Microsoft 365. Использование обеих служб в тандеме обеспечивает гибкие и безопасные каналы для различных типов медицинской связи и помогает обеспечить соблюдение рекомендаций HIPAA на нескольких платформах.
Часто задаваемые вопросы
Надлежащий контроль доступа (например, пароли, многофакторная аутентификация).
Контрольные журналы и журналы активности.
Регулярные оценки рисков.
Обучение персонала.
Устройства должны иметь надежные меры безопасности (например, блокировка экрана, безопасные контейнеры для данных электронной почты).
В случае потери или кражи устройства должны быть предусмотрены возможности удаленной очистки.
Администраторы должны применять политики управления мобильными приложениями (MAM) для защиты данных в состоянии покоя.
Начните отправлять факсы прямо сейчас.
Создайте учетную запись, чтобы сэкономить время и деньги, отправляя бесплатные факсы с компьютера или мобильного телефона в любую точку мира.
ОТКАЗ ОТ ОТВЕТСТВЕННОСТИ: Информация на этом сайте предназначена только для общих информационных целей, и Fax.Plus не может гарантировать, что вся информация на этом сайте является актуальной или точной. Это не предназначено для юридической консультации и не должно заменять профессиональную юридическую консультацию. Для получения юридической консультации обратитесь к лицензированному адвокату по вашим конкретным юридическим вопросам.
Станьте нашим партнером!
Confédération Suisse
Confederazione Svizzera
Confederaziun Svizra
Swiss Confederation
Innosuisse - Swiss Innovation Agency
