オフィスで使用する紙の量について考えたことがありますか?国際リサイクル局が古紙の 50% が企業からのものであることを明らかにしたことで、私たちの業界には紙の問題があると言っても過言ではありません。この悲惨な統計とは別に、オフィスで紙を使用することは非常にコストがかかる可能性があり、印刷、整理、廃棄に多大な時間を費やすこともあります.

そうは言っても、チームがペーパーレス オフィスに移行することは不可欠です。これはビジネスにとって未知の領域のように思えるかもしれませんが、経費の削減や煩雑さの軽減から、より効率的なワークフローや全体的に環境に優しい職場まで、多くのメリットをもたらします。この移行中に行うことができる主要な考慮事項の 1 つは、インターネットがなくても世界中の企業が重要な文書を送信し、契約に署名することを可能にしたオフィス間通信の基礎である FAX です。そして、クラウドベースのファックスの誕生により、今日のデジタル世界でその地位を確立しています。この革新的な技術により、ファックスを高速で送信できるだけでなく、新しい事務処理の送受信にかかる費用と時間を削減できます。

しかし、多くの中小企業にとって、その多忙な業務は、ペーパーレス オフィスへの移行などのイニシアチブが道に迷っていることを意味する可能性があります。そのため、移行を管理できるリーダーを指名するだけでなく、プロセス全体を準備して、スムーズで時間を節約できるようにすることが重要です。この点に関して、 Verizon Connect の Taylor Fasulas は、計画、優先順位付け、組織化、追跡、および中断を含む、中小企業がより効率的になるために取ることができる 5 つの異なるステップを概説しています。これらは小さいように思えるかもしれませんが、個々のステップのいずれかから節約できる 5 ～ 10 分でさえ、特にペーパーレス システムへの移行、および一般的なビジネスにとって非常に有益です。移行に必要な 5 つの主な手順は次のとおりです。

‍ 1. 計画

‍ クラウドベースのファックスのような紙の節約技術は、適切に実行されれば大きな投資となります。これが、安定した移行を確保するのに役立つため、スケジュールされた目標と明確な全体的な目標を念頭に置いて計画を立てることが企業にとって重要である理由です.

ペーパーレス オフィスを効率的にするのは、コンピューター、DSL モデム、プリンターなどの必要不可欠な機器だけが必要なためです (ドキュメントの物理的なコピーを絶対に発行する必要がある場合)。大規模なアーカイブを扱う企業の場合は、デジタル スキャナー、ストレージ デバイス、およびクラウドベースのバックアップ プロバイダーも必要になります。

これらがすべて概説されたら、トレーニング プログラムを実施して、スタッフがオンライン ファックスの基礎とサポート ツールの正しい使い方を学び、ビジネスが移行を開始する理由を理解できるようにします。

‍ 2. 優先順位を付ける

‍ 移行の基盤が整ったらすぐに、オフィス マネージャーとビジネス リーダーは、どの目標をリストの一番上に置くべきかを具体的に示す必要があります。重要度別に整理することで、目標を達成しやすくなります。これにより、移行がはるかに合理化され、オフィスが適応しやすくなります。クラウドベースのファックス機の使用に慣れている人は多くないことを考慮して、オフィス マネージャーはこのタスクに優先順位を付けて、スタッフが移行の初期段階ですべての問題を解決できるようにすることができます。これは、トレーニング セッションや、ペーパーレスのファイリング手順やアーカイブ プロセスなどの有用な情報が満載のガイドブックの作成を通じて行うことができます。

‍ 3.追跡

‍ 次のステップは、明確な目標を持った日次、週次、月次の計画を作成し、チームがテクノロジーをよりよく理解しているかどうかを確認することです。従業員がクラウドベースのファックス機やその他のペーパーレス テクノロジを使用する際の学習の進捗状況を追跡することで、問題が発生したかどうか、およびその最善の対処方法を知ることができます。目標を設定すると、オフィス マネージャーは、従業員が達成している目標と遅れている目標を認識することができます。

特に Business World の Reynaldo Lugtu は、従業員が最新のデジタル イニシアチブを恐れていることを Microsoft Research が発見したと報告しています。彼らがペーパーレス技術に慣れるのを助けるために、プリンターをすべて同時にではなく、1 つずつ取り出すことができます。そうすることで、彼らは新しいシステムを学ぶことをより奨励されます。

‍ 4. 整理する

‍ オフィスがデジタル ペーパーレス テクノロジーをそのスペースに歓迎するにつれて、ぎゅうぎゅう詰めのファイル キャビネットに別れを告げなければなりません。これは時間の節約にはなりますが、オフィスの管理者はすべてのファイルが適切に保管されていることを証明する必要があります。クラウドベースのファックス システムでファイルを効率的に調整するには、データ暗号化を備えたアーカイブ システムを備えたプログラムを選択して、古いファイルを安全に整理する必要があります。また、デジタル システムが確立された後は、ファイルに関して心配する必要はあまりありません。クラウドベースのシステムは、受信文書と送信文書の両方を大量に保存でき、さまざまなデバイスからすばやくアクセスできます。

‍ 5.休憩

‍ 「インターネット ファックス サービスで生産性を向上させる方法」で以前に書いたように、雇用主と従業員は、誰にとっても操作が簡単になるため、このテクノロジの利点を享受できます。クラウドベースのテクノロジーにより、ドキュメントをより効率的に配信できるようになるだけでなく、長期的に簡単に追加できる費用も節約できます.

紙のコストから待機時間まで、クラウドベースのファックス システムなどのペーパーレス テクノロジを使用すると、これらを最小限に抑えたり、排除したりすることができます。従来のファックス機は時代遅れになりつつありますが、その目的はオフィスでは依然として重要です。しかし、オンライン ファックス サービスのおかげで、いつでも、どこでも、世界中の人々に簡単にファックスを送ることができます。 FAX.PLUS .

かさばるハードウェアや面倒なプロセスの必要性を避けるために必要なのは、インターネット接続、有効な電子メール アドレス、アクティブなオンライン FAX サブスクリプションだけです。これにより、職場にデジタル テクノロジが導入されるだけでなく、以前の課題が解消されます。