Can You Fax Medical Records?

Sì, se segui le misure di sicurezza HIPAA. Utilizza un servizio fax conforme a HIPAA come Fax.Plus, limita l'accesso con ruoli e MFA, includi una copertina riservata, verifica il numero e conserva le conferme di consegna e i registri di controllo. Fax.Plus supporta questi controlli e offre un BAA.

What are the requirements for faxing medical records?

Trasporto sicuro, identità verificata, dati minimi necessari e documentazione. Conferma l'autorizzazione del paziente, crittografa i dati in transito e a riposo, utilizza una copertina riservata, ricontrolla la destinazione e conserva la prova di consegna e i registri di controllo. Documenta la tua policy e forma il personale.

Can Fax.Plus integrate with my EHR or email?

Utilizza la API di Fax.Plus o le regole di routing per archiviare i fax nella casella di posta in arrivo o nel flusso di lavoro del team corretto. In modalità HIPAA, le informazioni sanitarie protette (PHI) non vengono inviate come allegati e-mail; il personale visualizza i documenti nel portale sicuro.

Fax di cartelle cliniche: una guida per medici, infermieri e assistenti

Name: Fax.Plus HIPAA Fax
Brand: Fax.Plus
Rating: 4.7 (8490 reviews)

Regole HIPAA per l'invio di cartelle cliniche via fax

HIPAA richiede sia misure di sicurezza tecniche che amministrative quando si inviano via fax informazioni sanitarie protette (PHI).

Misure di sicurezza tecniche

Misure tecnologiche che impediscono l'accesso non autorizzato e garantiscono che le informazioni sanitarie protette (PHI) rimangano protette durante l'invio di fax.

Crittografare tutti i dati in transito e a riposo per proteggere le informazioni sanitarie protette (PHI).
Limitare l'accesso ai dispositivi: utilizzare login univoci con autenticazione a più fattori e limitare le autorizzazioni di fax al personale autorizzato.
Proteggere i dispositivi fax fisici: posizionare le macchine in aree sorvegliate o ad accesso controllato e bloccarle quando non vengono utilizzate.
Verificare i dettagli della trasmissione: ricontrollare il numero di fax del destinatario prima di inviare e confermare la ricezione con la parte interessata.

Misure di sicurezza amministrative

Politiche, procedure e pratiche di formazione che garantiscono che i processi di invio fax proteggano costantemente le informazioni sanitarie protette (PHI).

Stabilire politiche scritte che definiscano chi può inviare informazioni sanitarie protette (PHI) e come vengono verificati i numeri dei destinatari.
Utilizzare un frontespizio conforme alla normativa HIPAA: includere i dettagli del mittente e del destinatario, oltre a un avviso di riservatezza.
Formare tutto il personale che gestisce le informazioni sanitarie protette (PHI) inviate via fax sulle procedure di sicurezza e sulle norme HIPAA.
Mantenere i registri di controllo: registrare chi ha inviato o ricevuto ogni fax, insieme a data, ora e posizione.
Proteggere le informazioni sanitarie protette (PHI) archiviate: crittografare le copie digitali, conservare i fax cartacei in archivi chiusi a chiave e smaltire i documenti obsoleti.

/ Come fare

Come inviare cartelle cliniche via fax in modo sicuro

Per iniziare, confermare l'autorizzazione del paziente o un'altra base giuridica valida per la divulgazione. Quindi, raccogliere tutti i documenti richiesti (ad esempio, appunti sulle cartelle cliniche, analisi di laboratorio, rinvii) e verificare che siano accurati e completi. Infine, seguire questo semplice flusso di lavoro utilizzando Fax.Plus per garantire la conformità e la tracciabilità.

Come inviare un fax con informazioni sanitarie protette (PHI)

Una volta che hai impostato la modalità HIPAA per la tua organizzazione e ti sei assicurato che sia in vigore un BAA.

Vai alla sezione Invia fax nella tua dashboard di Fax.Plus e digita il numero di fax verificato del destinatario, compreso il prefisso internazionale e il prefisso urbano. Puoi inviare un fax online da un computer a più numeri di fax contemporaneamente.

Allega file (PDF, TIFF o pagine scansionate) e aggiungi il tuo frontespizio HIPAA come prima pagina con il generatore di frontespizi di Fax.Plus.

Invia in modo sicuro. In modalità HIPAA, le informazioni sanitarie protette (PHI) non vengono inviate via e-mail come allegati; gli utenti vengono avvisati di visualizzarle nel portale sicuro.

Monitora lo stato di consegna nella dashboard e salva la conferma di consegna nella cartella clinica del paziente.

Conserva il registro di controllo secondo la tua politica e indirizza i fax in entrata alla casella di posta del team corretto per il follow-up.

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Diventa conforme alla normativa HIPAA su Fax.Plus

Scopri come diventare conforme a HIPAA su Fax.Plus con questo tutorial dettagliato.

Crea un account su Fax.Plus e acquista un piano Enterprise

Trasferisci o aggiungi un numero di fax al tuo account.

Soddisfa i requisiti di residenza dei dati selezionando la posizione appropriata del data center nella scheda di conformità

Attiva i controlli di sicurezza avanzati per proteggere ulteriormente il tuo account

Richiedi e firma un Business Associate Agreement (BAA) per contrassegnare ufficialmente il tuo account come completamente conforme alla normativa HIPAA.

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Errori comuni e come evitarli

La maggior parte degli incidenti deriva da lacune nei processi, non dalla tecnologia. Errori comuni da evitare includono:

Numero sbagliato: Esegui sempre una seconda verifica.
Nessun frontespizio: Aumenta il rischio di divulgazione non autorizzata.
Omissione della conferma: Senza la prova di consegna, le verifiche sono più difficili.
Formazione insufficiente: Porta a problemi di conformità evitabili.
Scarsa tenuta dei registri: Conserva i registri nei file dei pazienti per la preparazione alle verifiche.

Quando si invia un fax, l'assistente medico deve

Quando si trasmette un fax contenente informazioni sui pazienti, l'assistente medico deve assicurarsi che ogni fase sia conforme alle linee guida HIPAA. Questo include:

Verifica che la modalità HIPAA e le funzionalità di sicurezza siano attive.
Utilizza il frontespizio riservato corretto.
Conferma il numero di fax per evitare la divulgazione non autorizzata di informazioni sanitarie protette (PHI).
Conserva una registrazione dei fax inviati e delle conferme per le verifiche.

Fax vs E-mail: perché il fax è la scelta migliore

L'invio di cartelle cliniche via fax può sembrare antiquato, ma rimane un metodo sicuro. A differenza dell'e-mail, i dati del fax viaggiano attraverso la rete telefonica, rendendoli meno vulnerabili agli attacchi informatici. Con i moderni miglioramenti, servizi come Fax.Plus combinano il fax tradizionale con la sicurezza internet all'avanguardia. Ciò significa che non devi investire in un vecchio fax o preoccuparti di tecnologie obsolete.

Pratica rischiosa e non conforme

I fax stampati si trovano su una macchina condivisa dove chiunque può visualizzare le informazioni sanitarie protette (PHI).
Il fax-to-email invia le informazioni sanitarie protette (PHI) come allegati aperti.
Nessun audit trail o prova di consegna.

Pratica conforme (Fax.Plus)

Accesso basato sui ruoli; le informazioni sanitarie protette (PHI) vengono visualizzate solo nel portale sicuro di Fax.Plus.
La modalità HIPAA disabilita gli allegati e-mail contenenti informazioni sanitarie protette (PHI); il personale riceve invece notifiche sicure.
Le conferme di consegna e i registri di controllo mostrano chi ha inviato, quando e a chi.

Quanto tempo ci vuole per inviare cartelle cliniche via fax?

L'invio di cartelle cliniche tramite Fax.Plus è quasi istantaneo. Una volta caricati i documenti e impostate le impostazioni di sicurezza, il fax viene inviato in pochi secondi. Questo processo rapido è ideale per le situazioni urgenti in cui il tempo è fondamentale.

Fax.Plus riprova automaticamente in caso di linee occupate per garantire la consegna. Documenti lunghi o ripetuti tentativi possono aggiungere qualche minuto. Le conferme di consegna vengono fornite per ogni fax, quindi prevedi del tempo per la revisione nei flussi di lavoro urgenti.

Invio sicuro di cartelle cliniche via fax con Fax.Plus

Fax.Plus riduce i rischi mantenendo la produttività dei team.

Conforme ai requisiti HIPAA, la modalità HIPAA contiene le informazioni sanitarie protette (PHI) all'interno del portale sicuro. Un BAA firmato è disponibile per gli enti coperti e i loro soci in affari.
Archivia i dati in centri altamente sicuri in diversi paesi, con la possibilità di scegliere la posizione di archiviazione per soddisfare le leggi regionali sulla residenza dei dati.
Utilizza lo standard di crittografia avanzata (AES) a 256 bit per i dati a riposo e in transito.
Supporta l'accesso basato sui ruoli.
Fornisce conferme di consegna e riprova istantanea in caso di linee occupate per una trasmissione affidabile.

Piano HIPAA

Perché Fax.Plus

Scegli un servizio conforme a HIPAA che sia scalabile. Fax.Plus offre onboarding semplice, portabilità dei numeri, autorizzazioni granulari, opzioni di residenza dei dati e un'API per l'automazione, utile per cliniche, ospedali, laboratori e agenzie di sanità pubblica.
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Conformità HIPAA integrata

Fax.Plus è progettato come una soluzione di fax conforme a HIPAA con molteplici livelli di protezione. Fax.Plus fornisce un BAA firmato con gli account Enterprise.

Accesso ai record PHI

Semplifica la gestione dei record accedendo ai registri di controllo dei fax inviati. Cerca facilmente nel tuo archivio utilizzando note dedicate per trovare i fax archiviati, risparmiando tempo e migliorando l'efficienza.

Fax HIPAA sicuro

Utilizziamo una robusta crittografia AES a 256 bit per i documenti archiviati, con ogni utente dotato di una propria chiave di crittografia univoca.

Controlli amministrativi avanzati

Semplifica la gestione del personale con strumenti flessibili per migliorare la sicurezza, la conformità e l'efficienza operativa.

Workflow semplice per il personale

Le nostre app intuitive evitano la complessità dei sistemi di informazione radiologica (RIS), delle cartelle cliniche elettroniche (EHR) e dei sistemi di gestione della pratica (PM).

Efficienza dei costi

Goditi la visibilità di tutte le spese, scegliendo tra vari piani personalizzati per soddisfare le esigenze di amministrazione, incluse le opzioni per le esigenze di alto volume.

Domande frequenti

È possibile inviare cartelle cliniche via fax?

Sì, se si seguono le misure di sicurezza HIPAA. Utilizza un servizio fax conforme a HIPAA come Fax.Plus, limita l'accesso con ruoli e MFA, includi un frontespizio riservato, verifica il numero e conserva le conferme di consegna e i registri di controllo. Fax.Plus supporta questi controlli e offre un BAA.

Quali sono i requisiti per l'invio di cartelle cliniche via fax?

Trasporto sicuro, identità verificata, dati minimi necessari e documentazione. Conferma l'autorizzazione del paziente, crittografa i dati in transito e a riposo, utilizza un frontespizio riservato, ricontrolla la destinazione e conserva la prova di consegna e i registri di controllo. Documenta la tua politica e forma il personale.

Come posso creare un frontespizio fax conforme a HIPAA?

Per creare un frontespizio fax conforme a HIPAA, mantienilo semplice e protettivo. Includi i dettagli del mittente e del destinatario, la data, lo scopo, il numero di richiamata, il numero totale di pagine e un breve avviso di riservatezza. Evita le informazioni sanitarie protette (PHI) non necessarie, utilizza solo il minimo necessario per identificare il paziente.

Cosa succede se un fax viene inviato a un numero sbagliato?

Consideralo come una potenziale violazione. Segui il tuo piano di risposta agli incidenti: notifica ai responsabili della privacy/sicurezza, tenta di recuperare o distruggere le informazioni indirizzate in modo errato, documenta l'evento nel tuo registro e determina se è richiesta la notifica di violazione. Rafforza la verifica del numero per evitare ripetizioni.

Fax.Plus può integrarsi con la mia cartella clinica elettronica (EHR) o e-mail?

Utilizza l'API di Fax.Plus o le regole di routing per archiviare i fax nella casella di posta in arrivo o nel flusso di lavoro del team giusto. In modalità HIPAA, le informazioni sanitarie protette (PHI) non vengono inviate come allegati e-mail; il personale visualizza i documenti nel portale sicuro.

Ho bisogno di un BAA per utilizzare Fax.Plus nel settore sanitario?

Sì, se sei un'entità coperta o un Business Associate. Fax.Plus fornisce un BAA in modo che tu possa utilizzare la piattaforma per ePHI.

Posso conservare i miei numeri di fax esistenti?

Sì. Trasferisci i tuoi numeri a Fax.Plus per evitare di modificare le informazioni di contatto o interrompere le comunicazioni con pazienti e partner.

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